Was ist ein Beirat und welche Funktion hat er?

Ein Beirat ist ein fakultatives Gremium, das in der Regel durch den Gesellschaftsvertrag oder eine separate Beiratsordnung eingerichtet wird. Anders als der Aufsichtsrat der Aktiengesellschaft, der gesetzlich vorgeschrieben ist (§ 95 AktG), unterliegt der Beirat keiner gesetzlichen Regelung — seine Einrichtung, Zusammensetzung, Aufgaben und Befugnisse werden frei von den Gesellschaftern bestimmt.

Die Funktionen eines Beirats können je nach Ausgestaltung variieren. Grundsätzlich lassen sich drei Funktionstypen unterscheiden: der beratende Beirat, der die Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen unterstützt, aber keine eigenen Entscheidungsbefugnisse hat, der überwachende Beirat, der — ähnlich dem Aufsichtsrat — die Geschäftsführung kontrolliert und Zustimmungsvorbehalte für bestimmte Geschäfte hat, sowie der geschäftsführende Beirat, der in die operative Unternehmensführung eingebunden ist und eigene Entscheidungsbefugnisse ausübt.

In der Praxis werden häufig Mischformen gewählt, die Elemente aller drei Funktionstypen kombinieren. Für Familienunternehmen in der Nachfolgephase empfiehlt sich ein Beirat mit beratender und überwachender Funktion, der die Geschäftsführung strategisch begleitet und gleichzeitig eine unabhängige Kontrolle gewährleistet.

Warum ist ein Beirat gerade in der Nachfolgephase sinnvoll?

Die Nachfolge stellt für Familienunternehmen eine Phase erhöhter Verwundbarkeit dar. Der Übergeber zieht sich aus der operativen Führung zurück, der Nachfolger muss sich beweisen, und die Belegschaft sowie Geschäftspartner beobachten den Übergang mit besonderer Aufmerksamkeit. Ein Beirat kann in dieser Phase mehrere zentrale Funktionen übernehmen.

Zunächst dient er als Brücke zwischen den Generationen. Der Beirat kann den Wissenstransfer vom Übergeber zum Nachfolger strukturieren und begleiten. Erfahrene Beiratsmitglieder aus der Branche oder mit Erfahrung in Familienunternehmen können dem Nachfolger als Sparringspartner zur Seite stehen und ihn in strategischen Fragen unterstützen.

Darüber hinaus fungiert der Beirat als Stabilitätsanker. Während des Übergangs signalisiert ein funktionierender Beirat nach innen und außen, dass das Unternehmen über professionelle Governance-Strukturen verfügt, die unabhängig von einzelnen Personen funktionieren. Dies stärkt das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Kreditgebern.

Schließlich kann der Beirat als Mediator bei Konflikten innerhalb der Unternehmerfamilie wirken — etwa bei Meinungsverschiedenheiten zwischen aktivem Nachfolger und passiven Gesellschaftern oder zwischen dem Übergeber, der nur schwer loslassen kann, und dem Nachfolger, der eigene Akzente setzen möchte.

Wie wird ein Beirat rechtlich eingerichtet?

Die Einrichtung eines Beirats erfolgt durch Aufnahme einer entsprechenden Regelung in den Gesellschaftsvertrag oder die Satzung. Bei der GmbH erfordert dies eine Satzungsänderung durch notariell beurkundeten Gesellschafterbeschluss (§ 53 GmbHG). Bei Personengesellschaften genügt eine Änderung des Gesellschaftsvertrags in der vertraglich vorgesehenen Form.

Gesellschaftsvertragliche Verankerung

Der Gesellschaftsvertrag sollte die wesentlichen Grundlagen des Beirats regeln: die Anzahl der Beiratsmitglieder, das Bestellungs- und Abberufungsverfahren, die Amtsdauer und die Möglichkeit der Wiederwahl, die grundlegenden Aufgaben und Befugnisse sowie die Vergütungsregelung. Die Einzelheiten werden typischerweise in einer separaten Beiratsordnung geregelt, die von der Gesellschafterversammlung beschlossen wird und ohne Satzungsänderung angepasst werden kann.

Beiratsordnung

Die Beiratsordnung konkretisiert die gesellschaftsvertraglichen Grundlagen und regelt die praktische Arbeitsweise des Gremiums. Sie sollte insbesondere den Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte festlegen — also diejenigen Entscheidungen der Geschäftsführung, die der vorherigen Genehmigung des Beirats bedürfen. Typische Zustimmungsvorbehalte betreffen Investitionen ab einem bestimmten Schwellenwert, die Aufnahme neuer Geschäftsfelder, die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern, den Abschluss und die Kündigung wesentlicher Verträge sowie Maßnahmen der Unternehmensübertragung und -umstrukturierung.

Darüber hinaus regelt die Beiratsordnung die Einberufung und Durchführung von Sitzungen, die Beschlussfassung und Mehrheitserfordernisse, die Informationsrechte des Beirats gegenüber der Geschäftsführung, Verschwiegenheitspflichten und Interessenkonflikte sowie die Haftung der Beiratsmitglieder.

Wie sollte ein Beirat zusammengesetzt sein?

Die Zusammensetzung des Beirats ist entscheidend für seine Wirksamkeit. Ein Gremium, das ausschließlich aus Familienmitgliedern oder langjährigen Vertrauten des Übergebers besteht, erfüllt seine Kontroll- und Beratungsfunktion in der Regel nicht hinreichend.

Für Familienunternehmen in der Nachfolgephase hat sich eine Zusammensetzung aus drei bis fünf Mitgliedern bewährt, die unterschiedliche Kompetenzen einbringen. Idealerweise umfasst der Beirat mindestens ein Mitglied mit unternehmerischer Erfahrung in der gleichen oder einer verwandten Branche, ein Mitglied mit rechtlicher und steuerlicher Expertise — etwa einen Fachanwalt für Steuerrecht, einen Wirtschaftsprüfer oder einen erfahrenen Steuerberater —, ein Mitglied mit Erfahrung in der Führung von Familienunternehmen und gegebenenfalls ein Familienmitglied, das die Interessen der Eigentümerfamilie vertritt, aber nicht operativ im Unternehmen tätig ist.

Entscheidend ist die Unabhängigkeit der externen Beiratsmitglieder. Sie dürfen keine wirtschaftlichen Abhängigkeiten zur Gesellschaft oder zu einzelnen Gesellschaftern aufweisen, die ihre Urteilsfähigkeit beeinträchtigen könnten. Die Unabhängigkeit sollte in der Beiratsordnung ausdrücklich als Berufungsvoraussetzung verankert werden.

Welche Haftungsrisiken bestehen für Beiratsmitglieder?

Die Haftung von Beiratsmitgliedern richtet sich mangels gesetzlicher Regelung nach den Grundsätzen, die im Gesellschaftsvertrag oder in der Beiratsordnung festgelegt sind. Hat der Beirat Überwachungs- und Zustimmungsfunktionen — ähnlich einem Aufsichtsrat —, liegt eine analoge Anwendung der Haftungsvorschriften für Aufsichtsratsmitglieder nahe (§§ 116, 93 AktG analog).

Beiratsmitglieder haften danach für Pflichtverletzungen, die sie bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben schuldhaft begehen. Die Haftung setzt Verschulden — also Vorsatz oder Fahrlässigkeit — voraus. Die Beweislast liegt beim Beiratsmitglied, das darlegen muss, pflichtgemäß gehandelt zu haben (Beweislastumkehr analog § 93 Abs. 2 Satz 2 AktG).

Zur Absicherung empfiehlt sich der Abschluss einer Directors-and-Officers-Versicherung (D&O-Versicherung), die die Haftungsrisiken der Beiratsmitglieder abdeckt. Die Kosten trägt in der Regel die Gesellschaft. Zudem kann die Beiratsordnung eine Haftungsbeschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit vorsehen — eine vollständige Freistellung von der Haftung ist jedoch nicht zulässig.

Wie wird der Beirat vergütet?

Die Vergütung der Beiratsmitglieder wird in der Regel durch Gesellschafterbeschluss oder in der Beiratsordnung festgelegt. Üblich sind feste Jahresvergütungen, die je nach Unternehmensgröße und Umfang der Aufgaben zwischen 5.000 und 50.000 Euro pro Mitglied betragen. Für den Beiratsvorsitzenden wird häufig ein Zuschlag von 50 bis 100 Prozent vereinbart. Ergänzend können Sitzungsgelder für die Teilnahme an Beiratssitzungen gezahlt werden.

Steuerlich sind die Beiratsvergütungen beim empfangenden Beiratsmitglied als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG) zu behandeln und unterliegen zudem der Umsatzsteuer, sofern das Beiratsmitglied unternehmerisch tätig ist. Für die Gesellschaft stellen die Vergütungen Betriebsausgaben dar, die den steuerlichen Gewinn mindern. Die Angemessenheit der Vergütung ist insbesondere dann zu beachten, wenn Familienmitglieder im Beirat vertreten sind — eine unangemessen hohe Vergütung kann als verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert werden.

Welche Governance-Strukturen ergänzen den Beirat?

Der Beirat ist ein zentrales, aber nicht das einzige Governance-Instrument für Familienunternehmen. Ergänzende Strukturen können die Gesamtgovernance stärken und die Nachfolge zusätzlich absichern.

Ein Familienrat oder eine Familienversammlung bildet das Forum, in dem die Unternehmerfamilie ihre gemeinsamen Interessen bespricht und Grundsatzentscheidungen trifft — etwa zur Dividendenpolitik, zur Nachfolgestrategie oder zu Wertvorstellungen. Der Familienrat ist vom Beirat organisatorisch getrennt und dient der familiären Willensbildung, während der Beirat die unternehmerische Kontrolle ausübt.

Eine Familienverfassung legt die grundlegenden Werte und Regeln der Unternehmerfamilie fest und schafft einen verbindlichen Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen Familie und Unternehmen. Geschäftsordnungen für die Geschäftsführung definieren die internen Entscheidungsprozesse und Berichtspflichten und schaffen Transparenz gegenüber dem Beirat und den Gesellschaftern. Die Kombination dieser Instrumente — Beirat, Familienrat, Familienverfassung und Geschäftsordnung — ergibt ein integriertes Governance-System, das die Nachfolge auf eine stabile institutionelle Grundlage stellt.

Wie gelingt die praktische Einführung eines Beirats?

Die Einrichtung eines Beirats erfordert neben der rechtlichen Verankerung auch eine sorgfältige praktische Vorbereitung. In Familienunternehmen, die bisher ohne externes Kontrollgremium geführt wurden, kann die Einführung eines Beirats auf Widerstände stoßen — insbesondere beim Seniorunternehmer, der die alleinige Entscheidungshoheit gewohnt ist.

Ein bewährtes Vorgehen ist die schrittweise Einführung: In einer ersten Phase wird ein informeller Beraterkreis etabliert, der die Geschäftsführung bei strategischen Fragen unterstützt, aber noch keine formellen Entscheidungsbefugnisse hat. Dieser Beraterkreis ermöglicht es allen Beteiligten, Erfahrungen mit dem Format zu sammeln und Vertrauen aufzubauen. In einer zweiten Phase wird der Beraterkreis durch gesellschaftsvertragliche Verankerung und eine Beiratsordnung in ein formelles Gremium überführt.

Die Auswahl der Beiratsmitglieder verdient besondere Sorgfalt. Neben fachlicher Kompetenz und Unabhängigkeit sind persönliche Eigenschaften entscheidend: Diskretion, Integrität und die Fähigkeit, konstruktive Kritik zu äußern, ohne das Vertrauensverhältnis zur Unternehmerfamilie zu beschädigen. Die Chemie zwischen Beiratsmitgliedern, Geschäftsführung und Gesellschaftern ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, der bei der Besetzung nicht unterschätzt werden sollte.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist ein Beirat gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Für die GmbH und die Personengesellschaft gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung eines Beirats. Er wird freiwillig durch den Gesellschaftsvertrag eingerichtet. Nur bei mitbestimmungspflichtigen Unternehmen kann ein Aufsichtsrat gesetzlich vorgeschrieben sein.

Kann der Beirat den Geschäftsführer abberufen?

Nur wenn ihm diese Befugnis im Gesellschaftsvertrag ausdrücklich übertragen wurde. Andernfalls liegt die Bestellungs- und Abberufungskompetenz bei der Gesellschafterversammlung. In der Nachfolgepraxis wird dem Beirat häufig ein Vorschlagsrecht eingeräumt.

Wie oft sollte der Beirat tagen?

In der Regel tagt der Beirat drei- bis viermal jährlich. In der Nachfolgephase kann eine höhere Sitzungsfrequenz sinnvoll sein — etwa monatlich in den ersten zwölf Monaten nach der Übergabe —, um den Nachfolger eng zu begleiten.

Können Familienmitglieder im Beirat sitzen?

Ja. Es empfiehlt sich jedoch, die Mehrheit des Beirats mit familienexternen, unabhängigen Mitgliedern zu besetzen. Ein familieninternes Mitglied kann die Interessen der Eigentümerfamilie vertreten, sollte aber nicht die Unabhängigkeit des Gremiums gefährden.

Rechtsstand: Januar 2025

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