Was ist eine Betriebsprüfung und wer wird geprüft?

Die Betriebsprüfung — auch Außenprüfung genannt — ist die umfassende Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Steuerpflichtigen durch einen Prüfer des Finanzamts oder der Groß- und Konzernbetriebsprüfung (§ 193 AO). Sie dient der Ermittlung und Beurteilung der für die Besteuerung erheblichen Sachverhalte und umfasst in der Regel mehrere Veranlagungszeiträume.

Die Finanzverwaltung unterteilt Betriebe in Größenklassen: Großbetriebe (Umsätze über 8,6 Mio. Euro oder Gewinn über 335.000 Euro bei Gewerbebetrieben) werden lückenlos geprüft — also unmittelbar nach Abschluss einer Prüfung beginnt der nächste Prüfungszeitraum. Mittelbetriebe werden statistisch etwa alle 15 Jahre, Kleinbetriebe etwa alle 30 Jahre geprüft. Die Größenklassen werden regelmäßig durch BMF-Schreiben aktualisiert (zuletzt BMF-Schreiben vom 15.12.2023).

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Phase 1: Prüfungsanordnung

Die Betriebsprüfung beginnt mit einer Prüfungsanordnung (§ 196 AO), die dem Steuerpflichtigen schriftlich zugestellt wird. Die Anordnung muss den Prüfungszeitraum, die zu prüfenden Steuerarten und den Prüfer namentlich benennen. Die Prüfung darf frühestens zwei Wochen nach Bekanntgabe der Anordnung beginnen, sofern der Steuerpflichtige nicht einer früheren Prüfung zustimmt (§ 197 Abs. 1 AO). Die Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt, gegen den Einspruch eingelegt werden kann (§ 347 AO).

Phase 2: Prüfungsbeginn und Datenzugriff

Zu Beginn der Prüfung führt der Prüfer ein Eröffnungsgespräch mit dem Steuerpflichtigen und dem Steuerberater. In diesem Gespräch werden der organisatorische Ablauf, der Arbeitsplatz des Prüfers und die Form des Datenzugriffs geklärt. Der Prüfer hat drei Möglichkeiten des Datenzugriffs (§ 147 Abs. 6 AO): unmittelbarer Datenzugriff (Z1) auf das DV-System des Unternehmens, mittelbarer Datenzugriff (Z2) durch Auswertungen, die das Unternehmen nach Vorgaben des Prüfers erstellt, und Datenträgerüberlassung (Z3), bei der das Unternehmen die Daten auf einem Datenträger oder elektronisch an den Prüfer übergibt. In der Praxis verlangen die meisten Prüfer eine Kombination aus Z1 und Z3.

Phase 3: Prüfungsdurchführung

Der Prüfer analysiert die Buchführung, Belege und Verträge des Unternehmens. Typische Prüfungsfelder sind die Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (Kassenbuchprüfung, Verprobung der Umsätze), die Abzugsfähigkeit der Betriebsausgaben (insbesondere Bewirtungskosten, Reisekosten, Geschenke), die korrekte Verbuchung von Gesellschafter-Geschäftsführer-Vergütungen und mögliche verdeckte Gewinnausschüttungen, die Einhaltung der Dokumentationsanforderungen bei Verrechnungspreisen und die ordnungsgemäße Buchführung nach GoBD. Der Prüfer nutzt zunehmend digitale Prüfungssoftware (IDEA, AIS TaxAudit) für Strukturanalysen, Benford-Analysen und Zeitreihenvergleiche.

Phase 4: Schlussbesprächung und Prüfungsbericht

Nach Abschluss der Prüfung findet eine Schlussbesprächung statt (§ 201 AO). Der Prüfer erläutert seine Feststellungen, der Steuerpflichtige und sein Berater können Stellung nehmen. Die Schlussbesprächung ist die letzte Gelegenheit, strittige Sachverhalte einvernehmlich zu klären, bevor der Prüfungsbericht erstellt wird. Der Prüfungsbericht (§ 202 AO) enthält die tatsächlichen und rechtlichen Feststellungen und ist Grundlage für die geänderten Steuerbescheide.

Wie bereitet man sich systematisch auf eine Betriebsprüfung vor?

Prüfungsanordnung prüfen

Unmittelbar nach Erhalt der Prüfungsanordnung ist zu prüfen, ob sie formell ordnungsgemäß ist: Ist der Prüfungszeitraum korrekt angegeben? Sind die Steuerarten vollständig benannt? Ist der benannte Prüfer zuständig? Sind die Fristen eingehalten? Eine fehlerhafte Prüfungsanordnung kann durch Einspruch angefochten werden — die Erfolgsaussichten sind in der Praxis allerdings gering, da formale Mängel häufig geheilt werden können (§ 126 AO). Wichtiger ist die Prüfung, ob ein Antrag auf Verschiebung des Prüfungsbeginns sinnvoll ist — etwa wenn der Jahresabschluss noch nicht fertiggestellt ist oder der Steuerberater verhindert ist.

Buchführung und GoBD-Konformität prüfen

Vor Beginn der Prüfung sollte die Buchführung auf GoBD-Konformität überprüft werden. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) verlangen unter anderem eine zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorfälle (innerhalb von zehn Tagen), eine Verfahrensdokumentation, die das eingesetzte Buchführungssystem beschreibt, eine revisionssichere Archivierung elektronischer Dokumente und die Unveränderbarkeit der Buchungen nach Festschreibung. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie veraltet, wird dies vom Prüfer als schwerwiegender Mangel gewertet, der die Verwerfung der Buchführung und eine Schätzung des Gewinns nach § 162 AO rechtfertigen kann.

Kritische Sachverhalte identifizieren

Gemeinsam mit dem Steuerberater sollten vor der Prüfung die Sachverhalte identifiziert werden, die voraussichtlich Gegenstand der Prüfung sein werden. Typische Risikobereiche sind Gesellschafter-Geschäftsführer-Verhältnisse (Gehalt, Pensionszusage, Dienstwagen, Tantiemen), Betriebsausgaben mit Mischnutzung (Arbeitszimmer, Pkw, Bewirtung), Investitionsabzugsbeträge und Sonderabschreibungen, die Kassenbuchführung bei Bargeschäften und Verrechnungspreise bei Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Personen. Für jeden identifizierten Risikosachverhalt sollte eine Argumentationslinie vorbereitet werden, die durch Belege, Verträge und Rechtsprechung gestützt ist.

Kommunikationsstrategie festlegen

Die Kommunikation mit dem Prüfer sollte ausschließlich über den Steuerberater laufen. Dies verhindert, dass unbedachte Aussagen des Mandanten zu zusätzlichen Prüfungsfeststellungen führen. Konkret bedeutet dies: Der Prüfer erhält seinen Arbeitsplatz in einem separaten Raum, nicht im Büro des Geschäftsführers. Anfragen des Prüfers werden schriftlich entgegengenommen und vom Steuerberater beantwortet. Mündliche Auskünfte des Mandanten werden nur nach vorheriger Absprache mit dem Berater gegeben.

Unterlagen zusammenstellen

Folgende Unterlagen sollten vor Prüfungsbeginn vollständig zusammengestellt und dem Prüfer in geordneter Form bereitgestellt werden: Jahresabschlüsse und Steuererklärungen der Prüfungsjahre, Hauptbuch und Nebenbücher (Debitoren, Kreditoren, Anlagenbuchhaltung), Kassen- und Bankbelege, Verträge mit Gesellschaftern und nahestehenden Personen (Mietverträge, Darlehensverträge, Anstellungsverträge), Gesellschafterbeschlüsse und Protokolle der Gesellschafterversammlungen, die Verfahrensdokumentation nach GoBD und den Datenzugriff (Z3-Datenträger oder Zugang zum Buchführungssystem). Eine vollständige und geordnete Belegvorlage signalisiert dem Prüfer professionelle Buchführung und reduziert die Prüfungsdauer.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Kassenunterlagen: Bei Bargeschäften prüft der Betriebsprüfer die Kassenführung besonders intensiv. Seit dem 1. Januar 2020 besteht die Pflicht zur Nutzung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Kassensysteme (§ 146a AO). Fehlt die TSE oder ist das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, kann dies allein die Verwerfung der Buchführung und eine Zuschätzung von Umsätzen und Gewinnen rechtfertigen.

Welche Rechte hat der Steuerpflichtige während der Prüfung?

Akteneinsicht: Der Steuerpflichtige hat Anspruch auf Einsicht in die Prüfungsakten (§ 91 AO). Dieses Recht ermöglicht es, die Erkenntnisse des Prüfers nachzuvollziehen und gezielt Stellung zu nehmen.

Anwesenheit des Beraters: Der Steuerpflichtige hat das Recht, sich während der gesamten Prüfung von seinem Steuerberater vertreten zu lassen (§ 80 AO). Der Berater kann den Prüfer bei der Besichtigung der Betriebsräume begleiten und bei allen Gesprächen anwesend sein.

Schlussbesprächung: Der Steuerpflichtige hat Anspruch auf eine Schlussbesprächung (§ 201 AO). Er kann auf Feststellungen reagieren, bevor der Prüfungsbericht erstellt wird.

Einspruch gegen Prüfungsbescheide: Gegen die auf dem Prüfungsbericht basierenden geänderten Steuerbescheide kann innerhalb eines Monats Einspruch eingelegt werden (§ 347 AO). Die Einspruchsfrist beginnt mit Bekanntgabe des Bescheids.

Begrenzung des Prüfungszeitraums: Die Prüfung darf sich nur auf die in der Prüfungsanordnung genannten Zeiträume und Steuerarten erstrecken. Eine Erweiterung ist nur durch neue Prüfungsanordnung möglich.

Welche Fehler sollten bei der Prüfungsvorbereitung vermieden werden?

Fehlende Verfahrensdokumentation: Die GoBD verlangen eine vollständige Verfahrensdokumentation. Fehlt sie, kann der Prüfer die Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen (§ 162 AO).

Unvollständige Belegablage: Fehlende Belege führen zu Beanstandungen und können den Betriebsausgabenabzug gefährden. Vor der Prüfung sollten alle Belege auf Vollständigkeit geprüft und geordnet werden.

Unkontrollierte Aussagen: Direkte Gespräche zwischen Mandant und Prüfer ohne Beisein des Steuerberaters bergen das Risiko unbedachter Aussagen, die zu zusätzlichen Feststellungen führen.

Verzögerungstaktik: Obstruktion oder Verzögerung der Prüfung führt zu einem gestörten Verhältnis mit dem Prüfer und kann Zwangsmittel nach § 328 AO auslösen. Kooperationsbereitschaft ist die bessere Strategie.

Rechtsstand: Januar 2025. Die dargestellten Regelungen basieren auf dem aktuell geltenden Recht. Änderungen durch laufende Gesetzgebungsverfahren bleiben vorbehalten.

FAQ: Häufige Fragen zur Betriebsprüfungsvorbereitung

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?

Die Dauer hängt von der Größenklasse und der Komplexität ab. Bei Kleinbetrieben dauert die Prüfung typischerweise ein bis zwei Wochen, bei Mittelbetrieben zwei bis sechs Wochen, bei Großbetrieben mehrere Monate bis über ein Jahr. Verzögerungen durch fehlende Unterlagen oder komplexe Sachverhalte können die Dauer erheblich verlängern.

Kann ich den Prüfer ablehnen?

Einen Befangenheitsantrag nach § 83 AO können Sie stellen, wenn konkrete Anhältspunkte für die Befangenheit des Prüfers vorliegen. Ein bloßes Unbehagen oder eine frühere Meinungsverschiedenheit genügt nicht. Über den Antrag entscheidet der Vorgesetzte des Prüfers.

Muss ich dem Prüfer einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen?

Ja. Der Steuerpflichtige muss dem Prüfer einen geeigneten Raum und die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen (§ 200 Abs. 2 AO). Alternativ kann die Prüfung in den Räumen des Steuerberaters oder des Finanzamts stattfinden, wenn der Steuerpflichtige zustimmt.

Was passiert, wenn der Prüfer Fehler findet?

Feststellungen des Prüfers führen zu geänderten Steuerbescheiden mit Nachzahlungen. Zusätzlich fallen Nachzahlungszinsen von 0,15 % pro Monat an (§ 233a AO). Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Fehlern kann der Prüfer den Vorgang an die Straß- und Bußgeldstelle abgeben. In der Schlussbesprächung besteht die Möglichkeit, strittige Feststellungen zu erörtern und eine tatsächliche Verständigung über Sachverhaltsfragen herbeizuführen. Eine solche Verständigung ist für beide Seiten bindend und kann langwierige Einspruchsverfahren vermeiden.

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