Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Leistungen elektronisch abgerechnet werden. Wir zeigen, welche Pflichtangaben jede Rechnung enthalten muss und wo der Vorsteuerabzug an Formfehlern scheitert.

Warum ist die Rechnung das zentrale Dokument im Umsatzsteuerrecht?

Das deutsche Umsatzsteuerrecht beruht auf dem System der Nettoumsatzsteuer mit Vorsteuerabzug. Damit dieses System funktioniert, muss die Abrechnung über jede Leistung so beschaffen sein, dass die Besteuerung beim leistenden Unternehmer und der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger zueinander passen. § 14 UStG ist die maßgebliche Rechnungsvorschrift und betrifft beide Seiten: die Umsatzsteuer ebenso wie die Vorsteuer.

Die Rechnung erfüllt drei Funktionen gleichzeitig: Sie bringt den Zahlungsanspruch des leistenden Unternehmers zum Ausdruck, ermöglicht der Finanzverwaltung die Kontrolle der Steuer und dient dem Leistungsempfänger als Nachweis für den Vorsteuerabzug. Ohne ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG kein Vorsteuerabzug — diese Grundregel hat mit dem Jahressteuergesetz 2024 zwar mit Wirkung ab 1. Januar 2028 eine Modifikation beim Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs erfahren, das Erfordernis der ordnungsgemäßen Rechnung selbst bleibt aber bestehen.

Wer muss wann eine Rechnung ausstellen?

§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG kennt eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung in drei Konstellationen, jeweils innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung:

bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen — hier muss zwischen im Inland ansässigen Unternehmern eine elektronische Rechnung erstellt werden,

bei Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist,

bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder grundstücksbezogenen sonstigen Leistungen an Privatpersonen — diese Pflicht zielt auf die Eindämmung von „Ohne-Rechnung-Geschäften“ insbesondere bei Bauleistungen.

Eine Rechnungspflicht entfällt, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Bei anderen steuerbaren Leistungen ist der Unternehmer zur Rechnungsausstellung berechtigt, aber nicht verpflichtet (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG).

Die Rechnungsausstellungspflicht ist zugleich eine zivilrechtliche Nebenpflicht. Der Leistungsempfänger kann ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen, solange der leistende Unternehmer keine ordnungsgemäße Rechnung erteilt. Wer der Pflicht zur Rechnungsausstellung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig nachkommt, handelt nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG ordnungswidrig — die Geldbuße kann bis zu 5.000 € betragen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung zum 1. Januar 2025 neu geregelt. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist jede Rechnung, die diese Anforderungen nicht erfüllt — darunter Papierrechnungen ebenso wie unstrukturierte PDF-Dateien per E-Mail.

Die Formate müssen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger so vereinbart werden, dass die erforderlichen Angaben vollständig in ein normkonformes Format extrahiert werden können. XML-basierte Formate erfüllen diese Anforderungen regelmäßig. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG); bei elektronischen Rechnungen genügt die maschinelle Lesbarkeit, eine Signatur ist nicht vorgeschrieben.

Welche Übergangsfristen gelten bis 2027?

§ 27 Abs. 38 UStG sieht gestaffelte Übergangsfristen vor:

Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmer als Leistungserbringer noch ohne weitere Voraussetzungen die bis 31. Dezember 2024 gültige Regelung anwenden — also weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

Bis 31. Dezember 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für bestimmte Unternehmer.

Empfänger elektronischer Rechnungen sind dagegen bereits seit 1. Januar 2025 verpflichtet, diese anzunehmen und zu verarbeiten, sobald der Leistungspartner eine E-Rechnung erstellt und übermittelt. Eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist für die elektronische Rechnung nicht mehr erforderlich.

Praktisch heißt das: Auch wer als Leistungserbringer noch in der Übergangsfrist ist, muss als Leistungsempfänger ab sofort E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Die Übermittlung selbst ist technologieneutral — E-Mail-Anhang, Server-Download, EDI-Verfahren oder Datenträgeraustausch sind gleichermaßen zulässig.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Mindestangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung abschließend auf:

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,

Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,

Ausstellungsdatum,

fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,

Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern dieser feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht,

nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Skonti, Boni, Rabatte),

anzuwendender Steuersatz und auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag — oder im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf,

bei grundstücksbezogenen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an Privatpersonen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG),

bei Abrechnung im Gutschriftsverfahren die Angabe „Gutschrift“.

Ab 1. Januar 2028 kommt eine weitere Angabe hinzu: Wenn der leistende Unternehmer seine Umsätze nach vereinnahmten Entgelten versteuert (§ 20 UStG), muss die Rechnung den Hinweis „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ enthalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 6a UStG n.F.). Diese Angabe wird über den Zeitpunkt der Entstehung des Vorsteuerabzugsrechts beim Empfänger entscheiden.

Bei der Rechnungsnummer ist der Aussteller frei in der Wahl zeitlicher, geografischer oder organisatorischer Nummernkreise (Abschn. 14.5 Abs. 11 UStAE). Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend; wichtig ist nur die Einmaligkeit. Bei der Leistungsbeschreibung genügen handelsübliche Sammelbezeichnungen, sofern sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes ermöglichen — „Büromöbel“ oder „Schnittblumen“ reichen aus, „Geschenkartikel“ reicht nicht (Abschn. 14.5 Abs. 15 UStAE).

Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €?

Für Rechnungen über einen Gesamtbetrag bis 250 € sieht § 33 UStDV erleichterte Pflichtangaben vor: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz beziehungsweise einem Hinweis auf eine Steuerbefreiung genügen. Ab 1. Januar 2028 ist auch hier gegebenenfalls ein Hinweis auf die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten aufzunehmen.

Wird die 250-€-Grenze auch nur knapp überschritten, muss eine vollständige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 4 UStG vorliegen — sonst ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Die Erleichterung gilt zudem nicht bei Steuerschuldumkehr (§ 13b UStG), bei Versandhandelsumsätzen (§ 3c UStG) und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG, § 33 Satz 3 UStDV). Kleinbetragsrechnungen können stets als sonstige Rechnungen ausgestellt werden; die E-Rechnungspflicht greift hier nicht.

Wie funktioniert die Rechnungsberichtigung?

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie fehlerhaft, scheitert der Vorsteuerabzug grundsätzlich. Die Praxisempfehlung lautet: unvollständige Rechnungen mit entsprechendem Hinweis zurückgeben und eine Berichtigung anfordern.

Die Berichtigung wirkt unter bestimmten Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung zurück. Voraussetzung ist, dass die ursprüngliche Rechnung die erforderlichen Mindestangaben enthielt: Angaben zu den Leistungspartnern, eine Leistungsbeschreibung, das Entgelt sowie die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer (Abschn. 15.2a Abs. 7 Satz 2 UStAE).

Praxisbeispiel mit konkreten Zahlen: Ein mittelständischer Unternehmer erhält am 8. Oktober eine Rechnung über 1.000 € zuzüglich 190 € Umsatzsteuer für gelieferte Bildschirme. Die Rechnung enthält weder Steuernummer noch USt-IdNr. des leistenden Unternehmers. Der Empfänger beanstandet dies und erhält am 7. Januar des Folgejahres eine korrigierte Rechnung. Aus der Ursprungsrechnung steht ihm kein Vorsteuerabzug zu — wohl aber aus der korrigierten Rechnung in Höhe von 190 €. Da die ursprüngliche Rechnung die Mindestangaben enthielt, wirkt die Berichtigung zurück: Bei monatlicher Voranmeldung kann der Vorsteuerabzug bereits im Voranmeldungszeitraum Oktober gezogen werden.

Einfache Schreibfehler in Namen oder Anschriften führen für sich genommen nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs (Abschn. 15.2a Abs. 6 Satz 13 UStAE). Wer dagegen statt einer Steuernummer nur eine beliebige Zahlen-Buchstaben-Kombination angibt, bei der es sich nicht um die tatsächlich erteilte Steuernummer handelt, verliert den Vorsteuerabzug — vorbehaltlich einer Berichtigung.

Wie wird über Dauerleistungen wie Miete oder Pacht abgerechnet?

Bei Verträgen über Dauerleistungen — typisch sind Miet-, Pacht-, Lizenz-, Wartungs- oder Pauschalverträge — bestehen zwei Wege:

Abschnittsweise Abrechnung: Der Vermieter rechnet entsprechend dem Vertrag wöchentlich, monatlich oder quartalsweise ab. Jede dieser Abrechnungen muss die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG erfüllen.

Vertrag als Rechnung: § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG definiert die Rechnung als jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird — unabhängig davon, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Ein Mietvertrag mit gesondertem Umsatzsteuerausweis kann als Rechnung gelten, sofern er die Pflichtangaben enthält und der Leistungszeitpunkt konkretisiert wird (Abschn. 14.1 Abs. 2 UStAE). Diese Konkretisierung des konkreten Abrechnungszeitraums ergibt sich nicht aus dem Vertrag selbst, sondern aus wiederkehrenden Zahlungsbelegen — Überweisungsaufträgen, Daueraufträgen oder Buchungsanzeigen des Kreditinstituts.

Für die Praxis bedeutet das: Wer auf abschnittsweise Rechnungen verzichtet, muss sicherstellen, dass die zeitraumbezogene Konkretisierung im Belegwesen sauber dokumentiert ist. Andernfalls droht ein Streit um den Vorsteuerabzug bei der nächsten Außenprüfung.

Wann entsteht der Vorsteuerabzug bei Anzahlungsrechnungen?

Wird die Leistung ganz oder teilweise vor Ausführung bezahlt, entsteht die Umsatzsteuer beim leistenden Unternehmer bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Spiegelbildlich kann der Leistungsempfänger die Vorsteuer ziehen, sobald die Zahlung geleistet wurde und eine Abrechnung mit gesondertem Steuerausweis vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).

Praxisbeispiel mit konkreten Zahlen: Ein Bauunternehmer bestellt im April einen Kleinbagger für 40.000 € zuzüglich 7.600 € Umsatzsteuer, der Ende Juli geliefert werden soll. Der Lieferant erteilt sofort eine Gesamtrechnung mit gesondertem Steuerausweis und voraussichtlichem Lieferdatum. Der Besteller leistet am 20. April eine Anzahlung von 15.000 €. Bereits im Voranmeldungszeitraum April kann er die auf die Anzahlung entfallende Umsatzsteuer von 19/119 × 15.000 € = 2.394,96 € als Vorsteuer abziehen. Eine separate Anzahlungsrechnung muss nicht erteilt werden, da die Gesamtrechnung den Anforderungen genügt. Der Lieferant schuldet diese 2.394,96 € entsprechend mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums April.

Aus Anzahlungsrechnungen muss klar hervorgehen, dass damit Zahlungen vor Ausführung der Leistung abgerechnet werden (Abschn. 14.8 Abs. 1 UStAE). Fehlt diese ausdrückliche Bezeichnung als Voraus- oder Anzahlungsrechnung — oder die Angabe des voraussichtlichen Leistungszeitpunkts —, droht eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG, falls die Leistung später nicht erbracht wird.

Was gilt im Gutschriftsverfahren?

Das Umsatzsteuerrecht kennt neben der klassischen Rechnung durch den Leistenden die Abrechnung im Gutschriftsverfahren durch den Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 2 Satz 5, 6 UStG). Vorgeschrieben oder üblich ist die Gutschrift unter anderem im Verhältnis Unternehmer–Handelsvertreter (§ 87c HGB), Verleger–Autor, Lizenznehmer–Lizenzgeber, Mineralölgesellschaft–Tankstellenbetreiber, Aktiengesellschaft–Aufsichtsratsmitglied sowie beim Kommissionsgeschäft.

Die Vereinbarung über die Abrechnung im Gutschriftswege muss grundsätzlich vor der Abrechnung getroffen werden, ist aber an keine besondere Form gebunden. Auch die widerspruchslose Annahme einer Gutschrift gilt als konkludente Zustimmung. Das Dokument muss ausdrücklich die Angabe „Gutschrift“ enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG); fremdsprachige Entsprechungen wie „self billing invoice“ werden ebenfalls anerkannt.

Wichtig: Bei der Gutschrift ist die Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. des leistenden Unternehmers anzugeben — nicht die des Gutschriftsausstellers. Der Leistende hat seinem Vertragspartner diese Daten mitzuteilen.

Was passiert bei einem Widerspruch?

Widerspricht der Empfänger dem in der Gutschrift enthaltenen Steuerausweis, verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG). Der Gutschriftsaussteller verliert damit die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs aus der Gutschrift. Der Widerspruch ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung; er bedarf keiner Begründung, keiner Form und keiner Frist. Er ist auch dann wirksam, wenn die Gutschrift den vertraglichen Vereinbarungen entspricht und die Umsatzsteuer korrekt ausweist.

Ein wirksamer Widerspruch wirkt ex nunc, also für die Zukunft, nicht rückwirkend. Die Korrektur des Vorsteuerabzugs erfolgt im laufenden Besteuerungszeitraum, in dem der Widerspruch erklärt wird — vergleichbar mit der Berichtigung einer Rechnung nach § 17 Abs. 1 Satz 7 UStG. Beim Widerspruch gegen einen zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag bleibt die Rechnungswirkung im Übrigen bestehen, soweit der Empfänger den Betrag widerspruchslos hingenommen hat.

Häufige Fehler in der Praxis

Fehlende Pflichtangabe übersehen: Schon eine fehlende Steuernummer oder ein fehlendes Leistungsdatum kostet den Vorsteuerabzug, bis berichtigt wird.

Kleinbetragsrechnung über 250 €: Eine Tankquittung über 258,60 € ist keine Kleinbetragsrechnung mehr — ohne vollständige Empfängerangaben ist der Vorsteuerabzug verloren.

Dauervertrag ohne Leistungszeitpunkt-Konkretisierung: Ein Mietvertrag mit USt-Ausweis allein reicht nicht; die zeitraumbezogene Zuordnung muss aus Zahlungsbelegen ableitbar sein.

Anzahlungsrechnung ohne Hinweis auf den Anzahlungscharakter: Wird die Leistung später nicht erbracht, droht eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG für die ausgewiesene Steuer.

Gutschrift mit Steuernummer des Empfängers: Anzugeben ist die des leistenden Unternehmers — der Gutschriftsaussteller muss diese Information aktiv einholen.

PDF statt strukturierter E-Rechnung: Eine reine PDF-Datei ohne strukturierten Datenanteil ist umsatzsteuerlich keine elektronische Rechnung; mit Auslaufen der Übergangsfristen verstößt das gegen die Ausstellungspflicht.

FAQ

Müssen wir als kleines Handwerksunternehmen ab 2025 sofort E-Rechnungen versenden?

Nein. Die Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG erlauben es allen Unternehmern, bis 31. Dezember 2026 als Leistungserbringer noch die alte Regelung anzuwenden. Bis 31. Dezember 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für bestimmte Unternehmer. Empfangs- und Verarbeitungsfähigkeit für E-Rechnungen ist allerdings bereits seit 1. Januar 2025 für alle Unternehmer verpflichtend.

Reicht ein PDF-Anhang per E-Mail als E-Rechnung?

Nein. Eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entspricht. Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung.

Was passiert, wenn wir die Rechnungspflicht nicht einhalten?

Wer der Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig nachkommt, handelt nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 5.000 € betragen. Daneben bestehen zivilrechtliche Ansprüche des Leistungsempfängers, der ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen kann.

Wirkt die Rechnungsberichtigung immer auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug zurück?

Nicht immer. Voraussetzung ist, dass die ursprüngliche Rechnung bereits die Mindestangaben enthielt: Leistungspartner, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer (Abschn. 15.2a Abs. 7 Satz 2 UStAE). Wer eine völlig unzureichende Erstrechnung erhält, kann den Vorsteuerabzug erst im Zeitpunkt der korrigierten Rechnung ziehen.

Was tun, wenn wir eine Gutschrift erhalten, mit der wir nicht einverstanden sind?

Widersprechen — formlos, fristlos, ohne Begründung. Der Widerspruch gegen den Steuerausweis nimmt der Gutschrift die Wirkung als Rechnung; der Aussteller verliert seinen Vorsteuerabzug. Wirkung tritt ex nunc ein, also im Besteuerungszeitraum des Widerspruchs.

Unsere fachliche Einschätzung

Die E-Rechnungspflicht ist mehr als ein Format-Wechsel. Sie zwingt mittelständische Unternehmen zur Überprüfung ihrer Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse. Wer die Übergangsfristen bis Ende 2026 oder 2027 voll ausschöpft, verliert wertvolle Zeit für die technische und organisatorische Umstellung.

Aus unserer Praxis empfehlen wir, die Empfangsseite priorisiert zu adressieren: Da seit 1. Januar 2025 jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können muss, ist hier akuter Handlungsbedarf. Auf der Ausstellungsseite sollte die Umstellung zumindest mit den großen Lieferanten- und Kundenbeziehungen frühzeitig begonnen werden.

Bei den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG zahlt sich Sorgfalt unmittelbar aus. Ein einzelner Formfehler — falsche Rechnungsnummer, fehlendes Leistungsdatum, ungenaue Leistungsbeschreibung — kann den Vorsteuerabzug für hohe Beträge gefährden, bis berichtigt ist. Da die Berichtigung in den meisten Fällen zurückwirkt, ist der Schaden zwar reparabel, aber Verfahrensaufwand und Liquiditätswirkung im Voranmeldungszeitraum bleiben.

Rechtsstand: April 2026