Pauschalierung verlagert die Lohnsteuer vom Arbeitnehmer auf den Arbeitgeber — und entlastet die Lohnabrechnung. Wir erklären, wann sich das lohnt und welche Sätze gelten.

Was ist die pauschalierte Lohnsteuer und wann lohnt sie sich?

Die Lohnsteuer ist die Einkommensteuer, die bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben wird (§ 38 Abs. 1 Satz 1 EStG). Sie ist keine eigenständige Steuer, sondern eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer — eine Quellensteuer, die der Arbeitgeber für Rechnung des Arbeitnehmers einbehält. Schuldner ist im Regelfall der Arbeitnehmer. Die Lohnsteuer entsteht in dem Zeitpunkt, in dem der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt (§ 38 Abs. 2 Satz 2 EStG). Anmeldung und Abführung erfolgen spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums an das Betriebsstättenfinanzamt (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG); Anmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat, bei geringem Lohnsteueraufkommen verlängert er sich auf das Quartal oder das Kalenderjahr. Im Veranlagungsverfahren rechnet das Finanzamt die einbehaltene Lohnsteuer auf die Einkommensteuer des Arbeitnehmers an (§ 36 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Bei der pauschalierten Lohnsteuer dreht sich das Bild. Statt für jeden Arbeitnehmer einen individuellen Steuersatz aus den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu ermitteln, wendet der Arbeitgeber einen einheitlichen Pauschsteuersatz an. Dabei verschieben sich drei zentrale Parameter: Schuldner der pauschalen Lohnsteuer ist nicht mehr der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber (§ 40 Abs. 3 Satz 2 EStG). Die pauschale Lohnsteuer kann der Arbeitnehmer nicht in seiner Einkommensteuerveranlagung anrechnen (§ 40 Abs. 3 Satz 4 EStG), weil die pauschal versteuerten Einnahmen aus seiner Veranlagung herausfallen (§ 40 Abs. 3 Satz 3 EStG). Eine Doppelbesteuerung entsteht dadurch nicht. Konsequent ausgeschlossen ist auch der Werbungskostenabzug für Aufwendungen, die mit den pauschal versteuerten Einnahmen in wirtschaftlichem Zusammenhang stehen.

Die Pauschalierung ist grundsätzlich ein Wahlrecht des Arbeitgebers — mit Ausnahme der Sonderfälle des § 40b Abs. 4 EStG. Sie lohnt sich vor allem dort, wo individuelle Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht praktikabel sind: bei kurzfristigen Aushilfen, geringfügig Beschäftigten oder breit gestreuten Sachzuwendungen an viele Arbeitnehmer auf einmal.

Wann greift die Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG?

§ 40 Abs. 1 EStG ist die antragsabhängige Variante. Sie kommt in zwei Fallgruppen in Betracht: erstens, wenn der Arbeitgeber sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt, und zweitens, wenn in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nachzuerheben ist, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat. Der typische Anwendungsfall der zweiten Variante ist die Lohnsteuer-Außenprüfung, bei der der Prüfer Sachverhalte aufgreift, die individuell nachzuerheben wären — was administrativ kaum leistbar ist.

Eine größere Zahl von Fällen wird ohne weitere Prüfung anerkannt, wenn gleichzeitig mindestens 20 Arbeitnehmer in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden (R 40.1 Abs. 1 LStR). Der Pauschsteuersatz wird in diesen Fällen nicht gesetzlich vorgegeben, sondern individuell unter Berücksichtigung der Vorschriften des § 38a EStG vom Betriebsstättenfinanzamt ermittelt. Der Arbeitgeber muss die Pauschalierung beim Finanzamt beantragen.

Eine wirtschaftlich wichtige Begrenzung enthält § 40 Abs. 1 Satz 3 EStG: Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, soweit der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer sonstige Bezüge von mehr als 1.000 Euro im Kalenderjahr gewährt. Bei höheren Zuwendungen ist nur der Teilbetrag bis 1.000 Euro pauschalierungsfähig; der überschießende Anteil unterliegt dem individuellen Lohnsteuerabzug. Diese Grenze ist bei Sonderzahlungen oder Sammel-Bonifikationen sorgfältig zu beachten.

Welche festen Pauschsätze sieht § 40 Abs. 2 EStG vor?

Anders als § 40 Abs. 1 EStG arbeitet § 40 Abs. 2 EStG mit gesetzlich fixierten Pauschsteuersätzen für klar umschriebene Sachverhalte — ohne Antragserfordernis. Der Standardsatz beträgt 25 Prozent. Er erfasst eine breite Palette praktisch relevanter Konstellationen:

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber überlässt, und Barzuschüsse für Mahlzeiten

Mahlzeiten, die ein Dritter den Arbeitnehmern zur Verfügung stellt

Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen

Erholungsbeihilfen

Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen

Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten

Übereignung von Ladevorrichtungen für Elektrofahrzeuge oder Zuschüsse hierfür

Übereignung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist

Zuschüsse für Fahrten im Linienverkehr und im Personennahverkehr

Daneben kennt § 40 Abs. 2 EStG einen abgesenkten Pauschsatz von 15 Prozent für steuerpflichtige Sachbezüge in Form der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

In der Praxis ist § 40 Abs. 2 EStG das wichtigste Pauschalierungsinstrument für Sachzuwendungen außerhalb des Minijob-Bereichs. Es macht beispielsweise die Übereignung eines Tablets an die Belegschaft oder die dritte Betriebsveranstaltung im Jahr planbar — ohne dass die Empfänger im Folgejahr eine Steuernachzahlung im Veranlagungsverfahren tragen müssen.

Wie funktioniert die Pauschalierung nach § 40a EStG für Aushilfen und Minijobs?

§ 40a EStG bündelt die Pauschalierung für Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte. Der Arbeitgeber kann hier auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beziehungsweise auf eine Bescheinigung verzichten — ein erheblicher administrativer Vorteil bei kurzen oder geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen. Über den Verweis des § 40a Abs. 5 EStG auf § 40 Abs. 3 EStG gelten dieselben Wirkungen wie bei den anderen Pauschalierungen: Schuldner ist der Arbeitgeber, die pauschal versteuerten Einnahmen fallen aus der Veranlagung des Arbeitnehmers heraus, ein Werbungskostenabzug ist insoweit ausgeschlossen.

§ 40a Abs. 1 EStG — kurzfristig Beschäftigte mit 25 Prozent. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird, die Dauer der Beschäftigung 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt und der Arbeitslohn 150 Euro durchschnittlich je Arbeitstag nicht überschreitet — oder die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird. § 40a Abs. 4 EStG schließt die Pauschalierung jedoch aus, wenn der Arbeitslohn durchschnittlich je Arbeitsstunde 19 Euro übersteigt oder wenn der Arbeitnehmer für eine andere Beschäftigung von demselben Arbeitgeber bereits regulärem Lohnsteuerabzug unterliegt. Bemessungsgrundlage sind alle Einnahmen aus der kurzfristigen Beschäftigung; steuerfreie Einnahmen bleiben außer Betracht.

§ 40a Abs. 2 EStG — Minijob mit zwei Prozent. Für geringfügige Beschäftigungen im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 oder § 8a SGB IV, für die der Arbeitgeber die pauschalen Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung entrichtet, kann der Arbeitgeber eine einheitliche Pauschsteuer von zwei Prozent des Arbeitsentgelts erheben. Diese einheitliche Pauschsteuer umfasst Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer — ein zusätzlicher Solidaritätszuschlag fällt nicht an. Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig im Monat 556 Euro nicht übersteigt. Bemessungsgrundlage ist das sozialversicherungsrechtliche Arbeitsentgelt, unabhängig davon, ob es steuerpflichtigen oder steuerfreien Arbeitslohn darstellt. Zuständig für die Erhebung ist nicht das Betriebsstättenfinanzamt, sondern die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See — mit der die Sozialversicherungsbeiträge ohnehin abgerechnet werden.

§ 40a Abs. 2a EStG — Minijob ohne pauschale RV-Beiträge mit 20 Prozent. Wenn der Arbeitgeber für einen geringfügig Beschäftigten keine pauschalen Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung zu entrichten hat, beträgt der Pauschsteuersatz 20 Prozent. Typischer Anwendungsfall ist der Arbeitnehmer, der mehrere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse parallel ausübt und bei dem die zweite und jede weitere Beschäftigung sozialversicherungsrechtlich nicht mehr geringfügig behandelt wird.

§ 40b Abs. 3 EStG — Gruppenunfallversicherung mit 20 Prozent. Für gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag versicherte Arbeitnehmer ist eine Pauschalierung mit 20 Prozent möglich.

Wie lassen sich Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge nach § 40b EStG pauschalieren?

Der Hauptanwendungsfall des § 40b Abs. 1 und 2 EStG sind Zuwendungen an eine umlagefinanzierte Pensionskasse — also eine Pensionskasse, die nicht im Kapitaldeckungsverfahren arbeitet. Für sie ist eine Pauschalbesteuerung mit 20 Prozent möglich, neben der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 56 EStG. Pauschal besteuert wird folglich nur der Teil der Zuwendungen, der den steuerfreien Höchstbetrag des § 3 Nr. 56 EStG überschreitet. Voraussetzung ist außerdem, dass die Zukunftssicherungsleistung aus einem ersten Dienstverhältnis bezogen wird.

Der Höchstbetrag der pauschal besteuerbaren Zuwendungen beträgt nach § 40b Abs. 2 Satz 1 EStG pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr grundsätzlich 1.752 Euro. Liegen die steuerpflichtigen Zuwendungen darüber, unterliegt der überschießende Teil dem individuellen Lohnsteuerabzug.

Beispiel: Der Arbeitgeber leistet für seinen Arbeitnehmer 1.500 Euro an eine umlagefinanzierte Pensionskasse zum Aufbau einer nicht kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung; die Voraussetzungen des § 3 Nr. 56 EStG sind nicht erfüllt. Der Arbeitgeber wählt die Pauschalierung. Die pauschale Lohnsteuer beträgt 300 Euro (20 Prozent von 1.500 Euro). Da der Höchstbetrag von 1.752 Euro nicht überschritten wird, ist die gesamte Zuwendung pauschalierungsfähig.

Für kapitalgedeckte Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds greift die zentrale Steuerbefreiung des § 3 Nr. 63 EStG; die Pauschalierung nach § 40b EStG ist dort nicht relevant.

Was passiert mit Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer?

Wird die Lohnsteuer nach § 40, § 40a Abs. 1, 2a und 3 oder § 40b EStG pauschaliert, ist der Solidaritätszuschlag ebenfalls pauschal mit 5,5 Prozent der pauschalen Lohnsteuer zu erheben (§ 1 Abs. 3, § 3 Abs. 2a und § 4 SolzG). Bei der einheitlichen Minijob-Pauschsteuer von zwei Prozent nach § 40a Abs. 2 EStG fällt kein zusätzlicher Solidaritätszuschlag an, weil dieser bereits in den zwei Prozent enthalten ist.

Für die Kirchensteuer gilt eine vergleichbare Logik: Sie wird ebenfalls pauschal erhoben und ist beim Minijob bereits in die zwei Prozent eingerechnet. Bei den anderen Pauschalierungstatbeständen kommen die landesspezifisch geregelten pauschalen Kirchensteuersätze hinzu.

Häufige Fallstricke

1.000-Euro-Grenze des § 40 Abs. 1 Satz 3 EStG übersehen: Wer Sonderzahlungen an mehrere Arbeitnehmer pauschal versteuern will, muss die Grenze pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr im Blick behalten. Der überschießende Teil ist individuell zu versteuern.

Stundenlohngrenze 19 Euro bei Aushilfen: Bei kurzfristig Beschäftigten kippt die 25-Prozent-Pauschalierung schon bei einem rechnerischen Stundenlohn knapp über 19 Euro. Bei höher qualifizierten Aushilfen muss eine Alternative gefunden werden.

Doppelbeschäftigung beim selben Arbeitgeber: § 40a Abs. 4 EStG schließt die Kurzfrist-Pauschalierung aus, wenn der Arbeitnehmer für eine andere Beschäftigung beim selben Arbeitgeber bereits dem regulären Lohnsteuerabzug unterliegt.

Werbungskostenabzug verloren: Wenn der Arbeitgeber eine Sachzuwendung pauschal versteuert, kann der Arbeitnehmer die zugehörigen Aufwendungen nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.

Falsche Abrechnungsstelle beim Minijob: Die zwei Prozent gehen an die Knappschaft-Bahn-See, nicht an das Betriebsstättenfinanzamt. Eine Falschadressierung führt zu unnötigen Korrekturen.

Antrag bei § 40 Abs. 1 EStG vergessen: Anders als § 40 Abs. 2 EStG verlangt § 40 Abs. 1 EStG einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt.

FAQ

Können wir die zwei Prozent auf den Minijob auf den Arbeitnehmer abwälzen?

Sozialversicherungsrechtlich ja: Eine Vereinbarung, dass der Minijobber die zwei Prozent trägt, ist üblich. Steuerlich bleibt der Arbeitgeber Schuldner der pauschalen Lohnsteuer; die Abwälzung ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Parteien.

Müssen wir die Pauschalierung jährlich neu wählen?

Bei den festen Pauschsätzen des § 40 Abs. 2 EStG und des § 40a EStG gibt es kein Wahlrecht mit Jahresbindung — der Arbeitgeber entscheidet pro Sachverhalt. Bei § 40 Abs. 1 EStG wird mit dem Antrag beim Finanzamt eine konkrete Konstellation pauschaliert.

Können wir Betriebsveranstaltungen, ÖPNV-Zuschüsse und Sachzuwendungen kombinieren?

Ja. Die Tatbestände des § 40 Abs. 2 EStG sind unabhängig voneinander anwendbar. Die einzelnen 25-Prozent-Pauschalierungen müssen aber für jeden Sachverhalt isoliert dokumentiert werden, weil unterschiedliche Bemessungsgrundlagen gelten.

Was ist mit der Lohnsteueranrufungsauskunft?

Wer unsicher ist, ob ein Sachverhalt unter § 40 Abs. 2 EStG oder § 40a EStG fällt, kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Anrufungsauskunft einholen. Sie bindet das Finanzamt für den konkret beschriebenen Sachverhalt und schafft Rechtssicherheit für die Lohnabrechnung.

Lohnt sich die 20-Prozent-Pauschalierung der umlagefinanzierten Pensionskasse heute überhaupt noch?

Nur als Auffangnorm. Die Mehrzahl der heutigen bAV-Bausteine läuft über kapitalgedeckte Pensionskassen, Pensionsfonds oder Direktversicherungen — und damit über die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 63 EStG. § 40b EStG bleibt für umlagefinanzierte Modelle und für Übergangsregelungen aus Altzusagen relevant.

Unsere fachliche Einschätzung

Die pauschalierte Lohnsteuer ist kein steuerliches Hochstapelinstrument, sondern ein nüchternes Verwaltungsinstrument mit klaren wirtschaftlichen Konsequenzen. Sie spart der Lohnabteilung Arbeit, sie macht Sachleistungen für Arbeitnehmer rechnerisch attraktiver und sie schafft für den Arbeitnehmer Planungssicherheit, weil keine Nachzahlung im Veranlagungsverfahren droht. Im Gegenzug trägt der Arbeitgeber die Steuerlast und der Arbeitnehmer verliert den Werbungskostenabzug für die zugehörigen Aufwendungen. Diese Abwägung muss im Einzelfall nüchtern getroffen werden — und sollte bei größeren Programmen wie Sammelübereignungen oder bei der Einführung neuer Vergütungsbausteine durch eine Lohnsteueranrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt abgesichert werden.

Rechtsstand: April 2026.