Was ist eine Prüfungsanordnung und welche Rechtsgrundlage hat sie?

Die Prüfungsanordnung ist der Verwaltungsakt, mit dem das Finanzamt die Durchführung einer Außenprüfung anordnet (§ 196 AO). Sie ist zwingende Voraussetzung für die Betriebsprüfung: Ohne wirksame Prüfungsanordnung darf der Prüfer nicht tätig werden. Die Anordnung wird vom zuständigen Finanzamt erlassen — bei Großbetrieben von der Groß- und Konzernbetriebsprüfungsstelle, bei kleineren Betrieben vom Betriebs-Finanzamt.

Die Rechtsgrundlage für die Anordnung einer Betriebsprüfung ergibt sich aus § 193 AO. Danach ist eine Außenprüfung zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten (§ 193 Abs. 1 AO), bei Steuerpflichtigen, die freiberuflich tätig sind (§ 193 Abs. 1 AO), und bei anderen Steuerpflichtigen, wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist (§ 193 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die Anordnung nach § 193 Abs. 2 Nr. 2 AO betrifft insbesondere vermögende Privatpersonen ohne Gewerbebetrieb und erfordert eine gesonderte Begründung.

Welche Angaben muss die Prüfungsanordnung enthalten?

Die Prüfungsanordnung muss als Verwaltungsakt den Anforderungen des § 119 AO genügen und darüber hinaus die spezifischen Angaben nach §§ 196, 197 AO enthalten:

Rechtsgrundlage: Die Anordnung muss die Rechtsgrundlage benennen — also ob die Prüfung nach § 193 Abs. 1 oder Abs. 2 AO angeordnet wird. Bei einer Prüfung nach § 193 Abs. 2 Nr. 2 AO muss die Begründung darlegen, warum eine Prüfung an Amtsstelle nicht ausreichend ist.

Prüfungszeitraum: Die Prüfungsanordnung muss die zu prüfenden Veranlagungszeiträume konkret benennen — etwa 2020 bis 2022. Der Prüfer darf nur die genannten Zeiträume prüfen. Eine Erweiterung des Prüfungszeitraums erfordert eine neue oder ergänzende Prüfungsanordnung.

Steuerarten: Die zu prüfenden Steuerarten müssen einzeln aufgeführt werden — typischerweise Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Lohnsteuer. Der Prüfer darf keine Steuerarten prüfen, die nicht in der Anordnung genannt sind.

Name des Prüfers: Der für die Prüfung zuständige Prüfer muss namentlich benannt werden. Ein Prüferwechsel während der Prüfung ist möglich, muss aber dem Steuerpflichtigen mitgeteilt werden.

Prüfungsbeginn: Der voraussichtliche Beginn der Prüfung muss angegeben werden. Zwischen der Bekanntgabe der Anordnung und dem Prüfungsbeginn müssen mindestens zwei Wochen liegen (§ 197 Abs. 1 Satz 1 AO), sofern der Steuerpflichtige nicht einem früheren Beginn zustimmt.

Prüfungsort: Die Anordnung sollte angeben, wo die Prüfung stattfindet — in der Regel in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen (§ 200 Abs. 2 AO). Die Prüfung kann auch beim Steuerberater oder beim Finanzamt durchgeführt werden.

Rechtsbehelfsbelehrung: Die Anordnung muss eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten, die den Steuerpflichtigen über die Möglichkeit des Einspruchs und die einzuhaltende Frist informiert (§ 356 AO). Fehlt die Rechtsbehelfsbelehrung, verlängert sich die Einspruchsfrist auf ein Jahr (§ 356 Abs. 2 AO).

Wann kann der Steuerpflichtige die Verschiebung des Prüfungsbeginns beantragen?

Der Steuerpflichtige kann beim Finanzamt beantragen, den Prüfungsbeginn auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben (§ 197 Abs. 2 AO). Anerkannte Gründe sind unter anderem die Verhinderung des Steuerberaters (Urlaub, Krankheit, anderweitige Prüfungstermine), die Nichtfertigstellung des Jahresabschlusses für den letzten Prüfungszeitraum, personelle Engpässe im Unternehmen (z.B. Abwesenheit der Buchhaltungsleitung) und höhere Gewalt (z.B. Wasserschäden in den Geschäftsräumen, die den Zugang zu Unterlagen verhindern).

Das Finanzamt entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen über den Verschiebungsantrag. In der Praxis werden Verschiebungen um wenige Wochen regelmäßig gewährt, längere Verschiebungen nur bei gewichtigen Gründen. Eine Verschiebung um mehrere Monate wird nur in Ausnahmefällen akzeptiert. Der Antrag sollte schriftlich und unter Angabe konkreter Gründe gestellt werden — ein bloßer Verweis auf betriebliche Gründe ohne nähere Erläuterung genügt nicht.

Welche Rechtsschutzmöglichkeiten bestehen gegen die Prüfungsanordnung?

Einspruch

Gegen die Prüfungsanordnung kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch eingelegt werden (§ 347 Abs. 1 Satz 1 AO). Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung — die Prüfung darf trotz Einspruch durchgeführt werden (§ 361 Abs. 1 AO). Um die Prüfung vorläufig zu stoppen, muss zusätzlich ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung (AdV) gestellt werden (§ 361 Abs. 2 AO). Die AdV wird nur gewährt, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Anordnung bestehen.

Erfolgsaussichten hat der Einspruch insbesondere bei fehlender Rechtsgrundlage (z.B. Prüfung einer Privatperson ohne ausreichende Begründung nach § 193 Abs. 2 Nr. 2 AO), bei Überschreitung des zulässigen Prüfungszeitraums (z.B. Prüfung von Zeiträumen, die bereits geprüft wurden, ohne dass § 173 Abs. 2 AO einschlägig ist), bei Ermessensfehlern (z.B. willkürliche Auswahl des Steuerpflichtigen) und bei formellen Mängeln, die nicht geheilt werden können.

Klage vor dem Finanzgericht

Wird der Einspruch zurückgewiesen, kann Klage vor dem Finanzgericht erhoben werden (§ 40 FGO). Die Klage muss innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe der Einspruchsentscheidung erhoben werden. Auch hier kann ein Antrag auf vorläufigen Rechtsschutz (§ 69 FGO) gestellt werden, um die Prüfung bis zur gerichtlichen Entscheidung auszusetzen. In der Praxis werden Klagen gegen Prüfungsanordnungen selten erhoben, da die Gerichte dem Finanzamt bei der Prüfungsanordnung einen weiten Ermessensspielraum zugestehen.

Welche besonderen Prüfungsanordnungen gibt es?

Erweiterungsanordnung

Stellt der Prüfer während der laufenden Prüfung fest, dass weitere Zeiträume oder Steuerarten geprüft werden sollten, bedarf dies einer Erweiterungsanordnung. Diese ist ein eigenständiger Verwaltungsakt, gegen den ebenfalls Einspruch eingelegt werden kann. Die Erweiterung ist nur zulässig, wenn sachliche Gründe vorliegen — etwa Hinweise auf Unregelmäßigkeiten in nicht geprüften Zeiträumen.

Kontrollmitteilungsprüfung

Neben der regulären Betriebsprüfung kann das Finanzamt eine Prüfung anordnen, um Kontrollmitteilungen nachzugehen — also Hinweisen auf steuerlich relevante Sachverhalte, die bei der Prüfung eines anderen Steuerpflichtigen aufgefallen sind. Diese Prüfung wird nach § 194 Abs. 3 AO angeordnet und beschränkt sich auf den konkreten Sachverhalt, der in der Kontrollmitteilung beschrieben ist.

Anlassprüfung

Eine Anlassprüfung erfolgt außerhalb des regulären Prüfungsturnus, wenn das Finanzamt konkreten Anlass hat — etwa aufgrund einer Selbstanzeige, einer anonymen Anzeige oder auffälliger Abweichungen in den Steuererklärungen. Die Anlassprüfung folgt den gleichen Verfahrensregeln wie die Regelprüfung, wird aber häufig mit besonderer Intensität durchgeführt.

Welche Fehler sollten bei Erhalt einer Prüfungsanordnung vermieden werden?

Fristversäumnis: Die Einspruchsfrist von einem Monat ist zwingend einzuhalten. Wird sie versäumt, wird die Prüfungsanordnung bestandskräftig und kann nicht mehr angefochten werden. Bei fehlender Rechtsbehelfsbelehrung gilt eine Jahresfrist.

Keine Rücksprache mit dem Berater: Der Steuerberater sollte unmittelbar nach Erhalt der Anordnung informiert werden. Er prüft die formelle Ordnungsmäßigkeit und koordiniert die Vorbereitung.

Vorübereilte Zustimmung zum früheren Beginn: Manchmal bittet das Finanzamt telefonisch um Zustimmung zu einem früheren Prüfungsbeginn. Diese Zustimmung sollte nur nach Rücksprache mit dem Berater und nach Prüfung der Vorbereitungslage erteilt werden.

Widerspruchslose Hinnahme von Mängeln: Fehlt in der Anordnung die Rechtsbehelfsbelehrung, die Steuerart oder der Prüfungszeitraum, sollte dies dokumentiert und der Berater informiert werden — auch wenn ein Einspruch nicht beabsichtigt ist, da formelle Mängel später Bedeutung erlangen können.

Was sollte unmittelbar nach Erhalt der Prüfungsanordnung geschehen?

Nach Erhalt der Prüfungsanordnung empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Zunächst wird das Datum der Bekanntgabe dokumentiert, da es für die Berechnung der Einspruchsfrist und der Zwei-Wochen-Frist maßgeblich ist. Bei Zustellung per Post gilt die Bekanntgabefiktion des § 122 Abs. 2 AO — der Bescheid gilt am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Der Steuerberater wird sofort informiert und erhält eine Kopie der Anordnung. Gemeinsam mit dem Berater wird geprüft, ob die Anordnung formell ordnungsgemäß ist, ob eine Verschiebung des Prüfungsbeginns beantragt werden sollte und welche Vorbereitungsmaßnahmen erforderlich sind. Parallel beginnt die inhaltliche Vorbereitung: Identifikation kritischer Sachverhalte, Zusammenstellung der Unterlagen und Abstimmung der Kommunikationsstrategie mit dem Prüfer. Je gründlicher die Vorbereitung in den Wochen zwischen Bekanntgabe und Prüfungsbeginn, desto reibungsloser und kürzer verläuft die Prüfung.

Rechtsstand: Januar 2025. Die dargestellten Regelungen basieren auf dem aktuell geltenden Recht. Änderungen durch laufende Gesetzgebungsverfahren bleiben vorbehalten.

FAQ: Häufige Fragen zur Prüfungsanordnung

Kann das Finanzamt ohne Prüfungsanordnung eine Betriebsprüfung durchführen?

Nein. Die Prüfungsanordnung ist zwingende Verfahrensvoraussetzung (§ 196 AO). Feststellungen, die ohne wirksame Prüfungsanordnung getroffen werden, sind rechtswidrig und dürfen nicht in geänderte Steuerbescheide einfließen. In der Praxis kommt dies allerdings selten vor, da die Finanzämter die Verfahrensanforderungen kennen.

Wie lange im Voraus muss die Prüfungsanordnung zugestellt werden?

Mindestens zwei Wochen vor dem Prüfungsbeginn (§ 197 Abs. 1 Satz 1 AO). Bei Großbetrieben mit Anschlussprüfung kann die Frist verkürzt werden, wenn der Steuerpflichtige mit der laufenden Prüfung rechnen musste. Der Steuerpflichtige kann einer kürzeren Frist zustimmen.

Kann ich den Prüfungszeitraum verhandeln?

Der Prüfungszeitraum wird vom Finanzamt festgelegt und ist grundsätzlich nicht verhandelbar. In der Praxis kann jedoch eine Verständigung erreicht werden, wenn sachliche Gründe vorliegen — etwa wenn ein bestimmter Zeitraum bereits durch eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung geprüft wurde. Formell müsste das Finanzamt die Anordnung ändern.

Muss ich die Prüfungsanordnung unterschreiben?

Nein. Die Prüfungsanordnung ist ein einseitiger Verwaltungsakt des Finanzamts. Der Steuerpflichtige wird lediglich über die Prüfung informiert. Eine Empfangsbestätigung bestätigt nur den Zugang, nicht das Einverständnis. Die Unterschrift unter eine Empfangsbestätigung hat keine Auswirkung auf die Rechtsschutzmöglichkeiten.

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