Wer Mitarbeiter binden will, hat mehr Hebel als das Bruttogehalt. Wir zeigen, wie Sachbezüge, Dienstwagen, Job-Bike, ÖPNV-Zuschuss und betriebliche Altersvorsorge zusammenwirken — und wo die Fallstricke liegen.

Wie ist Arbeitslohn steuerlich strukturiert?

Bevor ein einzelner Vergütungsbaustein bewertet wird, lohnt eine Drei-Stufen-Prüfung. Erste Stufe: Liegt überhaupt steuerbarer Arbeitslohn vor? Bestimmte Leistungen des Arbeitgebers sind von vornherein nicht steuerbar — etwa Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen oder Vorteile, die ganz überwiegend dem eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers dienen. Zweite Stufe: Wenn die Leistung steuerbar ist, ist sie steuerpflichtig oder durch eine Norm wie § 3 EStG steuerfrei? Dritte Stufe: Ist die Leistung steuerpflichtig, kann sie individuell besteuert oder pauschaliert werden?

Diese Reihenfolge ist nicht akademisch. Wer die Prüfung in dieser Folge durchgeht, vermeidet, dass er einen Vorteil pauschal versteuert, der gar nicht hätte angesetzt werden müssen — oder umgekehrt einen Vorteil unberücksichtigt lässt, der bei korrekter Bewertung über der monatlichen 50-Euro-Freigrenze gelegen hätte und damit komplett steuerpflichtig wird.

Welche Zuwendungen sind nicht steuerbar?

Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro brutto, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder dessen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zuwendet. Klassische Anlässe sind der runde Geburtstag, die Heirat oder die Geburt eines Kindes. Die 60-Euro-Grenze gilt insgesamt pro Anlass und ist eine Bruttogrenze inklusive Umsatzsteuer.

Wichtig ist die Form: Geldleistungen sind selbst dann Arbeitslohn, wenn ihr Wert unter 60 Euro liegt. Nur die Sachzuwendung ist privilegiert. Ebenfalls Aufmerksamkeiten sind Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb überlässt — der klassische Obstkorb oder der Kaffee im Büro.

Leistungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse sind ebenfalls kein Lohn. Dazu zählen Vorteile, die der Belegschaft als Gesamtheit zugewendet werden, etwa die Bereitstellung von Aufenthalts- und Erholungsräumen oder Parkplätzen auf dem Betriebsgelände. Auch zur beruflichen Nutzung überlassene Arbeitsmittel — Kugelschreiber, Laptop, Schreibtisch, Fachliteratur — fallen darunter. Maßgeblich ist, dass das eigenbetriebliche Interesse so klar im Vordergrund steht, dass das Eigeninteresse des Arbeitnehmers vernachlässigt werden kann.

Welche steuerfreien Bausteine bietet § 3 EStG?

Vier Befreiungstatbestände sind in der mittelständischen Vergütungspraxis besonders relevant. Sie haben eine Gemeinsamkeit, die in der Beratung oft übersehen wird: Sie greifen jeweils nur, wenn die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung disqualifiziert.

§ 3 Nr. 15 EStG — ÖPNV-Zuschuss: Steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers zu Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr. Zu beachten ist die Wechselwirkung mit dem Werbungskostenabzug: Solche Zuschüsse mindern die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG. Details ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 15.8.2019.

§ 3 Nr. 26 EStG — Übungsleiterfreibetrag: Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder aus vergleichbaren Tätigkeiten im Dienst einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen Einrichtung sind bis 3.000 Euro im Jahr steuerfrei. Nebenberuflich heißt: nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs. Der Freibetrag ist ein Jahresbetrag und wird auch dann nur einmal gewährt, wenn mehrere begünstigte Tätigkeiten ausgeübt werden. Übersteigen die Einnahmen die 3.000 Euro, dürfen die zusammenhängenden Ausgaben abweichend von § 3c EStG nur insoweit abgezogen werden, als sie 3.000 Euro übersteigen.

§ 3 Nr. 37 EStG — Job-Bike: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein betriebliches Fahrrad, das kein Kraftfahrzeug im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist, zur privaten Nutzung, ist diese Nutzung steuerfrei. Die Abgrenzung zum Kraftfahrzeug ist dabei wesentlich: Schnelle E-Bikes mit höheren Geschwindigkeiten fallen aus der Befreiung heraus.

§ 3 Nr. 46 EStG — E-Auto-Laden: Steuerfrei sind Vorteile für das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeugs oder Hybridelektrofahrzeugs an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung sowie für die zur privaten Nutzung überlassene betriebliche Ladevorrichtung. Auch hier ist die Zusätzlichkeitsvoraussetzung Pflicht.

Wie ist die Betriebsveranstaltung steuerlich zu behandeln?

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG zwar Arbeitslohn — der Gesetzgeber gewährt aber einen Freibetrag von 110 Euro für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr und Arbeitnehmer. Voraussetzung ist, dass die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht.

Die Bemessung erfolgt nach den anteilig auf den Arbeitnehmer und seine Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Dazu gehören alle Aufwendungen — auch der rechnerische Anteil an Kosten für den äußeren Rahmen wie Musik, Raummiete oder Eintrittsgelder. Maßgeblich ist die Zahl der anwesenden, nicht der angemeldeten Teilnehmer.

Beispiel mit konkreten Zahlen: An einem Betriebsausflug nehmen 30 Personen teil; dem Arbeitgeber entstehen 3.180 Euro an Gesamtaufwendungen einschließlich Umsatzsteuer. Pro Teilnehmer ergeben sich 106 Euro. Ein Mitarbeiter, der seine Lebensgefährtin mitbringt, muss sich 212 Euro zurechnen lassen. Nach Abzug des 110-Euro-Freibetrags verbleibt steuerpflichtiger Arbeitslohn von 102 Euro. Diesen Restbetrag kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuern.

Praktischer Hinweis: Wer mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr ausrichtet, sollte vorab festlegen, für welche zwei der Freibetrag genutzt wird. Bei der dritten und jeder weiteren Veranstaltung ist die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG das wirtschaftlich sinnvolle Instrument, weil sie die Steuerlast vom Arbeitnehmer auf den Arbeitgeber verlagert und eine spätere Veranlagungswirkung beim Arbeitnehmer ausschließt.

Wie werden Sachbezüge bewertet?

Das Gesetz kennt fünf Bewertungsmaßstäbe, die in einer festen Reihenfolge zu prüfen sind. Vorrangig ist § 8 Abs. 3 EStG (Belegschaftsrabatt). Greift dieser nicht, ist zu prüfen, ob eine Wohnungsüberlassung zu eigenen Wohnzwecken vorliegt (§ 8 Abs. 2 Satz 12 EStG), ob die Sozialversicherungsentgeltverordnung amtliche Werte vorgibt (§ 8 Abs. 2 Satz 6 bis 10 EStG) oder ob der Sachbezug eine PKW-Gestellung ist (§ 8 Abs. 2 Satz 3 bis 5 EStG). Bleibt nichts davon einschlägig, gilt der Auffangtatbestand der Einzelbewertung nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort, aus Vereinfachungsgründen mit 96 Prozent dieses Endpreises.

Über alldem steht die 50-Euro-Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG: Sachbezüge bleiben außer Ansatz, soweit sie nach Anrechnung gezahlter Entgelte insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Bei Gutscheinen und Geldkarten gilt die Privilegierung nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die 50 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag — wird sie um nur einen Cent überschritten, ist der gesamte Sachbezug des Monats steuerpflichtig. Diese Bruchstelle ist in der Praxis ein häufiger Fehlerherd.

PKW-Gestellung: 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch?

Bei Überlassung eines Dienstwagens zur privaten Nutzung hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht zwischen pauschalem Nutzungswert und Fahrtenbuchmethode.

1-Prozent-Regelung: Ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung — abgerundet auf volle hundert Euro, einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer — ist monatlich als Sachbezug anzusetzen. Bei einem BLP von 67.587 Euro sind das nach Abrundung auf 67.500 Euro genau 675 Euro je Monat. Darf der Arbeitnehmer den Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, kommen monatlich 0,03 Prozent des BLP je Entfernungskilometer hinzu. Bei zehn Kilometern Entfernung sind das zusätzlich 202,50 Euro pro Monat (0,03 Prozent × 67.500 Euro × 10 km).

Fahrtenbuchmethode: Anstelle der Pauschale werden die tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers anteilig auf private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte umgelegt. Voraussetzung ist die belegmäßige Erfassung aller Kfz-Kosten und ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Beispiel: Ein Wagen verursacht 10.000 Euro Jahreskosten und wird ausweislich des Fahrtenbuchs 20.000 Kilometer bewegt, davon 5.000 Kilometer privat und für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Der Sachbezug beträgt 2.500 Euro im Jahr.

Welches Modell günstiger ist, entscheidet sich am Verhältnis von Bruttolistenpreis zum tatsächlichen Privatnutzungsanteil. Bei hohen Listenpreisen und geringer Privatnutzung ist das Fahrtenbuch fast immer überlegen — sofern es vom ersten Tag an lückenlos geführt wird.

E-Fahrzeuge und Hybride: Für reine Elektrofahrzeuge und extern aufladbare Hybride sieht § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG erhebliche Vergünstigungen vor (Details im BMF-Schreiben vom 5.11.2021). Wer im Mittelstand auf elektrifizierte Flotten umstellt, hat hier einen wirksamen Hebel zur Senkung des geldwerten Vorteils.

Welchen Vorteil bringt der Belegschaftsrabatt § 8 Abs. 3 EStG?

Liefert der Arbeitgeber Waren oder Dienstleistungen, die er nicht überwiegend für die Belegschaft, sondern im Markt erbringt, an seine Arbeitnehmer verbilligt oder unentgeltlich, greift § 8 Abs. 3 EStG. Die Bewertung erfolgt mit den um 4 Prozent geminderten Endpreisen, zu denen der Arbeitgeber die Ware fremden Letztverbrauchern anbietet — abzüglich des Rabatt-Freibetrags von 1.080 Euro im Kalenderjahr.

Beispiel: Ein Möbelhersteller überlässt seinem Mitarbeiter unentgeltlich einen Schrank, der im Kundenverkauf 1.300 Euro kostet. Bewertung: 1.248 Euro (1.300 Euro × 96 Prozent). Nach Abzug des Rabatt-Freibetrags von 1.080 Euro verbleiben 168 Euro steuerpflichtiger Sachbezug.

Zwei Voraussetzungen sind kritisch: Es muss sich um eine eigene Leistung des Arbeitgebers an den Markt handeln, und der Vorgang darf nicht nach § 40 EStG pauschal versteuert worden sein. Wer beides klärt, hat in produzierenden oder handelnden Unternehmen einen attraktiven, nicht-monetären Vergütungsbaustein.

Wie spielt § 3 Nr. 63 EStG bei der bAV?

Beiträge des Arbeitgebers an eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung zum Aufbau einer kapitalgedeckten betrieblichen Altersvorsorge sind nach § 3 Nr. 63 Satz 1 EStG steuerfrei — und zwar bis 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung. Für 2025 liegt diese bei 96.600 Euro; daraus ergibt sich ein steuerfreier Höchstbetrag von 7.728 Euro pro Jahr. Voraussetzung ist ein erstes Dienstverhältnis und das Kapitaldeckungsverfahren.

Beispiel: Ein Arbeitgeber zahlt 2025 für seinen Arbeitnehmer 3.750 Euro an eine kapitalgedeckte Pensionskasse. Der Beitrag liegt unter dem Höchstbetrag und ist vollständig steuerfrei. Reicht der Höchstbetrag nicht aus, bleibt für umlagefinanzierte Pensionskassen die Pauschalierung nach § 40b EStG mit 20 Prozent als zweite Stufe.

Pensionszusagen und Beiträge an Unterstützungskassen führen während der Anwartschaftsphase ohnehin nicht zu einem Lohnzufluss. Der ertragsteuerliche Hebel ist hier ein anderer — er liegt auf der Pensionsrückstellung beim Arbeitgeber und wird in einem separaten Beitrag behandelt.

Häufige Fallstricke

Zusätzlichkeitsvoraussetzung übersehen: § 3 Nr. 15, 37 und 46 EStG sowie die 50-Euro-Sachbezugsregelung für Gutscheine und Geldkarten greifen nur, wenn die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Eine Gehaltsumwandlung disqualifiziert.

Geldleistung statt Sachzuwendung: Aufmerksamkeiten und Sachbezüge erfordern eine Sachleistung. Sobald Geld fließt, ist der gesamte Betrag Arbeitslohn — selbst bei Beträgen unter 60 Euro.

50-Euro-Grenze als Freigrenze: Eine Überschreitung um wenige Cent macht den gesamten Sachbezug des Monats steuerpflichtig — nicht nur den übersteigenden Teil.

Fahrtenbuch ohne Lückenlosigkeit: Wer mit dem Fahrtenbuch begonnen hat und es unvollständig führt, fällt zurück in die 1-Prozent-Methode. Fahrten dürfen nicht im Nachhinein rekonstruiert werden.

Betriebsveranstaltung — angemeldete vs. anwesende Teilnehmer: Wenn weniger Teilnehmer kommen als geplant, steigt der Pro-Kopf-Wert. Plakative Beispiele zeigen, wie schnell der 110-Euro-Freibetrag dadurch überschritten wird.

Belegschaftsrabatt bei Konzerngesellschaften: § 8 Abs. 3 EStG verlangt eine eigene Leistung des Arbeitgebers an den Markt. Konzerninterne Rabatte über Schwestergesellschaften fallen typischerweise nicht darunter.

FAQ

Gilt der 60-Euro-Wert für Aufmerksamkeiten netto oder brutto?

Brutto inklusive Umsatzsteuer. Die 60 Euro sind eine Freigrenze und gelten insgesamt für alle Sachzuwendungen im Rahmen eines persönlichen Ereignisses.

Können wir den 110-Euro-Freibetrag bei der Betriebsveranstaltung mit Pauschalierung kombinieren?

Ja. Übersteigt der Pro-Kopf-Anteil 110 Euro, kann der übersteigende Betrag nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal besteuert werden. Der Freibetrag steht für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und Arbeitnehmer zur Verfügung.

Wirken sich ÖPNV-Zuschüsse nach § 3 Nr. 15 EStG auf die Steuererklärung des Mitarbeiters aus?

Ja. Die Zuschüsse mindern die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG. Der Mitarbeiter sollte hierüber informiert werden, um Korrekturen im Veranlagungsverfahren zu vermeiden.

Müssen wir uns einmal auf 1-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch festlegen?

Pro Fahrzeug und Kalenderjahr ja. Innerhalb des Jahres ist ein Wechsel grundsätzlich nicht möglich. Mit dem Jahreswechsel kann die Methode geändert werden.

Wie weisen wir nach, dass Beiträge zur bAV nach § 3 Nr. 63 EStG begünstigt sind?

Erforderlich ist die kapitalgedeckte Ausgestaltung über Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds und das Bestehen eines ersten Dienstverhältnisses. Details regelt das BMF-Schreiben vom 12.8.2021.

Unsere fachliche Einschätzung

Die wirksamsten Hebel im Mittelstand sind selten der spektakuläre Einzelvorteil, sondern die saubere Kombination mehrerer kleinerer Bausteine. Die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze, ein Job-Bike, ein ÖPNV-Zuschuss, ein Aufmerksamkeitsbudget zu persönlichen Anlässen und eine bAV im Rahmen des § 3 Nr. 63 EStG ergeben in Summe einen spürbaren Vergütungsvorteil — ohne Anhebung des Bruttogehalts und ohne zusätzliche Sozialabgaben in voller Höhe. Entscheidend ist die Dokumentation der Zusätzlichkeit und die korrekte Bewertung. Beides sollte vor der erstmaligen Einführung neuer Bausteine in einer Lohnsteueranrufungsauskunft mit dem Betriebsstättenfinanzamt abgeklärt werden, wenn Auslegungsspielräume bestehen.

Rechtsstand: April 2026.