Warum bedarf der Formwechselbeschluss der notariellen Beurkundung?

Der Formwechselbeschluss ist nicht in einfacher Schriftform fassbar. Die Rechtsgrundlage ist eindeutig: Nach § 193 Abs. 3 S. 1 UmwG bedarf der Beschluss über den Formwechsel der notariellen Beurkundung. Damit ist der Notar nicht nur Begleiter, sondern Beurkundungsorgan der Versammlung.

In der Praxis wirft das eine Frage auf, die jede Tagesordnung berührt: Was geschieht mit Tagesordnungspunkten, die selbst nicht beurkundungspflichtig sind? Lohr beantwortet sie klar: Werden weitere, nicht beurkundungspflichtige Tagesordnungspunkte abgehandelt, kann sich das notarielle Protokoll auf die beurkundungspflichtigen Punkte beschränken. Das spart Aufwand und Kosten, ohne die Wirksamkeit des Formwechselbeschlusses zu gefährden.

In der Beratungspraxis empfehlen wir, die Tagesordnung von vornherein so zu strukturieren, dass der beurkundungspflichtige Teil — der eigentliche Formwechselbeschluss — klar von übrigen Punkten abgegrenzt ist. Das erleichtert dem Notar die Protokollführung und reduziert das Risiko, dass die Beurkundung lückenhaft wird.

Wie wird die Mitgliederversammlung geleitet?

Die Bestimmung des Versammlungsleiters folgt einer abgestuften Regel:

Primär die Satzung. Enthält die Vereinssatzung eine Regelung zur Versammlungsleitung, ist diese maßgebend. Die Reihenfolge ist also: Satzung zuerst, dann Auffangregel.

Auffangregel: der Vorstand. Fehlt eine Satzungsregelung, ist der Vereinsvorstand zuständig.

Bei mehrköpfigem Vorstand: der Vorsitzende. Hat der Verein einen mehrköpfigen Vorstand, obliegt die Versammlungsleitung dem Vorsitzenden des Vorstands.

Aus unserer Sicht lohnt sich vor der Versammlung ein Blick in die Vereinssatzung. Wer pauschal davon ausgeht, dass der Vorstandsvorsitzende leitet, übersieht möglicherweise eine abweichende Satzungsregelung — und schafft damit eine Angriffsfläche gegen den Beschluss.

Zu den Aufgaben des Versammlungsleiters gehört auch die Bekanntgabe der Tagesordnung in der Versammlung. Die Tagesordnungspunkte werden vom Versammlungsleiter offiziell festgelegt; das ist der Akt, der die Grundlage für die anschließende Beschlussfassung bildet.

Welche Auslegungs- und Erörterungspflichten bestehen in der Versammlung?

Die Versammlung ist nicht nur Abstimmungsort. Sie ist auch Informations- und Diskussionsort. § 274 Abs. 2 i.V.m. § 239 UmwG ordnet an: Formwechselbericht und Formwechselbeschluss sind in der Versammlung auszulegen und zu erörtern.

Zwei Komponenten lassen sich daraus ableiten:

Auslegung in der Versammlung. Bericht und Beschlussentwurf liegen in der Versammlung physisch vor und sind für die Mitglieder einsehbar. Das ergänzt die schon im Vorfeld bestehende Auslagepflicht in den Geschäftsräumen — die Versammlung selbst ist ein weiterer Auslageort.

Erörterung. Die Versammlung ist nicht auf eine Abstimmung verkürzt. Den Mitgliedern muss Gelegenheit gegeben werden, Fragen zu stellen und Stellung zu nehmen. Eine reine Beschlussverkündung ohne Erörterungsmöglichkeit erfüllt die Anforderung nicht.

Erfahrungsgemäß lassen sich beide Pflichten gut über die Tagesordnung steuern: Ein erster Tagesordnungspunkt zu Erläuterungen und Aussprache, ein zweiter zur eigentlichen Beschlussfassung. Diese Trennung ist nicht nur protokollarisch sauber, sondern dokumentiert auch, dass die Erörterungspflicht erfüllt wurde.

Welche Inhalte muss der Formwechselbeschluss enthalten?

Die inhaltlichen Anforderungen an den Beschluss richten sich nach § 194 Abs. 1 UmwG. Der Pflichtinhalt umfasst — bezogen auf den Formwechsel des Vereins in die GmbH — folgende Punkte:

Umwandlung als solche. Der Beschluss spricht aus, dass der Verein im Wege des Formwechsels in eine GmbH umgewandelt wird. Das ist der Kernsatz, der den Vorgang rechtlich auslöst.

Stammkapital. Der Beschluss legt das Stammkapital der künftigen GmbH fest. In der Praxis ist § 5 GmbHG zu beachten; der Mindestnennbetrag des Stammkapitals folgt aus dem GmbH-Recht.

Beteiligung der Mitglieder. Der Beschluss regelt, in welcher Höhe jedes Vereinsmitglied einen Geschäftsanteil an der GmbH erhält. Die Details zur Bildung der Geschäftsanteile sind im Folgeartikel zu Satzung, Stammkapital und Mitgliederbeteiligung behandelt.

Satzung der GmbH. Die Satzung wird zum Bestandteil des Beschlusses und in aller Regel als Anlage beigefügt. Der Beschluss verweist auf diese Anlage.

Besondere Rechte nach § 194 Abs. 1 Nr. 5 UmwG. Der Beschluss klärt ausdrücklich, ob besondere Rechte einzelnen Mitgliedern oder Dritten gewährt werden. Üblich ist die Negativaussage: keine besonderen Rechte für Mitglieder oder andere Personen.

Folgen für Arbeitnehmer und ihre Vertretungen. Beschäftigt der Verein Arbeitnehmer, sind die Folgen des Formwechsels für die Arbeitnehmer und ihre Vertretungen darzulegen. Üblich ist die Klarstellung, dass die Arbeitsverhältnisse zu unveränderten Bedingungen fortgeführt werden und keine arbeitsrechtlichen Maßnahmen aus Anlass des Formwechsels erfolgen.

Kostentragung. In der Beratungspraxis üblich ist die Festlegung, dass die GmbH die Kosten des Formwechsels trägt. Das schafft Klarheit gegenüber den Mitgliedern und vermeidet spätere Streitigkeiten über Kostenfragen.

Aus unserer Sicht ist der häufigste Fehler nicht das vollständige Übersehen eines Pflichtpunkts, sondern dessen oberflächliche Behandlung. Eine Klausel zu Arbeitnehmern, die nur „die Arbeitsverhältnisse werden fortgeführt" sagt, ohne auf die Vertretungen einzugehen, kann die Anforderung des § 194 Abs. 1 UmwG verfehlen. Wo Arbeitnehmer und Betriebsrat vorhanden sind, ist beides ausdrücklich zu benennen.

Welche Mehrheit ist für den Formwechselbeschluss erforderlich?

Regelmehrheit: drei Viertel der erschienenen Mitglieder

Der Formwechselbeschluss erfordert nach § 275 Abs. 2 UmwG eine Mehrheit von drei Vierteln der erschienenen Mitglieder. Das ist die Grundregel.

Zwei Punkte sind in der Praxis bedeutsam:

Erschienene, nicht abgegebene Stimmen. Die Drei-Viertel-Quote bezieht sich auf die erschienenen Mitglieder. Enthaltungen zählen damit nicht als Zustimmung. Wer das Quorum auf Basis der abgegebenen Stimmen berechnet, kommt zu falschen Ergebnissen.

Versammlungsteilnahme als Steuerungsgröße. Wer die nötige Mehrheit sichern will, sollte die Versammlungsteilnahme aktiv begleiten — etwa durch rechtzeitige Information der Mitglieder über die Bedeutung der Abstimmung.

Verschärfung durch Satzung

Die Satzung des Vereins kann eine weitergehende Mehrheit vorsehen. Die Rechtsgrundlage ist § 275 Abs. 2 S. 3 UmwG. Vor jeder Versammlungsvorbereitung ist daher ein Blick in die Vereinssatzung Pflicht. Sieht sie etwa eine Fünf-Sechstel-Mehrheit für Satzungsänderungen oder einschneidende Strukturentscheidungen vor, kann diese Quote auch den Formwechselbeschluss erfassen.

Neun-Zehntel-Mehrheit bei förmlichem Widerspruch

Eine besondere Variante regelt § 275 Abs. 2 S. 2 UmwG: Erheben spätestens bis zum Ablauf des dritten Tages vor der Mitgliederversammlung wenigstens hundert Mitglieder — bei Vereinen mit weniger als tausend Mitgliedern ein Zehntel der Mitglieder — durch eingeschriebenen Brief Widerspruch gegen den Formwechsel, ist eine Mehrheit von mindestens neun Zehnteln der abgegebenen Stimmen erforderlich.

Wesentlich sind die Voraussetzungen:

Form: eingeschriebener Brief. Eine E-Mail oder ein einfacher Brief genügt nicht.

Frist: drei Tage vor der Versammlung. Die Frist läuft auf das Datum der Versammlung zu, nicht auf den Einladungstermin.

Quorum: hundert Mitglieder bzw. ein Zehntel. Die Schwelle ist absolut bei Vereinen ab tausend Mitgliedern, relativ bei kleineren Vereinen.

Folge: Neun-Zehntel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Bezugsgröße wechselt — anders als bei der Regelmehrheit nach § 275 Abs. 2 UmwG zählen hier die abgegebenen, nicht die erschienenen Stimmen.

In der Beratungspraxis ist diese Variante bei größeren Vereinen mit unklarer Mehrheitslage ernsthaft mitzudenken. Wer im Vorfeld erkennt, dass eine Minderheit den Widerspruch organisiert, sollte mit qualifizierter Mehrheitsschwelle planen — oder die Beschlussvorbereitung darauf ausrichten, die Neun-Zehntel-Hürde zu erreichen.

Einstimmigkeit bei Zweckänderung

Die strengste Variante greift, wenn der Formwechsel mit einer Zweckänderung verbunden ist. Nach § 275 Abs. 1 UmwG i.V.m. § 33 Abs. 1 S. 2 BGB müssen in diesem Fall alle Vereinsmitglieder zustimmen.

Hier kommt der Begriff des „Vereinszwecks" entscheidende Bedeutung zu. Vereinszweck ist der den Charakter des Vereins festlegende oberste Leitsatz der Vereinstätigkeit. Die Konsequenz ist wichtig: Zweckergänzungen und Zweckbeschränkungen, die dem Leitbild nicht entgegenstehen, lösen kein Zustimmungserfordernis aus.

Damit ist nicht jede Veränderung an den Vereinszielen eine Zweckänderung im Sinne der Einstimmigkeitsregel. Erst eine Maßnahme, die den obersten Leitsatz der Vereinstätigkeit berührt, schlägt die Tür zur Einstimmigkeit auf. Bei der gemeinnützigen Umwandlung in eine gGmbH unter Beibehaltung des satzungsmäßigen Zwecks liegt regelmäßig keine Zweckänderung vor; die Drei-Viertel-Mehrheit reicht. Soll dagegen mit dem Formwechsel auch der Vereinszweck inhaltlich neu ausgerichtet werden, ist die Einstimmigkeit zwingend.

Aus unserer Sicht ist diese Abgrenzung der heikelste Punkt im Mehrheitsregime. Wer hier falsch liegt, baut den Formwechsel auf der falschen Mehrheitsschwelle auf — und riskiert die Anfechtbarkeit. Eine ehrliche Prüfung, ob der Vereinszweck mit dem Formwechsel inhaltlich verschoben wird, gehört in jede Vorbereitung.

Worauf sollte der Vorstand bei der Beschlussfassung achten?

Drei Punkte aus der Beratungserfahrung:

Notarielles Protokoll abgrenzen. Der beurkundungspflichtige Teil wird klar von den übrigen Tagesordnungspunkten getrennt. Das vermeidet Lücken in der Beurkundung und reduziert Notarkosten.

Mehrheitsschwelle vor der Versammlung verbindlich klären. Drei Viertel, neun Zehntel oder Einstimmigkeit — die Antwort steht fest, bevor abgestimmt wird. Eine nachträgliche Korrektur ist nicht möglich.

Beschlusstext lückenlos. Alle Pflichtinhalte des § 194 Abs. 1 UmwG werden ausdrücklich behandelt. Schweigen zu einem Pflichtpunkt — etwa zu besonderen Rechten — ist kein Argument dafür, dass nichts geregelt wäre; es kann eine Angriffsfläche werden.

Die Anforderungen an die Beschlussfassung sind anspruchsvoll, aber überschaubar. Wer Vorbereitung, Mehrheit und Beschlussinhalt sauber zusammenführt, schafft die Grundlage dafür, dass der Formwechsel anschließend in die Eintragungsphase übergeht.

Rechtsstand: Mai 2026.

FAQ

Welche Form muss der Formwechselbeschluss haben?

Der Beschluss bedarf der notariellen Beurkundung. Die Rechtsgrundlage ist § 193 Abs. 3 S. 1 UmwG. Nicht beurkundungspflichtige Tagesordnungspunkte müssen nicht im notariellen Protokoll erscheinen.

Welche Mehrheit ist im Regelfall erforderlich?

Eine Mehrheit von drei Vierteln der erschienenen Mitglieder gemäß § 275 Abs. 2 UmwG. Maßstab ist die Zahl der erschienenen, nicht der abgegebenen Stimmen.

Wann ist eine Neun-Zehntel-Mehrheit erforderlich?

Wenn spätestens bis zum dritten Tag vor der Versammlung wenigstens hundert Mitglieder — bei kleineren Vereinen ein Zehntel — durch eingeschriebenen Brief Widerspruch erheben. Die Rechtsgrundlage ist § 275 Abs. 2 S. 2 UmwG.

Wann ist Einstimmigkeit erforderlich?

Wenn der Formwechsel mit einer Zweckänderung verbunden ist. Maßstab ist der oberste Leitsatz der Vereinstätigkeit; bloße Zweckergänzungen oder -beschränkungen, die das Leitbild nicht berühren, lösen keine Einstimmigkeitspflicht aus. Rechtsgrundlage: § 275 Abs. 1 UmwG i.V.m. § 33 Abs. 1 S. 2 BGB.

Was muss der Beschluss inhaltlich enthalten?

Die Pflichtinhalte richten sich nach § 194 Abs. 1 UmwG. Zu regeln sind insbesondere die Umwandlung selbst, Stammkapital, Beteiligung der Mitglieder, Satzung der GmbH, besondere Rechte und — bei Arbeitnehmern — die Folgen für Arbeitnehmer und ihre Vertretungen.

Wer leitet die Mitgliederversammlung?

Maßgebend ist primär die Vereinssatzung. Fehlt eine Satzungsregelung, ist der Vorstand zuständig; bei mehrköpfigem Vorstand der Vorsitzende.

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Prof. Dr. Manzur Esskandari und Dr. Daniela Bick, LL.M. (Taxation), REB Steuerberatung GbR, Osnabrück.