Unternehmensteuer & Rechtsform

Abnehmer teilt keine USt-IdNr. mit: Warum die Lieferung dann zwingend steuerpflichtig ist

8. Juni 2026

Autoren: Prof. Dr. Manzur Esskandari, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, Honorarprofessor an der Universität des Saarlandes, Lehrbeauftragter der Hochschule Osnabrück und Dr. Daniela Bick, LL.M. (Taxation), Rechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht, Lehrbeauftragte der Hochschule Osnabrück, REB Steuerberatung GbR, Osnabrück.

TL;DR

Vor den Quick Fixes ließ sich eine fehlende oder fehlerhafte USt-IdNr. des Abnehmers in vielen Fällen noch reparieren, weil die Nummer als formeller Nachweis galt und die Steuerfreiheit am Ende von der objektiven Lieferung ins Gemeinschaftsgebiet abhing. Seit dem 1.1.2020 ist das anders. Die gültige, vom Abnehmer verwendete USt-IdNr. ist über § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG zur materiellen Befreiungsvoraussetzung aufgestiegen. Teilt der Abnehmer keine Nummer mit, ist die Lieferung steuerpflichtig, und zwar ohne dass eine noch so saubere Gelangensbestätigung oder ein lückenloser Buchnachweis das auffangen könnte. Wer mit EU-Kunden handelt, sollte den Unterschied zwischen Vorhandensein und Verwendung der Nummer kennen, dazu vier Sonderfälle, an denen sich in der Beratung regelmäßig entscheidet, ob die Steuerfreiheit hält.

Rechtsstand: Juni 2026 – basierend auf § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG in der seit dem 1.1.2020 geltenden Fassung.

Die USt-IdNr. ist die zentrale steuerliche Kennzeichnung eines Unternehmers im EU-Binnenmarkt. Für die innergemeinschaftliche Lieferung verlangt § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG, dass der Abnehmer gegenüber dem Lieferer eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte, im Zeitpunkt der Lieferung gültige USt-IdNr. verwendet. Diese Voraussetzung entspricht Art. 138 Abs. 1 Buchst. b der Mehrwertsteuersystemrichtlinie. Seit den Quick Fixes ist sie eine materielle Bedingung, deren Fehlen die Befreiung unmittelbar ausschließt; den Rang einer bloßen Formalie hat sie damit verloren.

Mein EU-Kunde nennt mir keine USt-IdNr., ist die Lieferung trotzdem steuerfrei?

Nein. Teilt der Abnehmer keine USt-IdNr. mit, ist die innergemeinschaftliche Lieferung seit den Quick Fixes steuerpflichtig, und dieser Mangel kann anders als früher nicht mehr durch andere Nachweise kompensiert werden. § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG zählt die vom Abnehmer verwendete gültige USt-IdNr. zu den Tatbestandsmerkmalen der Steuerbefreiung. Fehlt das Merkmal, ist der Tatbestand nicht erfüllt; der Umsatz wird mit dem Regelsteuersatz belastet.

Genau hier liegt der harte Bruch zur Rechtslage vor dem 1.1.2020. Früher griff die Linie des EuGH-Urteils Collée vom 27.9.2007 (Rechtssache C-146/05), wonach formelle Nachweismängel nicht automatisch zum Verlust der Steuerbefreiung führen, solange die materiellen Voraussetzungen objektiv vorliegen. Über diese Logik ließ sich eine fehlende USt-IdNr. heilen, sofern feststand, dass der Gegenstand tatsächlich an einen Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet gelangt war. Diese Tür hat der Gesetzgeber mit der Anhebung der Nummer zur materiellen Voraussetzung geschlossen. Eine einzelne formelle Position, nämlich die Verwendung der USt-IdNr., ist zur materiellen Voraussetzung der Steuerfreiheit geworden. Die Verschärfung gilt seit dem 1.1.2020 und hat die Komplexität für Unternehmer spürbar erhöht. In Betriebsprüfungen läuft die Argumentation des ehrlichen Lieferers, er habe doch alles dokumentiert, deshalb bei diesem Punkt regelmäßig leer.

Reicht eine USt-IdNr., die der Kunde erst nach der Lieferung nachreicht?

Eine erst nach der Lieferung mitgeteilte USt-IdNr. reicht nicht, weil zum Lieferungszeitpunkt dann keine gültige Nummer verwendet wurde. § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG knüpft die Steuerbefreiung in der seit dem 1.1.2020 geltenden Fassung an die im Zeitpunkt der Lieferung verwendete gültige Nummer. Maßgeblich ist damit der Zeitpunkt der Lieferung, nicht der Zeitpunkt der Rechnungstellung, der Zahlung oder einer späteren Korrespondenz. Der BFH hat diese Zeitpunkt-Fixierung für die Gültigkeit der Nummer bestätigt; sie gilt für das Tatbestandsmerkmal der Verwendung gleichermaßen.

Praktisch bedeutet das eine harte Stichtagsbetrachtung. Hat der Abnehmer im Moment der Lieferung keine Nummer verwendet, lässt sich der Zustand nicht rückwirkend dadurch reparieren, dass die Nummer Wochen später im Schriftverkehr auftaucht. Für den Lieferer folgt daraus eine schlichte, aber folgenreiche Reihenfolge: erst die gültige USt-IdNr. des Abnehmers einholen und prüfen, dann liefern. Wer aus Termindruck zuerst liefert und die Nummer nachfordert, riskiert die Steuerpflicht des gesamten Umsatzes, auch wenn der Kunde unstreitig Unternehmer im Bestimmungsland ist. Wie eng diese Absicherung mit Beleg- und Buchnachweis verzahnt ist, behandelt der Beitrag zur innergemeinschaftlichen Lieferung und ihrer Absicherung gesondert.

Was gilt, wenn der Kunde eine USt-IdNr. hat, sie aber nicht verwendet?

Besitzt der Erwerber eine im Lieferzeitpunkt gültige ausländische USt-IdNr., verwendet er sie aber nicht, ist der Umsatz steuerpflichtig. Das ist der Punkt, den viele unterschätzen: Es genügt nicht, dass der Kunde irgendwo eine gültige Nummer registriert hat. § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt die aktive Verwendung gegenüber dem Lieferer. Vorhandensein und Verwendung sind zwei verschiedene Dinge, und nur die Verwendung erfüllt das Tatbestandsmerkmal. Hinzu kommt die Prüfungsebene: Die Finanzverwaltung verlangt für den Nachweis der Unternehmereigenschaft des Abnehmers eine qualifizierte Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern, bei der Firmenname, Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße mit den registrierten Daten abgeglichen werden. Eine einfache Online-Prüfung der bloßen Existenz der Nummer reicht dafür nicht aus. Stimmt die Abfrage mit den Angaben des Lieferers überein, genügt sie regelmäßig zum Nachweis der Unternehmereigenschaft; den Verwendungsakt durch den Abnehmer ersetzt sie aber nicht.

Daraus ergeben sich in der Praxis zwei Fallgruppen mit unterschiedlicher Rechtsfolge.

Sachverhalt zum Lieferzeitpunkt

Folge für die Steuerbefreiung

Abnehmer hat eine gültige ausländische USt-IdNr., verwendet sie aber nicht

Umsatz steuerpflichtig

Ausländischer Fiskus hat noch keine USt-IdNr. erteilt

Steuerfreiheit hängt davon ab, ob die Behörde die Nummer rückwirkend erteilt

Im zweiten Fall, in dem zum Lieferzeitpunkt durch den ausländischen Fiskus noch keine USt-IdNr. erteilt war, kommt es für die Steuerfreiheit darauf an, ob die ausländische Behörde eine Nummer mit Rückwirkung erteilt. Die Finanzverwaltung erkennt eine rückwirkende Erteilung an; die einschlägige Verwaltungsanweisung findet sich in Abschnitt 6a.1 Abs. 19 Satz 7 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Erfahrungsgemäß lohnt es sich gerade bei Lieferungen an neu gegründete EU-Gesellschaften, die Registrierung des Abnehmers vor dem Geschäft abzuklären, weil sich die Erteilung in einigen Mitgliedstaaten hinzieht und der Lieferer das Risiko der Verzögerung trägt.

Welche Sonderregel gilt, wenn der ausländische Organkreis nur eine USt-IdNr. hat?

Erteilt die Steuerverwaltung eines anderen Mitgliedstaates einem Organkreis nur eine einzige USt-IdNr., ist deren Verwendung durch die Organgesellschaft gegenüber einem inländischen Unternehmer anzuerkennen. Das Verwendungserfordernis des § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG ist damit auch dann erfüllt, wenn die Organgesellschaft die für den gesamten Organkreis erteilte Nummer einsetzt. Das ist eine wichtige Entlastung, weil ausländische Organschaftsstrukturen sonst regelmäßig an einer scheinbaren Abweichung zwischen Vertragspartner und Nummern-Inhaber scheitern würden. Tritt also die Organgesellschaft als Vertragspartner auf, verwendet aber die für den Organträger oder den gesamten Organkreis erteilte Nummer, steht das der Steuerbefreiung nicht entgegen.

Auch insoweit können allerdings Nachweisschwierigkeiten bestehen. Der inländische Lieferer muss die Zuordnung dokumentieren können, also belegen, dass der Vertragspartner Teil des Organkreises ist, dem die verwendete Nummer zugeteilt wurde. Vorsicht ist umgekehrt geboten, wenn der Abnehmer eine fremde Nummer angibt, die nicht zu einem solchen Organkreis gehört. An dieser Stelle berühren sich die Organschaftskonstellation und die fehlerhafte USt-IdNr.-Verwendung, denn bereits einzelne falsch hinterlegte Ziffern einer USt-IdNr. führen zur Versagung der Steuerbefreiung, weil die Nummer exakt und vollständig korrekt verwendet werden muss. Wie die Zurechnung innerhalb einer inländischen Organschaft funktioniert, ist im Beitrag zur körperschaftsteuerlichen Organschaft dargestellt.

Gibt es trotz fehlender USt-IdNr. einen Gutglaubensschutz?

Hier ist die Rechtslage nicht einheitlich. Teile der Literatur halten in den Konstellationen ohne im Lieferzeitpunkt verwendete Nummer eine Steuerfreiheit weiterhin für möglich, und zwar teilweise über den Gutglaubensschutz. Diese Gegenposition stützt sich auf den Gedanken, dass ein redlicher Unternehmer, der alle zumutbaren Maßnahmen ergriffen hat, nicht für ein Versäumnis des Abnehmers einstehen soll. Der Vertrauensschutz des § 6a Abs. 4 UStG knüpft genau an diesen Gedanken an und gewährt die Befreiung ausnahmsweise trotz objektiv unrichtiger Abnehmerangaben, wenn der Unternehmer die Unrichtigkeit auch bei Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte.

Verlassen sollte man sich auf diese Linie nicht. § 6a Abs. 4 UStG setzt voraus, dass die Fehlbeurteilung auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht. Das Fehlen einer USt-IdNr. ist aber für den Lieferer offen erkennbar und beruht nicht auf einer falschen Angabe, die er nicht durchschauen konnte. Der Sorgfaltsmaßstab ist europäisch determiniert. Nach der Kittel/Teleos-Rechtsprechung des EuGH muss der Lieferer sinngemäß alle Maßnahmen ergreifen, die vernünftigerweise von ihm verlangt werden können, um sicherzustellen, dass seine Umsätze nicht in eine Steuerhinterziehung einbezogen sind (grundlegend EuGH, Urteil vom 6.7.2006, verbundene Rechtssachen C-439/04 und C-440/04, Kittel und Recolta Recycling). Wer trotz fehlender Nummer liefert, hat eine zumutbare Maßnahme gerade unterlassen. Diese Formel begründet einen objektiv-normativen Sorgfaltsmaßstab, der über die herkömmlichen kaufmännischen Verkehrspflichten hinausgeht und dem Lieferer faktisch eine Überwachungsrolle zuweist. In der Verteidigungspraxis trägt das Gutglaubensargument deshalb bei der fehlenden Mitteilung nur in seltenen Ausnahmekonstellationen; tragfähiger ist es, wenn der Abnehmer aktiv eine später für ungültig erklärte Nummer verwendet hat.

Was dieser Beitrag nicht behandelt

Der Beitrag betrachtet allein die USt-IdNr.-bedingten Versagungsgründe bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Die ebenfalls materiellen Anforderungen an den Warentransport ins übrige Gemeinschaftsgebiet, die Gelangensbestätigung, die Pflichten aus der Zusammenfassenden Meldung sowie die branchenspezifischen Sonderfälle etwa im Kfz-Handel oder beim Handel mit Edelmetallen bleiben außen vor. Reihengeschäfte und Dreiecksgeschäfte mit ihren eigenen Zuordnungsregeln werden hier nicht vertieft. Maßgeblich ist die deutsche Rechtslage; die in Art. 138 Abs. 1a MwStSystRL vorgesehene Exkulpationsmöglichkeit hat der nationale Gesetzgeber nicht übernommen, was im grenzüberschreitenden Sachverhalt eigene Fragen aufwirft.

Unsere fachliche Einschätzung

Die Anhebung der USt-IdNr. zur materiellen Voraussetzung hat einen früher reparablen Formfehler in einen endgültigen Befreiungsausschluss verwandelt. Der häufigste und zugleich vermeidbarste Fehler ist die Lieferung vor Vorliegen einer verwendeten gültigen Nummer. Wer hier nachlässig ist, verliert die Steuerfreiheit für den gesamten Umsatz und kann sie über Buch- und Belegnachweis nicht zurückgewinnen.

Der gefährlichste Irrtum ist die Annahme, das bloße Bestehen einer Registrierung des Kunden genüge. § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt die Verwendung, also das aktive Auftreten unter der Nummer gegenüber dem Lieferer. Ein zweiter Stolperstein sind ausländische Organkreise mit nur einer Nummer. Deren Verwendung durch die Organgesellschaft ist zwar anzuerkennen, der Lieferer muss die Zuordnung aber belegen können. Sobald eine ausländische Behörde eine Nummer rückwirkend erteilt oder rückwirkend für ungültig erklärt, oder sobald der Abnehmer eine fremde Nummer angibt, gehört der Vorgang in die fachliche Prüfung, bevor die Rechnung ohne Umsatzsteuer hinausgeht.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn ich die USt-IdNr. meines Kunden im VIES-System bestätigt habe? Die Gültigkeitsprüfung der Nummer ist notwendig, ersetzt aber die Verwendung durch den Abnehmer nicht. § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt, dass der Abnehmer eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte, im Lieferzeitpunkt gültige USt-IdNr. gegenüber dem Lieferer verwendet. Eine bestätigte, aber vom Kunden nicht verwendete Nummer erfüllt das Tatbestandsmerkmal nicht.

Mein Kunde reicht die USt-IdNr. erst nach der Lieferung nach. Ist die Lieferung dann steuerfrei? Nein. Erfolgt die Mitteilung erst nach der Lieferung, liegt zum Lieferungszeitpunkt keine gültige verwendete USt-IdNr. vor. Maßgeblich ist allein der Zeitpunkt der Lieferung, nicht der der Rechnungstellung oder Zahlung. Die fehlende Verwendung lässt sich nachträglich nicht heilen.

Der ausländische Fiskus hatte zum Lieferzeitpunkt noch keine Nummer erteilt. Bin ich verloren? Nicht zwingend. War im Lieferzeitpunkt noch keine USt-IdNr. erteilt, hängt die Steuerfreiheit davon ab, ob die ausländische Behörde die Nummer mit Rückwirkung erteilt. Die Finanzverwaltung erkennt die rückwirkende Erteilung an, geregelt in Abschnitt 6a.1 Abs. 19 Satz 7 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.

Mein EU-Kunde ist Teil einer Organschaft mit nur einer USt-IdNr. Genügt diese Nummer? Ja. Erteilt die Steuerverwaltung eines anderen Mitgliedstaates einem Organkreis nur eine USt-IdNr., ist ihre Verwendung durch die Organgesellschaft gegenüber einem inländischen Unternehmer anzuerkennen. Der Lieferer sollte die Zugehörigkeit der Organgesellschaft zu diesem Organkreis dokumentieren, weil insoweit Nachweisschwierigkeiten bestehen können.

Kann ich mich auf Gutglaubensschutz berufen, wenn der Kunde mir keine Nummer mitgeteilt hat? Das ist umstritten und in der Praxis riskant. Teile der Literatur halten eine Steuerfreiheit über den Gutglaubensschutz für möglich. Der Vertrauensschutz des § 6a Abs. 4 UStG greift jedoch nur bei unrichtigen Angaben des Abnehmers, die der Lieferer nicht erkennen konnte; ein offen erkennbares Fehlen der Nummer fällt regelmäßig nicht darunter.

Führt schon ein einzelner Zahlendreher in der USt-IdNr. zur Steuerpflicht? Ja. Bereits einzelne falsch hinterlegte Ziffern einer USt-IdNr. führen zur Versagung der Steuerbefreiung, weil die Nummer exakt und vollständig korrekt verwendet werden muss. Systematische Eingabefehler im ERP-System können sich dabei über lange Zeiträume und viele Umsätze fortsetzen.