Unternehmensteuer & Rechtsform

USt-IdNr. des Kunden seit 2020 Pflicht: Warum eine fehlende oder ungeprüfte Nummer die EU-Lieferung steuerpflichtig macht

8. Juni 2026

Autoren: Prof. Dr. Manzur Esskandari, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, Honorarprofessor an der Universität des Saarlandes, Lehrbeauftragter der Hochschule Osnabrück und Dr. Daniela Bick, LL.M. (Taxation), Rechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht, Lehrbeauftragte der Hochschule Osnabrück, REB Steuerberatung GbR, Osnabrück.

TL;DR

Bis Ende 2019 war die USt-IdNr. des EU-Kunden für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung eine reine Formalie. Lag sie nicht vor, blieb der Umsatz steuerfrei, sofern die Ware nachweislich ins übrige Gemeinschaftsgebiet gelangte. Zum 1.1.2020 hat der Gesetzgeber diesen Status gedreht. Seither entscheidet die Nummer materiell über die Befreiung. Verlangt wird mehr als ihr bloßes Vorhandensein, nämlich die aktive Verwendung durch den Abnehmer und die dokumentierte Prüfung durch den Lieferer. Der Beitrag erklärt, was sich rechtlich verschoben hat, was „Verwenden” konkret bedeutet und warum die Prüfung über das BZSt unmittelbar vor der Lieferung zur Pflichtübung wird.

Rechtsstand: Juni 2026, basierend auf § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG i. d. F. seit 1.1.2020 sowie Abschn. 3a.2 Abs. 10 und Abschn. 18e Abs. 2 UStAE.

Muss ich die USt-IdNr. meines EU-Kunden prüfen und wie?

Ja, der Lieferer muss die USt-IdNr. unmittelbar vor der Lieferung prüfen, und zwar über die dokumentierte qualifizierte Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern nach § 18e UStG. Eine ausdrückliche Prüfpflicht steht zwar nicht im Gesetzestext. Weil aber § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG die gültige USt-IdNr. seit dem 1.1.2020 zur materiell-rechtlichen Voraussetzung der Steuerfreiheit erhebt, trägt der Unternehmer die Folgen einer falschen Nummer selbst. Daraus folgt die Obliegenheit, sich der Gültigkeit im unmittelbaren Zusammenhang vor der Lieferung zu vergewissern.

Maßgeblich ist die Unterscheidung zwischen einfacher und qualifizierter Bestätigungsanfrage. Die einfache Anfrage bestätigt nur, ob die Nummer als solche existiert und gültig ist. Erst die qualifizierte Anfrage gleicht zusätzlich Name und Anschrift des Inhabers ab und belegt damit, dass die abgefragte Nummer tatsächlich zu dem Unternehmer gehört, der die Lieferung erhält. Genau darauf kommt es an, denn nur so lässt sich der unternehmerische Bezug der Lieferung nachweisen. Die Anfragen lassen sich über das Internet an das BZSt richten, einzeln oder als gleichzeitige Sammelabfrage zu mehreren Nummern.

Für den Nachweis in der Betriebsprüfung ist die Form des Ergebnisses entscheidend. Nach Abschn. 18e Abs. 2 UStAE erteilt das BZSt auf Wunsch des Unternehmers eine amtliche schriftliche Bestätigung über das Ergebnis der qualifizierten Anfrage. Diese schriftliche Bestätigung ist das geeignete Beweismittel, denn die bloße Bildschirmanzeige des Online-Ergebnisses lässt sich später kaum revisionssicher rekonstruieren. Hat das BZSt auf eine Anfrage nach § 18e UStG die Gültigkeit einer Nummer bestätigt, hat der liefernde Unternehmer seine Nachweispflicht, soweit es die Aufzeichnung der USt-IdNr. betrifft, erfüllt, sofern der Inhaber der Nummer tatsächlich Abnehmer der Lieferung war.

Die qualifizierte Bestätigung verankert sich zudem im buchmäßigen Nachweis. § 17d Abs. 1 UStDV verpflichtet den liefernden Unternehmer, die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich der ausländischen USt-IdNr. des Abnehmers buchmäßig nachzuweisen; die Angaben müssen eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein. Die geprüfte Nummer ist damit als Teil des laufenden Buchnachweises dem konkreten Umsatz zuzuordnen, mit der einmaligen Abfrage allein ist es also nicht getan. Genau an dieser Zuordnung scheitert es in der Praxis am häufigsten.

In der Beratungspraxis zeigt sich, dass Unternehmen die Gültigkeit zwar einmalig bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung abfragen, das Ergebnis aber nicht revisionssicher zum jeweiligen Umsatz ablegen. Ohne dokumentierte qualifizierte Bestätigung lässt sich in der Betriebsprüfung später nicht mehr belegen, dass und wann geprüft wurde, und die Steuerfreiheit steht auf der Kippe.

Was hat sich am 1.1.2020 am Status der USt-IdNr. geändert?

Die USt-IdNr. ist seit dem 1.1.2020 von einer formellen zu einer materiell-rechtlichen Voraussetzung der Steuerbefreiung aufgestiegen. In den Fällen des § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Buchst. a und b UStG muss der Abnehmer gegenüber dem Unternehmer als zusätzliche Voraussetzung eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. verwenden. Dieser Statuswechsel ist die zentrale Neuerung der sogenannten Quick Fixes und gilt zugleich auf unionsrechtlicher Ebene.

Wie deutlich der Bruch mit der bisherigen Linie ist, zeigt Erwägungsgrund (7) der Richtlinie (EU) 2018/1910. Danach soll „die Aufnahme der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers der Gegenstände […] zusätzlich zu der Voraussetzung, dass die Gegenstände außerhalb des Mitgliedstaats der Lieferung befördert werden, eine materielle Voraussetzung und nicht nur eine formale Anforderung für die Steuerbefreiung werden”. Diese Kehrtwende korrigiert bewusst die frühere Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. In der Sache VSTR (EuGH, Urteil vom 27.9.2012, C-587/10) hatte der Gerichtshof noch klargestellt, dass die Mitteilung der USt-IdNr. gerade keine materielle Voraussetzung der Steuerbefreiung darstellt. Auf dieser Linie lag auch die Entscheidung Mecsek-Gabona (EuGH, Urteil vom 6.9.2012, C-273/11). Beide Aussagen sind seit den Quick Fixes überholt.

Für die Praxis bedeutet der Wechsel, dass ein formeller Mangel, der früher heilbar war, heute auf die Steuerbefreiung selbst durchschlägt. Wer die Nummer nicht beibringt oder nicht verwenden lässt, verliert die Steuerfreiheit auch dann, wenn die Ware tatsächlich grenzüberschreitend geliefert wurde.

Was bedeutet „Verwenden” der USt-IdNr. konkret?

„Verwenden” setzt ein positives Tun des Leistungsempfängers voraus, in der Regel bereits bei Vertragsabschluss; der Begriff ist gesetzlich nicht definiert und wird durch den Umsatzsteuer-Anwendungserlass präzisiert. Nach Abschn. 3a.2 Abs. 10 Satz 2 UStAE genügt das bloße Vorhandensein einer Nummer also nicht. Der Abnehmer muss sie aktiv ins Spiel bringen.

Daraus folgt die in der Praxis am häufigsten übersehene Grenze: Eine im Briefkopf eingedruckte USt-IdNr. oder eine in einer Gutschrift des Leistungsempfängers formularmäßig eingedruckte Nummer reicht allein nicht aus, um die Unternehmereigenschaft und den unternehmerischen Bezug zu dokumentieren, Abschn. 3a.2 Abs. 10 Satz 5 UStAE. Wer sich auf das Logo-Feld der Bestellung verlässt, hat die Verwendung nicht belegt. Von einem Verwenden ist hingegen auszugehen, wenn der Erwerber in seiner Rechnung die ausländische USt-IdNr. angegeben und seiner Meldepflicht an das BZSt über die Zusammenfassende Meldung nachgekommen ist. Praktisch entlastend wirkt eine Dauererklärung, denn es reicht, wenn der Erwerber erklärt, dass er die USt-IdNr. für alle zukünftigen Erwerbe verwendet. Eine solche Rahmenerklärung erspart die Einzelangabe bei jeder Bestellung.

Worauf das Verwenden hinauswill, erschließt sich aus seiner Funktion. Die zutreffend aufgezeichnete ausländische USt-IdNr. des wirklichen Abnehmers ermöglicht zusammen mit der Zusammenfassenden Meldung die Besteuerung des Umsatzes im Bestimmungsland und ist damit das zentrale Kontrollinstrument gegen Steuerausfälle. Deshalb kommt es auf die richtige Nummer des tatsächlichen Erwerbers an, die im Lieferzeitpunkt gültig war; eine beliebige, irgendwie vorhandene Nummer trägt die Befreiung nicht. Folgerichtig ist von einem Verwenden auch dann auszugehen, wenn der Erwerber die ausländische USt-IdNr. in seiner Rechnung angegeben und seiner Meldepflicht gegenüber dem BZSt über die Zusammenfassende Meldung nachgekommen ist. Das aktive Verwenden und der spätere Datenabgleich greifen also ineinander.

Ein Sonderfall betrifft den Organkreis. Erteilt die Steuerverwaltung eines anderen Mitgliedstaates einem Organkreis nur eine einzige USt-IdNr., ist diese bei der Verwendung durch die Organgesellschaft gegenüber einem inländischen Unternehmer anzuerkennen. Die fehlende eigene Nummer der Organgesellschaft steht der Steuerfreiheit dann nicht entgegen.

Wirkt die nachträgliche Verwendung einer USt-IdNr. auf den Lieferzeitpunkt zurück?

Ja, verwendet der Erwerber nachträglich eine im Lieferzeitpunkt gültige ausländische USt-IdNr., entfaltet das Rückwirkung für die Steuerbefreiung. Die materielle Voraussetzung des § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG knüpft seit dem 1.1.2020 an den Lieferzeitpunkt an, nicht an den der Rechnungstellung. Entscheidend ist also, dass im Zeitpunkt der Lieferung eine gültige Nummer existierte; ihre formgerechte Verwendung kann nachgeholt werden, ohne die Befreiung zu verlieren.

Anders liegt der Fall, wenn der ausländische Fiskus im Lieferzeitpunkt noch gar keine USt-IdNr. erteilt hatte. Dann kommt es für die Steuerfreiheit darauf an, ob die ausländische Behörde die Nummer mit Rückwirkung erteilt. Wirkt die Erteilung nur für die Zukunft, fehlt es zum maßgeblichen Lieferzeitpunkt an der materiellen Voraussetzung. Diese Abhängigkeit von einer fremden Verwaltungsentscheidung ist für den deutschen Lieferer nicht steuerbar und ein typischer Streitpunkt in der Betriebsprüfung.

Streng zu trennen vom Rückwirkungsfall ist die schlichte Nichtverwendung. Besitzt der Erwerber eine im Lieferzeitpunkt gültige ausländische USt-IdNr. und verwendet er sie nicht, ist der Umsatz steuerpflichtig. Die bloße Existenz der Nummer heilt das Versäumnis nicht; verlangt wird ihr aktiver Einsatz im konkreten Geschäft.

Für den Nachweis kommt es allein auf die Gültigkeit im Zeitpunkt der Lieferung an. Hat der Unternehmer die zutreffende USt-IdNr. des wirklichen Abnehmers aufgezeichnet und war diese im Lieferzeitpunkt gültig, bleibt es bei der Steuerfreiheit. Wird dieselbe Nummer später für ungültig erklärt, etwa weil der Abnehmer seine umsatzsteuerliche Registrierung im Bestimmungsmitgliedstaat verliert, ist das für die bereits ausgeführte Lieferung unerheblich. Maßgeblich ist der Status zum Lieferzeitpunkt, nicht ein späterer Verwaltungsakt der ausländischen Behörde. Daraus folgt zugleich die praktische Konsequenz, die Prüfung eng an den Liefervorgang zu legen, weil nur der im richtigen Moment dokumentierte Befund den maßgeblichen Zeitpunkt sicher abbildet.

Was dieser Beitrag nicht behandelt

Der Beitrag betrifft die USt-IdNr. als materielle Befreiungsvoraussetzung nach § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG und das Verfahren ihrer Prüfung. Nicht dargestellt sind die übrigen Befreiungsvoraussetzungen, insbesondere der Beleg- und Buchnachweis nach den §§ 17a bis 17d UStDV sowie die Pflicht zur richtigen und vollständigen Zusammenfassenden Meldung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG. Ebenso bleiben die konkrete Prüfhäufigkeit nach der Finanzrechtsprechung, der Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG und die strafrechtlichen Folgen einer zu Unrecht erklärten Steuerfreiheit außen vor.

Unsere fachliche Einschätzung

Den größten Schaden richtet erfahrungsgemäß die ungeprüfte oder bloß passiv vorhandene Nummer an; die offen ungültige fällt demgegenüber meist früh auf. Drei Konstellationen treten in der Beratung regelmäßig auf. Erstens verlässt sich der Lieferer auf die im Briefkopf eingedruckte Nummer des Kunden und übersieht, dass Abschn. 3a.2 Abs. 10 Satz 5 UStAE genau das nicht genügen lässt. Zweitens wird nur die einfache statt der qualifizierten Bestätigungsanfrage durchgeführt, sodass Name und Anschrift des Inhabers gerade nicht abgeglichen sind. Drittens liegt das Prüfergebnis zwar vor, ist aber nicht zum Umsatz archiviert, sodass es im Nachhinein unbrauchbar ist.

Eine wichtige Entlastung gilt für den Fahrzeughandel mit Privatpersonen. Bei der Lieferung neuer Fahrzeuge an andere Abnehmer als die in § 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a und b UStG genannten Personen, also insbesondere Privatpersonen, ist die Verwendung der ausländischen USt-IdNr. keine materielle Voraussetzung für die Steuerbefreiung. Wer Neufahrzeuge an Privatkunden im EU-Ausland liefert, muss die Steuerfreiheit also nicht an einer USt-IdNr. festmachen, die der Privatkunde regelmäßig gar nicht hat.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn die USt-IdNr. des Kunden auf seinem Briefkopf steht? Nein. Eine im Briefkopf eingedruckte oder in einer Gutschrift formularmäßig eingedruckte USt-IdNr. reicht allein nicht aus, um die Unternehmereigenschaft und den unternehmerischen Bezug zu dokumentieren, Abschn. 3a.2 Abs. 10 Satz 5 UStAE. Verlangt wird ein positives Tun des Abnehmers, also die aktive Verwendung der Nummer, in der Regel bereits bei Vertragsabschluss.

Worin unterscheidet sich die einfache von der qualifizierten Bestätigungsanfrage? Die einfache Anfrage bestätigt nur, ob die USt-IdNr. existiert und gültig ist. Die qualifizierte Anfrage gleicht zusätzlich Name und Anschrift des Inhabers ab. Nur die qualifizierte Anfrage bestätigt, ob die angefragte Nummer zu dem handelnden Unternehmer gehört, und nur sie genügt der Nachweispflicht über § 18e UStG.

Was passiert, wenn der Kunde eine gültige Nummer hat, sie aber nicht verwendet? Dann ist der Umsatz steuerpflichtig. Besitzt der Erwerber eine im Lieferzeitpunkt gültige ausländische USt-IdNr. und verwendet er sie nicht, fehlt es an der materiellen Voraussetzung des § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG. Die bloße Existenz der Nummer ersetzt ihren aktiven Einsatz im konkreten Geschäft nicht.

Kann die USt-IdNr. nach der Lieferung noch beigebracht werden? Das hängt davon ab, ob im Lieferzeitpunkt bereits eine gültige Nummer existierte. Verwendet der Erwerber nachträglich eine im Lieferzeitpunkt gültige Nummer, wirkt das auf die Steuerbefreiung zurück. War zum Lieferzeitpunkt noch keine Nummer erteilt, kommt es darauf an, ob die ausländische Behörde sie rückwirkend erteilt.

Genügt eine einmalige Erklärung des Kunden für alle künftigen Geschäfte? Ja. Es reicht, wenn der Erwerber erklärt, dass er die USt-IdNr. für alle zukünftigen Erwerbe verwendet. Eine solche Dauererklärung erspart die Einzelangabe bei jeder Bestellung, ersetzt aber nicht die Prüfung der Gültigkeit unmittelbar vor der Lieferung.

Gilt die USt-IdNr.-Pflicht auch beim Verkauf neuer Fahrzeuge an Privatleute? Nein. Bei der Lieferung neuer Fahrzeuge an andere Abnehmer als die in § 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a und b UStG genannten Personen, also insbesondere Privatpersonen, ist die Verwendung der ausländischen USt-IdNr. keine materielle Voraussetzung der Steuerbefreiung.