Qualifizierte Bestätigungsanfrage beim BZSt: Wie oft Sie die USt-IdNr. Ihres EU-Kunden prüfen müssen

Rechtsstand: Juni 2026, basierend auf § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG, Abschn. 6a.8 und 18e.1 UStAE sowie der Rechtsprechung zur Prüfhäufigkeit (u. a. BFH v. 2.7.2021, XI R 40/19, und v. 11.3.2020, XI R 38/18).

Reicht die einfache Online-Prüfung der USt-IdNr. oder braucht es eine qualifizierte Bestätigung?

Die qualifizierte Bestätigungsanfrage ist die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Auskunft darüber, ob eine USt-IdNr. nicht nur gültig ist, sondern zu einem bestimmten Abnehmer mit dessen Firmennamen einschließlich Rechtsform, Firmenort, Postleitzahl und Straße gehört. Die einfache Online-Prüfung reicht dafür nicht aus; die Finanzverwaltung fordert eben diese qualifizierte Bestätigungsanfrage. Bestätigt wird dabei über die bloße Existenz der Nummer hinaus, ob die mitgeteilten Angaben zu Firmennamen einschließlich der Rechtsform, zu Firmenort, Postleitzahl und Straße des Abnehmers mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen. Die einfache Abfrage liefert nur ein „gültig“ oder „ungültig“ zur Nummer selbst und gibt zu den vier Adressmerkmalen keine Auskunft. Genau diese Lücke führt in der Betriebsprüfung zur Versagung der Steuerfreiheit, wenn die Nummer zwar existierte, aber zu einem ganz anderen Unternehmen gehörte.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass verortet die qualifizierte Abfrage in Abschn. 6a.8 Abs. 5 Satz 3 und 6 sowie Abschn. 18e.1 Abs. 4 UStAE; das Verfahren der Bestätigung regelt Abschn. 18.11 Abs. 1a Satz 1 UStAE. Stimmt die qualifizierte Auskunft mit den Angaben des Lieferers überein, genügt dies regelmäßig zum Nachweis der Unternehmereigenschaft des Abnehmers. Damit ist die Bestätigung kein bloßer Formalakt, sondern der zentrale Baustein, mit dem der Lieferer seine Sorgfalt dokumentiert.

In der Beratungspraxis zeigt sich, dass viele Unternehmen die qualifizierte Abfrage zwar einmalig bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung durchführen, das Bestätigungsergebnis aber nicht revisionssicher archivieren. Die schriftliche Bestätigung des Bundeszentralamts gehört in die Belegablage zum jeweiligen Umsatz, sonst lässt sich im Nachhinein nicht mehr belegen, dass und wann geprüft wurde.

Warum muss die USt-IdNr. überhaupt zwingend geprüft werden?

Die Prüfung ist zwingend, weil die gültige USt-IdNr. des Abnehmers seit den Quick Fixes zum 1.1.2020 eine materielle Voraussetzung der Steuerbefreiung ist und nicht mehr nur eine formelle Nachweispflicht. § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt in Umsetzung von Art. 138 Abs. 1 Buchst. b MwStSystRL, dass der Abnehmer gegenüber dem Lieferer eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige USt-IdNr. verwendet. Fehlt sie oder ist sie zum maßgeblichen Zeitpunkt ungültig, entfällt die Steuerfreiheit, und der Lieferer schuldet die Umsatzsteuer aus dem Geschäft, regelmäßig ohne sie beim Kunden noch nachfordern zu können.

Entscheidend ist der Zeitpunkt der Lieferung, nicht der der Rechnungstellung oder der Zahlung. Eine Nummer, die bei Vertragsschluss noch gültig war, kann zum Lieferzeitpunkt praktisch bereits erloschen sein, etwa weil der Abnehmer seine Geschäftstätigkeit eingestellt oder sich umstrukturiert hat, ohne den Lieferer zu informieren. Ebenso ungeschützt ist der Lieferer, wenn der Abnehmer ihm gar keine USt-IdNr. mitteilt: Die unterlassene Mitteilung führt seit den Quick Fixes unmittelbar zur Versagung der Steuerbefreiung und lässt sich nicht mehr durch andere Nachweise ausgleichen. Wird die Nummer erst nach der Lieferung nachgereicht, liegt zum maßgeblichen Lieferzeitpunkt keine gültige USt-IdNr. vor; und verwendet ein Abnehmer eine zwar gültige, aber nicht die zutreffende ausländische Nummer, kann der Umsatz ebenfalls steuerpflichtig werden. Die Finanzverwaltung prüft inzwischen verstärkt über EU-weite Datenabfragen, ob die verwendeten Nummern zum relevanten Zeitpunkt gültig waren. Hinzu kommen Fälle, in denen ausländische Finanzverwaltungen eine USt-IdNr. nachträglich mit Wirkung für die Vergangenheit für ungültig erklären; solche Spontanauskünfte lösen häufig Betriebsprüfungen aus und erhöhen den Rechtfertigungsdruck für den Unternehmer.

Wie oft muss die USt-IdNr. geprüft werden: bei jeder Lieferung oder in Intervallen?

Eine feste Frist existiert nicht, denn gesetzlich ist nicht geregelt, wie regelmäßig der Lieferer die USt-IdNr. seines Abnehmers bestätigen lassen muss, und die Rechtsprechung ist insoweit uneinheitlich. Maßstab ist die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Was das konkret bedeutet, beantworten die Gerichte unterschiedlich, und die Bandbreite ist erheblich.

Das FG München hielt in seinem Beschluss vom 10.2.2009 (14 V 3396/08) eine Überprüfung „bei jeder Lieferung“ für geboten. Das FG Berlin-Brandenburg verlangte mit Urteil vom 15.11.2018 (7 K 7196/15) eine Abfrage „vor der ersten Lieferung und dann regelmäßig alle zwei Wochen“. Der BFH formuliert offener: Mit Urteil vom 2.7.2021 (XI R 40/19) verlangt er eine Prüfung „zeitnah zur ersten Lieferung und dann in regelmäßigen Abständen“, ohne ein starres Intervall vorzugeben; auf derselben Linie liegt das Urteil vom 11.3.2020 (XI R 38/18), das eine Überprüfung in regelmäßigen Abständen oder zumindest alle zwei Monate für voraussichtlich ausreichend hielt. Diese Zwei-Monats-Grenze entspricht zugleich dem Intervall, das das FG Nürnberg mit Urteil vom 14.5.2019 (2 K 482/17) als „mindestens alle zwei Monate“ genügen ließ; es markiert damit das großzügigste Ende der finanzgerichtlichen Bandbreite.

Die Finanzverwaltung selbst tendiert zum strengsten Maßstab. Sie scheint inzwischen davon auszugehen, dass die Überprüfung für jeden einzelnen Umsatz zu erfolgen hat; das lässt sich Abschn. 6a.8 Abs. 6 Satz 1 UStAE entnehmen. Zwischen dieser Verwaltungslinie und den milderen Intervall-Vorgaben einzelner Finanzgerichte liegt für den Unternehmer ein praktisch bedeutsames Spannungsfeld, das bislang nicht aufgelöst ist.

Welcher Prüfrhythmus ist in der Praxis tragfähig?

In der Beratung empfehlen wir, sich am strengen Maßstab der Finanzverwaltung zu orientieren und die qualifizierte Abfrage so eng an den einzelnen Umsatz zu binden, wie es der Geschäftsbetrieb zulässt. Wer regelmäßig an denselben Abnehmer liefert, sollte zumindest den vom FG Berlin-Brandenburg genannten Zwei-Wochen-Takt nicht überschreiten und die Bestätigung jeweils zum Beleg nehmen. Die folgende Übersicht bündelt das Frequenz-Spektrum, das sich in Standardtexten kaum zusammengeführt findet.

Gericht / Stelle

Datum / Aktenzeichen

Geforderte Prüfhäufigkeit

FG München

10.2.2009, 14 V 3396/08

bei jeder Lieferung

FG Berlin-Brandenburg

15.11.2018, 7 K 7196/15

vor erster Lieferung, dann alle zwei Wochen

BFH

2.7.2021, XI R 40/19

zeitnah zur ersten Lieferung, dann in regelmäßigen Abständen

BFH

11.3.2020, XI R 38/18

in regelmäßigen Abständen, zumindest alle zwei Monate (voraussichtlich ausreichend)

FG Nürnberg

14.5.2019, 2 K 482/17

mindestens alle zwei Monate

Finanzverwaltung

Abschn. 6a.8 Abs. 6 Satz 1 UStAE

wohl für jeden einzelnen Umsatz

Was passiert, wenn die USt-IdNr. nachträglich für ungültig erklärt wird?

Maßgeblich bleibt der Zeitpunkt der Lieferung, nicht eine spätere administrative Entscheidung der ausländischen Behörde. Nach der Rechtsprechung des EuGH ist für die Beurteilung der Gültigkeit der Liefer-Zeitpunkt entscheidend; eine rückwirkende Streichung des Abnehmers aus dem Mehrwertsteuerregister ändert daran für sich genommen nichts. War die Nummer im Lieferzeitpunkt gültig und konnte der Lieferer die spätere Ungültigkeit bei Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen, bleibt der Weg über den Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG offen.

Der Vertrauensschutz entfällt allerdings, sobald die Nummer schon im Lieferzeitpunkt nicht mehr gültig war. War die vom Abnehmer angegebene USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung nicht oder nicht mehr gültig, scheidet der Vertrauensschutz aus. Gerade deshalb ist die zeitnahe qualifizierte Abfrage von Bedeutung, denn sie ist der Beleg dafür, dass die Nummer zum richtigen Zeitpunkt verifiziert wurde. Eine Bestätigung, die Wochen vor der Lieferung eingeholt und dann nie aktualisiert wurde, trägt diesen Nachweis nur eingeschränkt.

Wie ist das Bestätigungsergebnis zu dokumentieren und aufzubewahren?

Das Ergebnis der qualifizierten Bestätigungsanfrage muss so dokumentiert werden, dass sich Jahre später nachvollziehen lässt, dass und wann die USt-IdNr. zu welchem Umsatz geprüft wurde. Da die gültige USt-IdNr. seit den Quick Fixes eine materielle Voraussetzung der Steuerbefreiung ist, gehört der Nachweis ihrer Prüfung systematisch zum Buch- und Belegnachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung. Maßgeblich ist dabei die formelle Vollständigkeit der Beleg- und Buchangaben; fehlt der Bestätigungsnachweis zum jeweiligen Umsatz, lässt sich die Sorgfalt des ordentlichen Kaufmanns im Nachhinein kaum belegen.

Praktisch bedeutet das, die schriftliche oder elektronische Bestätigung des Bundeszentralamts mit dem konkreten Umsatz zu verknüpfen und über die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren nach § 14b UStG lesbar und verfügbar zu halten. Das Risiko nachträglicher Probleme wird durch diesen langen Zeitraum verschärft: Belege, die im Lieferzeitpunkt ausreichend erschienen, können sich bei einer späteren Betriebsprüfung als unzureichend erweisen, wenn sich Verwaltungspraxis oder Rechtsprechung in der Zwischenzeit verschoben haben. Wer die qualifizierte Abfrage in den Bestellprozess integriert und das Ergebnis automatisiert und revisionssicher ablegt, dokumentiert nicht nur das Prüfergebnis, sondern auch den Prüfzeitpunkt und damit die Einhaltung des maßgeblichen Sorgfaltsmaßstabs. Eine Verfahrensdokumentation nach den GoBD, die den tatsächlichen Ablauf der Prüfung und Ablage abbildet und aktuell gehalten wird, rundet diesen Nachweis ab.

Was dieser Beitrag nicht behandelt

Der Beitrag betrachtet die Prüfung der USt-IdNr. als materielle Voraussetzung der innergemeinschaftlichen Lieferung und die Frage der Prüfhäufigkeit. Nicht behandelt werden die übrigen Versagungsgründe, namentlich Mängel beim Beleg- und Buchnachweis, Fehler bei der Zusammenfassenden Meldung sowie die Missbrauchs- und Karussell-Rechtsprechung nach § 25f UStG. Ebenfalls ausgeklammert bleiben Sonderkonstellationen wie die nur einem Organkreis erteilte USt-IdNr., abweichende Verwaltungspraktiken einzelner Mitgliedstaaten und die umsatzsteuerliche Behandlung von Reihengeschäften.

Unsere fachliche Einschätzung

Die uneinheitliche Rechtsprechung verschiebt das Risiko vollständig auf den Lieferer. Da die Finanzverwaltung wohl eine Prüfung je Umsatz erwartet, die Gerichte aber bis zu zwei Monate Intervall zulassen, ist der sichere Weg, sich nicht auf die mildeste Linie zu verlassen. Wer den Zwei-Monats-Takt des FG Nürnberg ausreizt, riskiert, dass die Betriebsprüfung den strengeren Maßstab anlegt und die Steuerfreiheit für zwischenzeitlich erloschene Nummern versagt.

Drei Fallstricke treten in der Praxis besonders häufig auf. Am verbreitetsten ist die Verwechslung von einfacher und qualifizierter Abfrage, denn nur die qualifizierte Anfrage gleicht Name, Rechtsform und Anschrift ab. Daneben fehlt es oft an der Archivierung; ohne den schriftlichen Bestätigungsnachweis zum jeweiligen Umsatz lässt sich die Prüfung im Nachhinein nicht belegen. Der dritte Fehler betrifft den Prüfzeitpunkt. Weil es auf den Liefer-Zeitpunkt ankommt, nützt eine Bestätigung wenig, die lange vor der Lieferung oder erst nach der Rechnungstellung eingeholt wurde. Eine in den Bestellprozess integrierte, automatisierte qualifizierte Abfrage mit revisionssicherer Ablage senkt dieses Risiko erheblich.

Häufige Fragen zur Prüfung der USt-IdNr.

Genügt die einfache Online-Abfrage der USt-IdNr. auf dem BZSt-Portal? Nein. Die einfache Online-Prüfung reicht für den Nachweis der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht aus. Erforderlich ist die qualifizierte Bestätigungsanfrage, die zusätzlich Firmenname samt Rechtsform, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit der Unternehmerdatei des Mitgliedstaates abgleicht (Abschn. 6a.8 Abs. 5 Satz 3 und 6 UStAE).

Wie oft muss ich die USt-IdNr. eines Stammkunden prüfen? Gesetzlich ist die Häufigkeit nicht geregelt, und die Rechtsprechung ist uneinheitlich. Die Spanne reicht von „bei jeder Lieferung“ (FG München, 10.2.2009, 14 V 3396/08) über „alle zwei Wochen“ (FG Berlin-Brandenburg, 15.11.2018, 7 K 7196/15) bis „mindestens alle zwei Monate“ (FG Nürnberg, 14.5.2019, 2 K 482/17). Die Finanzverwaltung tendiert zur Prüfung je Umsatz (Abschn. 6a.8 Abs. 6 Satz 1 UStAE).

Was sagt der BFH zur Prüfhäufigkeit? Der BFH gibt kein starres Intervall vor. Nach dem Urteil vom 2.7.2021 (XI R 40/19) ist die USt-IdNr. „zeitnah zur ersten Lieferung und dann in regelmäßigen Abständen“ zu überprüfen; das Urteil vom 11.3.2020 (XI R 38/18) liegt auf derselben Linie und hielt eine Überprüfung in regelmäßigen Abständen oder zumindest alle zwei Monate für voraussichtlich ausreichend. Wie eng diese Abstände sein müssen, bleibt eine Frage des Einzelfalls und der jeweiligen Risikolage.

Auf welchen Zeitpunkt kommt es bei der Gültigkeit an? Auf den Zeitpunkt der Lieferung, nicht auf den der Rechnungstellung oder der Zahlung. War die USt-IdNr. zu diesem Zeitpunkt ungültig, scheidet die Steuerbefreiung und zugleich der Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG aus.

Was gilt, wenn die ausländische Behörde die Nummer rückwirkend streicht? Für die Gültigkeit ist nach der EuGH-Rechtsprechung der Liefer-Zeitpunkt maßgebend, nicht die spätere Streichung. War die Nummer im Lieferzeitpunkt gültig und die spätere Ungültigkeit für den Lieferer nicht erkennbar, kommt Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG in Betracht. Eine zeitnahe qualifizierte Abfrage ist dafür der entscheidende Beleg.

Welche Folge hat eine fehlende oder ungültige USt-IdNr.? Die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung entfällt. Seit den Quick Fixes zum 1.1.2020 ist die gültige USt-IdNr. eine materielle Voraussetzung; ihr Fehlen lässt sich nicht mehr durch andere Nachweise kompensieren. Der Lieferer schuldet dann die Umsatzsteuer aus dem Umsatz.