Veröffentlicht: 5. Juni 2026
Warum entscheidet die Stundenaufzeichnung über die Höhe Ihrer Förderung?
Weil sich der Förderbetrag in jedem personalkostenbasierten Instrument an den anerkannten Personaleinzelkosten bemisst, und diese werden aus einem Stundensatz und den für das Vorhaben geleisteten Stunden errechnet. Ohne belastbare Stundenaufschreibung gibt es keine Bemessungsgrundlage.
Bei der Projektförderung auf Kostenbasis, deren Regelwerk unter anderem das ZIM trägt, bildet sich der Stundensatz aus dem Jahreslohn geteilt durch die Jahresarbeitsstunden. Angesetzt werden dürfen nur die direkt für das Vorhaben geleisteten und durch Zeitaufschreibung erfassten Stunden (ANBest-P-Kosten, Fassung vom 24. April 2025, GMBl Nr. 09/2025, S. 162). Liegen die tatsächlich geleisteten Gesamtstunden über den vertraglich vereinbarten, ergibt sich der Stundensatz aus der Division des Jahresgehalts durch die tatsächlich geleisteten Stunden. Das klingt nach Buchhaltungsdetail, hat aber unmittelbare Geldwirkung: Jede Stunde, die nicht erfasst und einem Vorhaben zugeordnet ist, taucht in der Abrechnung nicht auf.
Welche Stundennachweise verlangen die einzelnen Förderprogramme?
Alle verlangen individuelle, vorhabensbezogene Aufzeichnungen; im Detail unterscheiden sie sich nach Prüfweg und Format.
Bei der Forschungszulage sind individuelle Stundenaufzeichnungen pro Arbeitnehmer und pro FuE-Vorhaben zu führen, ergänzt um die Lohnkonten mit Bruttogehalt und Arbeitgeberanteilen. Geprüft wird zweistufig, zunächst im Festsetzungsverfahren beim Finanzamt, später in der regulären Außenprüfung. Maßstab ist das BMF-Schreiben vom 7. Februar 2023 (BStBl. I 2023, S. 287), dort die Randnummern 135 ff.
Beim ZIM und bei anderer Förderung auf Kostenbasis gelten die Personaleinzelkosten nach Stundennachweisen, mit der oben beschriebenen Stundensatzbildung.
Die BMBF-Programme, etwa KMU-innovativ, verlangen den zahlenmäßigen Nachweis nach dem Finanzierungsplan über das Portal easy-Online; die Stundennachweise bilden dessen Belegunterbau.
Bei Horizon Europe reicht jeder Beneficiary ein Financial Statement mit einem Periodic Cost Statement elektronisch über das Funding & Tenders Portal ein. Bei den zunehmend verbreiteten Lump-Sum-Calls verschiebt sich der Nachweis weg von der Kostenabrechnung hin zur nachweisbaren Erreichung der Milestones.
Programm
Was nachzuweisen ist
Format / Weg
Prüfinstanz
Forschungszulage
Individuelle Stundenaufzeichnung je Mitarbeiter und Vorhaben, Lohnkonten
BSFZ-Antrag, danach ELSTER
Finanzamt im Festsetzungs- und Außenprüfungsverfahren
ZIM (Kostenbasis)
Personaleinzelkosten nach Stundennachweisen, Stundensatz aus Jahreslohn
easy-Online, Belege
Projektträger, Bundesrechnungshof
BMBF KMU-innovativ
Zahlenmäßiger Nachweis nach Finanzierungsplan, Stundennachweise als Beleg
easy-Online
Projektträger
Horizon Europe
Periodic Cost Statement je Beneficiary; bei Lump Sum Milestone-Erreichung
Funding & Tenders Portal
Kommission, EISMEA, unabhängige Auditoren
Was bedeutet „zeitnah“ und warum ist es das entscheidende Kriterium?
Zeitnah heißt laufend und arbeitsbegleitend, nicht rückwirkend. Eine Stundenliste, die erst zum Nachweiszeitpunkt aus Kalendereinträgen oder Erinnerung rekonstruiert wird, erkennt die Prüfung regelmäßig nicht an. Die zugehörigen Personalkosten fallen dann aus der Förderung.
Ein Rechenbeispiel macht die Größenordnung greifbar. Ein Vorhaben kalkuliert mit 1.000 Forschungsstunden einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin. In der Prüfung werden 200 Stunden nicht anerkannt, weil sie erst Monate später nachgetragen wurden. Diese 200 Stunden, ein Fünftel des Personalblocks für dieses Vorhaben, fallen aus der Bemessungsgrundlage jeder Förderung, die auf diesen Personalkosten aufsetzt. Bei einem Stundensatz von 60 Euro sind das 12.000 Euro nicht anerkannte Personaleinzelkosten; um den darauf entfallenden Anteil mindert sich der Förderbetrag, je nach Förderquote des Programms.
Wie setzen Sie eine prüfungsfeste Stundenmatrix auf?
Eine prüfungsfeste Stundenmatrix erfasst jede geleistete Stunde laufend, ordnet sie über eine eindeutige Vorhabens-Kennung genau einem Vorhaben zu und wird regelmäßig gegen den Arbeitsplan und gegen alle aktiven Programme abgeglichen. Die Belege müssen ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt tragen, etwa eine Projektnummer.
In der Praxis bewähren sich abgestufte Routinen:
Täglich: Stundenerfassung pro Mitarbeiter und Vorhaben über ein elektronisches Zeiterfassungssystem, Belegerfassung mit Vorhabens-Kennung.
Wöchentlich: Plausibilisierung der erfassten Stunden gegen den Arbeitsplan.
Monatlich: Konsistenzprüfung der gesamten Stundenmatrix gegen alle laufenden Förderprogramme sowie Planung des Mittelabrufs.
Dieselbe Matrix, die den Nachweis trägt, verhindert zugleich, dass eine Stunde aus zwei Töpfen finanziert wird. Wo mehrere Förderungen zusammentreffen, ist die beihilferechtliche Grenze der Kombination ein eigenes Thema; die saubere Stundentrennung ist hier die gemeinsame Grundlage.
Worauf achtet die Außenprüfung der Forschungszulage?
Die Forschungszulage wird im Festsetzungsverfahren festgesetzt (§ 5 FZulG in Verbindung mit §§ 169 ff. AO) und später in der regulären Betriebsprüfung nach §§ 193 ff. AO geprüft. Schwerpunkt dieser Prüfung ist die Stundenmatrix.
Geprüft werden außerdem der KMU-Status unter Berücksichtigung verbundener Unternehmen (§ 3 Abs. 6 FZulG), die Auftragsforschung im EU- und EWR-Raum sowie die Trennung gegenüber anderen Förderprogrammen (§ 7 FZulG). Die Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Bei beihilferechtlich relevanter Förderung gilt ohnehin eine zehnjährige Aufbewahrung ab Gewährung (Art. 12 AGVO).
Häufige Fehler
Stundennachweise werden erst zum Nachweiszeitpunkt rekonstruiert; die Prüfung erkennt die Personalkosten nicht an.
Belege tragen keine Vorhabens-Kennung, sodass die Zuordnung in der Prüfung nicht nachvollziehbar ist.
Stunden werden mehreren Vorhaben oder Programmen doppelt zugeordnet.
Der Stundensatz wird fehlerhaft gebildet, etwa ohne Berücksichtigung der tatsächlich geleisteten Gesamtstunden.
Expertentipp: Ein elektronisches Zeiterfassungssystem, das jede Buchung mit Vorhabens-Kennung und Zeitstempel festhält und nachträgliche Änderungen protokolliert, erfüllt das Zeitnah-Kriterium aus unserer Sicht am zuverlässigsten. Die Investition in ein solches System ist gering gegenüber dem Förderbetrag, der an einer lückenhaften Stundenmatrix scheitern kann.
FAQ
Reicht eine monatliche Sammelaufschreibung der Stunden?
Nein. Verlangt sind individuelle, vorhabensbezogene und zeitnah geführte Aufzeichnungen. Eine monatlich aus dem Gedächtnis erstellte Sammelliste trägt das Zeitnah-Kriterium nicht und riskiert die Aberkennung der Personalkosten.
Müssen auch Geschäftsführer ihre Stunden aufschreiben, wenn sie selbst forschen?
Die Arbeitszeit ist auch hier aufzuzeichnen. Bei der Förderung auf Kostenbasis dürfen für Leitungspersonal allerdings nur Personaleinzelkosten in Höhe entsprechender leitender Projektmitarbeiter angesetzt werden.
Wie lange muss ich die Stundennachweise aufbewahren?
Bei der Forschungszulage zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), bei beihilferechtlich gestützter Förderung ebenfalls zehn Jahre ab Gewährung (Art. 12 AGVO). Die Projektförderung verlangt mindestens fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises. Als Praxismaßstab gilt die längste einschlägige Frist, also regelmäßig zehn Jahre.
Eine Mitarbeiterin arbeitet an zwei geförderten Vorhaben. Wie erfasse ich das?
Jede Stunde wird genau einem Vorhaben über dessen Kennung zugeordnet. Die monatliche Konsistenzprüfung der Matrix gegen alle Programme stellt sicher, dass keine Stunde zweimal abgerechnet wird.
Was passiert, wenn die Prüfung Stunden aberkennt?
Die anerkannten Personalkosten sinken, der Förderbetrag wird entsprechend gekürzt. Sind die Mittel bereits ausgezahlt, kommt eine anteilige Rückforderung samt Verzinsung in Betracht.
Unsere fachliche Einschätzung
Erfahrungsgemäß verlieren Förderprojekte das meiste Geld nicht im Antrag, sondern Jahre später in der Prüfung, und fast immer an der Stundenmatrix. Wer früh ein zeitnahes, vorhabensbezogenes Erfassungssystem aufsetzt, sichert die Personalkosten jedes einzelnen Programms und legt zugleich die Trennungsrechnung für den Fall, dass mehrere Förderungen zusammenkommen. Die Stundenaufzeichnung ist damit kein lästiges Beiwerk der Förderung, sondern ihr Fundament.
Konkrete Handlungsschritte
Ein elektronisches Zeiterfassungssystem mit Vorhabens-Kennung einführen, bevor das erste geförderte Vorhaben startet.
Für jeden im Vorhaben tätigen Mitarbeiter Lohnkonto und Stundensatz dokumentieren.
Stunden täglich erfassen und wöchentlich gegen den Arbeitsplan plausibilisieren.
Die Matrix monatlich gegen alle aktiven Förderprogramme abgleichen.
Sämtliche Unterlagen zehn Jahre archivieren.
Rechtsstand: Juni 2026.
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