Welche Kosten sind im ZIM zuwendungsfähig?

Zuwendungsfähig sind die projektbezogenen Kosten des Forschungsvorhabens, auf die der Fördersatz angewandt wird. Sie sind nach oben gedeckelt: im Einzelprojekt auf 690.000 Euro, im Kooperationsprojekt auf 560.000 Euro je Unternehmen. Innerhalb dieses Deckels gliedern sich die Kosten in das Projektpersonal, die externen Aufträge und die übrigen projektbezogenen Kosten.

Kostenart

Inhalt

Grenze

Personaleinzelkosten

Bruttogehälter des FuE-Personals, anteilig nach Projektstunden

Stundennachweise zwingend; Jahresbruttogehalt je Person bis 150.000 Euro

Aufträge an Dritte

externe projektbezogene Leistungen, etwa Freelancer oder Labore

höchstens 35 Prozent der Personaleinzelkosten

FuE-Aufträge an qualifizierte Dritte und zeitweilige Personalaufnahme

externe Forschungsleistung

je mindestens 30, zusammen höchstens 70 Prozent der Personenmonate

Übrige projektbezogene Kosten

Material, Verbrauchsmittel, projektbezogene Reisen, Abschreibungen

einzeln nachzuweisen; max. 100 % der Personalkosten (Unternehmen), 85 % (Forschungseinrichtung)

Wie werden die Personalkosten angesetzt?

Die Personaleinzelkosten sind die Grundlage der gesamten Kalkulation. Angesetzt wird das Bruttogehalt der am Projekt beteiligten Personen, anteilig nach den Stunden, die sie tatsächlich im Vorhaben leisten. Diese Stunden sind nachzuweisen; ohne Stundennachweise werden Personalkosten nicht anerkannt. Das anzusetzende Jahresbruttogehalt ist je Person auf 150.000 Euro gedeckelt; ein darüber liegendes Gehalt fließt nur bis zu dieser Grenze in die förderfähigen Kosten ein.

Eine Besonderheit gilt für mitarbeitende Geschäftsführer und für Unternehmer ohne festes Gehalt. Für ihre Projektarbeit dürfen nur die Gehälter vergleichbarer leitender Angestellter im Projekt angesetzt werden, nicht eine frei gewählte Vergütung. Das verhindert, dass über ein hohes Geschäftsführergehalt die Bemessungsgrundlage künstlich gehoben wird.

Wie viel dürfen externe Aufträge ausmachen?

Externe Leistungen sind im ZIM bewusst begrenzt, weil das Programm die Forschungsleistung des geförderten Unternehmens stärken soll. Allgemeine Aufträge an Dritte, etwa an freiberufliche IT-Entwickler oder Speziallabore, sind bis zu 35 Prozent der Personaleinzelkosten zuwendungsfähig. Bei 300.000 Euro Personaleinzelkosten sind das bis zu 105.000 Euro für externe Aufträge. Der ab 2025 von 25 auf 35 Prozent angehobene Deckel trägt modernen Arbeitsmodellen mit Freelancern Rechnung.

Davon zu unterscheiden sind FuE-Aufträge an wissenschaftlich qualifizierte Dritte, etwa an eine Forschungseinrichtung als Auftragnehmer, zusammen mit der zeitweiligen Aufnahme qualifizierten Personals. Diese müssen jeweils mindestens 30 Prozent und dürfen zusammen höchstens 70 Prozent der Personenmonate des Projekts ausmachen. Ein Vorhaben, das überwiegend von Externen getragen wird, ist also nicht förderfähig; es braucht einen substanziellen eigenen Forschungsanteil mit eigenem Personal.

Wie werden die übrigen Projektkosten angesetzt?

Material, Verbrauchsmittel, projektbezogene Reisen und Abschreibungen auf projektspezifische Anlagen zählen zu den übrigen projektbezogenen Kosten. Sie werden seit Juli 2024 nicht mehr pauschal über einen festen Zuschlag abgegolten, sondern sind einzeln nachzuweisen; alternativ kann das Unternehmen erklären, dass der angesetzte Wert konform mit der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung ermittelt wurde. Nach oben sind diese Kosten gedeckelt: auf höchstens 100 Prozent der Personalkosten beim Unternehmen und höchstens 85 Prozent bei einer Forschungseinrichtung. Wer mehr ansetzt, bekommt die übrigen Kosten auf diese Grenze gekürzt.

Welche Kosten sind nicht förderfähig?

Nicht zuwendungsfähig ist die Umsatzsteuer, soweit das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist; angesetzt werden dann nur die Nettokosten. Ebenfalls außen vor bleiben kalkulatorische Kosten, Gewinnaufschläge sowie Anschaffungen, die nicht überwiegend dem Forschungsvorhaben dienen. Diese Abgrenzung ist in der Prüfung ein häufiger Streitpunkt, weil Unternehmen Gemein- oder Vertriebskosten in das Projekt ziehen, die dort nicht hingehören.

Worin unterscheidet sich die ZIM-Kostenbasis von der Forschungszulage?

Beide Programme rechnen auf einer Kostenbasis, die aber unterschiedlich geschnitten ist. Die Forschungszulage stellt im Kern auf die Personalkosten der eigenen Forschung ab und ergänzt sie um abgegrenzte Posten. Das ZIM lässt darüber hinaus Material, projektbezogene Reisen und externe Aufträge in größerem Umfang zu, deckelt dafür aber das gesamte Projekt und begrenzt die externen Aufträge auf 35 Prozent. Für die Praxis heißt das: Dieselbe Kostenposition gehört in genau eines der beiden Programme, und welches das günstigere ist, hängt vom Kostenmix des Vorhabens ab.

Häufige Fragen

Sind Materialkosten im ZIM förderfähig?

Ja, projektbezogenes Material und Verbrauchsmittel zählen zu den übrigen projektbezogenen Kosten. Diese sind einzeln nachzuweisen und auf höchstens 100 Prozent der Personalkosten gedeckelt. Bei Vorsteuerabzug ist nur der Nettobetrag anzusetzen.

Kann ich ein Projekt vollständig über Freelancer abwickeln?

Nein. Allgemeine Aufträge an Dritte sind auf 35 Prozent der Personaleinzelkosten begrenzt, und das Vorhaben braucht einen eigenen Forschungsanteil. Ein rein extern erbrachtes Projekt ohne eigenes FuE-Personal ist nicht förderfähig.

Wie weise ich die Personalkosten nach?

Über Stundennachweise je Mitarbeiter und Arbeitspaket. Sie sind die Grundlage für die Anerkennung der Personaleinzelkosten und zugleich für die Abgrenzung gegenüber anderen Förderungen.

Werden Geschäftsführergehälter gefördert?

Nur in Höhe der Vergütung vergleichbarer leitender Angestellter im Projekt. Ein darüber hinausgehendes Geschäftsführergehalt erhöht die förderfähigen Kosten nicht.

Zählt die Umsatzsteuer zu den förderfähigen Kosten?

Nein, soweit Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Dann sind nur die Nettokosten zuwendungsfähig.

Unsere fachliche Einschätzung

Die Kostenkalkulation entscheidet darüber, ob der Förderdeckel tatsächlich ausgeschöpft wird oder ob in der Prüfung Positionen herausfallen. Aus unserer Sicht liegen die beiden häufigsten Fehler an gegenüberliegenden Enden: Das eine Unternehmen unterschätzt den 35-Prozent-Deckel und plant zu viel externe Leistung ein, das andere zieht nicht förderfähige Gemeinkosten in das Projekt. Beides lässt sich vermeiden, wenn die Kostenstruktur vor dem Antrag an den Grenzen der Richtlinie ausgerichtet wird. Wer die Personalstunden sauber erfasst und die externen Aufträge im Rahmen hält, hat die belastbare Grundlage sowohl für den Antrag als auch für den späteren Verwendungsnachweis.

Konkrete Handlungsschritte

Bauen Sie die Kalkulation auf den nachgewiesenen Personalstunden des eigenen FuE-Personals auf.

Halten Sie allgemeine Aufträge an Dritte innerhalb von 35 Prozent der Personaleinzelkosten.

Achten Sie darauf, dass externe Forschungsleistung und zeitweilige Personalaufnahme zusammen 70 Prozent der Personenmonate nicht übersteigen.

Setzen Sie für mitarbeitende Geschäftsführer nur die Vergütung vergleichbarer leitender Angestellter an.

Nehmen Sie Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzug, kalkulatorische Kosten und Gewinnaufschläge nicht in die Kalkulation auf.

Rechtsstand: Juni 2026.

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