Welche Aufwendungen sind förderfähig?

Die Bemessungsgrundlage setzt sich aus klar abgegrenzten Kategorien zusammen (§ 3 FZulG). Förderfähig sind die Personalkosten für FuE-tätige Arbeitnehmer, die Eigenleistung eines Einzel- oder Mitunternehmers, die Kosten der Auftragsforschung anteilig sowie die Abschreibung auf bewegliche Wirtschaftsgüter, die im Vorhaben genutzt werden. Seit 2026 tritt die Gemeinkostenpauschale hinzu.

Was nicht hineinzählt, ist ebenso wichtig. Reine Material- und Sachkosten sind nicht unmittelbar förderfähig; sie werden, soweit es sich um abnutzbare Wirtschaftsgüter handelt, über die Abschreibung erfasst und im Übrigen pauschal über die neue Gemeinkostenpauschale abgegolten. Wer sein Projektbudget mit der Bemessungsgrundlage gleichsetzt, rechnet daher in beide Richtungen falsch: Manches fällt heraus, anderes lässt sich ansetzen, das intern gar nicht als förderfähig vermutet wurde.

Personalkosten: der größte Hebel

Die Personalkosten sind in den meisten FuE-Vorhaben der größte Posten. Förderfähig ist der lohnsteuerpflichtige Arbeitslohn der mit Forschung und Entwicklung besch��ftigten Arbeitnehmer zuzüglich der Arbeitgeberanteile zur Zukunftssicherung, soweit sie auf die FuE-Tätigkeit entfallen (§ 3 Abs. 1 und 2 FZulG i.V.m. § 3 Nr. 62 EStG).

Der Anteil muss nachgewiesen werden. Wer einen Mitarbeiter zu 60 Prozent seiner Arbeitszeit im geförderten Vorhaben einsetzt, kann auch nur 60 Prozent seines Bruttoaufwands ansetzen. Praktisch heißt das: belastbare Stundenaufzeichnungen je Arbeitnehmer und Vorhaben von Beginn an. Ohne diese Dokumentation scheitert die Anerkennung, unabhängig davon, wie eindeutig die Tätigkeit inhaltlich Forschung war.

Eigenleistung der Unternehmer: 100 Euro je Stunde

Auch die eigene Arbeit der Unternehmer ist förderfähig, allerdings nur für bestimmte Personen. Ein Einzelunternehmer oder ein Gesellschafter einer Mitunternehmerschaft kann seine FuE-Stunden mit 100 Euro je Stunde ansetzen, bei höchstens 40 Stunden pro Woche (§ 3 Abs. 3 FZulG, seit dem 1. Januar 2026; zuvor 70 Euro). Über das Jahr ergibt das einen Beitrag zur Bemessungsgrundlage von rund 208.000 Euro.

Zwei Punkte sind zu beachten. Erstens gilt die Pauschale nicht für angestellte Geschäftsführer einer GmbH, weil diese keine Mitunternehmer sind; für sie führt ein anderer Weg über die Personalkosten, was ein eigener Beitrag behandelt. Zweitens wird die Eigenleistung beihilferechtlich als De-minimis-Beihilfe behandelt und belastet damit den De-minimis-Deckel, was ebenfalls gesondert dargestellt ist.

Auftragsforschung: 70 Prozent des Entgelts

Wird Forschung an einen Dritten vergeben, sind 70 Prozent des an den Auftragnehmer gezahlten Entgelts förderfähig (§ 3 Abs. 4 FZulG, für Aufträge ab dem 28. März 2024; zuvor 60 Prozent). Der Aufwand wird also nicht voll, sondern mit einem pauschalen Abschlag angesetzt.

Zwei Einschränkungen sind wesentlich. Vergibt der Auftragnehmer die Arbeiten ganz oder teilweise an einen Unterauftragnehmer weiter, ist das auf den Unterauftrag entfallende Entgelt nicht förderfähig. Und der Auftragnehmer muss seine Geschäftsleitung im EU- oder EWR-Raum haben; Aufträge an Auftragnehmer in Drittstaaten sind nicht förderfähig. Diese Drittstaaten-Frage ist für international forschende Start-ups so folgenreich, dass sie einen eigenen Beitrag erhält.

Abschreibungen und die neue 20-Prozent-Gemeinkostenpauschale

Zwei jüngere Erweiterungen vergrößern die Bemessungsgrundlage spürbar. Seit dem 28. März 2024 sind die Abschreibungen auf bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens förderfähig, soweit die Güter im geförderten Vorhaben genutzt werden und ihre Erforderlichkeit nachgewiesen ist (§ 3 Abs. 3a FZulG). Für ein forschungsintensives Start-up mit teurer Geräteausstattung ist das ein erheblicher Hebel.

Seit dem 1. Januar 2026 kommt die Gemeinkostenpauschale hinzu. Auf die förderfähigen direkten Aufwendungen, also die Summe aus Personalkosten, Eigenleistung, anrechenbarer Auftragsforschung und Abschreibungen, werden pauschal 20 Prozent für Gemeinkosten und sonstige Betriebskosten aufgeschlagen (§ 3 Abs. 3b FZulG n.F.). Ein Einzelnachweis für Verbrauchsmaterial, Energie oder Verwaltung entfällt; das Vorhaben muss dafür nach dem 31. Dezember 2025 begonnen haben. Bei 800.000 Euro direkten Aufwendungen sind das zusätzliche 160.000 Euro Bemessungsgrundlage, ohne einen einzigen weiteren Beleg.

Die Stichtage entscheiden

Welcher Satz und welche Obergrenze gelten, hängt davon ab, wann der Aufwand entsteht. Die wichtigsten Parameter im Überblick:

Parameter

bis 27.03.2024

28.03.2024 – 31.12.2025

ab 01.01.2026

Höchstbetrag Bemessungsgrundlage

4 Mio. € (2 Mio. € bis 30.06.2020)

10 Mio. €

12 Mio. €

KMU-Fördersatz

25 %

35 %

35 %

Eigenleistung je Stunde

40 €

70 €

100 €

Auftragsforschung anrechenbar

60 %

70 %

70 %

AfA bewegliche Wirtschaftsgüter

–

förderfähig

förderfähig

Gemeinkostenpauschale

–

–

20 %

Maßgeblich ist der jeweilige Anknüpfungspunkt: bei Personal und Eigenleistung der Zeitpunkt der Aufwandsentstehung, bei der Auftragsforschung die Auftragsvergabe, bei Abschreibung und Gemeinkostenpauschale der Vorhabenbeginn. Läuft ein Vorhaben über einen Stichtag hinweg, sind die Aufwendungen davor und danach getrennt zu berechnen. Genau hier entstehen in der Praxis die größten Rechenfehler.

Häufige Fehler

Projektbudget mit Bemessungsgrundlage gleichsetzen. Material fällt heraus, Abschreibungen und Gemeinkostenpauschale kommen hinzu.

Personalkosten ohne Stundennachweis ansetzen. Ohne Aufzeichnungen scheitert die Anerkennung.

Eigenleistungspauschale für angestellte GmbH-Geschäftsführer ansetzen. Sie sind keine Mitunternehmer; das führt zur Aberkennung.

Über den Jahreswechsel einen einheitlichen Satz rechnen. Aufwendungen sind je Stichtag getrennt zu erfassen.

FAQ

Sind Material- und Sachkosten förderf��hig?

Nicht unmittelbar. Abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter werden über die Abschreibung erfasst, übrige Gemein- und Betriebskosten seit 2026 pauschal über die 20-Prozent-Gemeinkostenpauschale. Ein direkter Ansatz von Verbrauchsmaterial als eigene Position ist nicht vorgesehen.

Worauf werden die 20 Prozent Gemeinkostenpauschale berechnet?

Auf die förderfähigen direkten Aufwendungen, also die Summe aus Personalkosten, Eigenleistung, anrechenbarer Auftragsforschung und Abschreibungen. Sie wird ohne Einzelnachweis aufgeschlagen, setzt aber einen Vorhabenbeginn nach dem 31. Dezember 2025 voraus.

Wie hoch ist die Eigenleistung maximal pro Jahr?

Bei 100 Euro je Stunde und höchstens 40 Stunden pro Woche ergibt sich über das Jahr ein Beitrag zur Bemessungsgrundlage von rund 208.000 Euro. Die Pauschale gilt nur für Einzelunternehmer und Mitunternehmer.

Gilt für ein laufendes Vorhaben über den Jahreswechsel ein einheitlicher Satz?

Nein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem der jeweilige Aufwand entsteht. Aufwendungen vor und nach einem Stichtag sind getrennt zu berechnen, auch innerhalb desselben Vorhabens.

Rechtsstand: Juni 2026. Die Angaben beruhen auf § 3 FZulG in der Fassung des Investitionssofortprogramms (BGBl. 2025 I Nr. 161), anwendbar auf Aufwendungen und Vorhabenstichtage ab dem 1. Januar 2026. Die beihilferechtliche Grundlage (AGVO) gilt bis zum 31. Dezember 2026; eine Neufassung ist zum 1. Januar 2027 vorgesehen. Änderungen durch laufende Gesetzgebungsverfahren bleiben vorbehalten.

Jetzt Beratungsgespräch vereinbaren: REB Steuerberatung GbR, Große Str. 84–85, 49074 Osnabrück — Telefon [Platzhalter] — info@reb-steuerberatung.de — Termin online: [Kalender-Link 1] / [Kalender-Link 2]

Perfektion ist planbar.

REB Steuerberatung GbR – Prof. Dr. Manzur Esskandari, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, Honorarprofessor an der Universität des Saarlandes, Lehrbeauftragter der Hochschule Osnabrück und Dr. Daniela Bick, LL.M. (Taxation), Rechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht, Lehrbeauftragte der Hochschule Osnabrück