Bei einem unserer Mandanten fallen jeden Monat rund 170 Rechnungspositionen an, deren steuerliche Behandlung allein davon abhängt, wohin die Ware geliefert wird. Jahrelang hat ein Mitarbeiter jede Position einzeln beurteilt und übertragen, gut ein halber Arbeitstag im Monat. Heute erledigt das ein Werkzeug, das wir selbst gebaut haben, in Minuten. Die Arbeit ist damit nicht verschwunden, sie hat nur den Ort gewechselt und liegt jetzt eine Stufe vor der Maschine.
Wer das sortieren will, findet ein brauchbares Denkwerkzeug in der frühen Computerforschung. Douglas Engelbart, unter dessen Leitung am Stanford Research Institute in den sechziger Jahren die Computermaus entstand und der schon 1962 beschrieben hatte, wie Maschinen das menschliche Denken erweitern könnten, teilte Arbeit später in drei Ebenen. Die erste ist das eigentliche Geschäft, also das, wofür ein Betrieb bezahlt wird. Die zweite verbessert die Art, wie dieses Geschäft erledigt wird. Die dritte verbessert das Verbessern selbst und bleibt hier außer Betracht.
Interessant ist die Grenze zwischen den ersten beiden Ebenen, weil dieselbe Aufgabe auf beiden Seiten liegen kann. Entweder man führt sie aus, Fall für Fall, jedes Mal mit einem frischen Urteil. Oder man legt einmal die Regel fest, nach der entschieden wird, und lässt sie danach jedes Mal gleich anwenden.
Ausführen kostet Zeit pro Fall, Konstruieren kostet Zeit einmal und danach fast nichts mehr. Die Konstruktion war deshalb immer schon die überlegene Form, sobald ein Vorgang oft genug wiederkehrt; sie scheiterte am Preis. Wer für einen einzelnen Ablauf ein eigenes Programm wollte, brauchte eine Individualentwicklung, und die rechnete sich erst bei Mengen, die die wenigsten Betriebe erreichen.
Dieser Preis ist gefallen. Unsere Werkzeuge sind mit KI-Unterstützung entstanden, ohne klassische Softwareentwicklung. Ein Lohnwerkzeug für einen Klinikmandanten mit 77 Beschäftigten rechnet auf diese Weise lokal im Browser, sodass die Lohndaten den Rechner gar nicht verlassen. Der Aufwand lag in beiden Fällen im Klären, welche Regel eigentlich gilt; der Bau kam danach und war der kürzere Teil.
Vorgänge dieser Bauart gibt es in fast jedem Unternehmen. Ein Lieferant schickt Lieferscheine, die regelmäßig von der Bestellung abweichen, und jemand gleicht das Monat für Monat von Hand ab. Ein erfahrener Vertriebsleiter gibt Nachlässe frei und vollzieht dabei immer wieder dieselbe Abwägung. Ähnlich liegt es bei Projektstunden, Reisekosten oder Provisionsabrechnungen. Überall dort beantwortet jemand wieder und wieder dieselbe Frage, und überall dort verschiebt sich die Wertschöpfung vom Beantworten hin zum Formulieren der Regel.
Wer diese Regel formuliert, muss den Vorgang fachlich durchdrungen haben. Programmieren muss er nicht. Deshalb geht die Sache die Geschäftsführung an, denn sie verschiebt die Zuständigkeit. Ein solches Vorhaben gehört zu demjenigen, der den Ablauf am genauesten kennt, und das ist eben selten die IT.
Der Ertrag beginnt ohnehin vor der ersten Zeile Code. Beim Versuch, die Regel aufzuschreiben, stellt sich erfahrungsgemäß heraus, dass es sie so gar nicht gibt. Drei Zuständige handhaben denselben Sonderfall auf drei Weisen, ohne dass das je aufgefallen wäre, weil jeder für sich plausibel entscheidet. Diese Klärung ist auch dann etwas wert, wenn am Ende gar kein Werkzeug daraus wird. Sie holt Wissen aus einzelnen Köpfen heraus und macht es überprüfbar, und ein einmal aufgeschriebenes Regelwerk verlässt den Betrieb auch dann nicht, wenn der Mitarbeiter geht, der es bisher im Kopf hatte.
Die Unterscheidung trägt nur dort, wo eine stabile Regel überhaupt existiert. Bei der Verhandlung eines Unternehmenskaufs, der Bewertung eines Gesellschaftsanteils oder der Einschätzung, wie ein Prüfer einen Sachverhalt aufnehmen wird, gibt es nichts zu konstruieren. Jeder Fall liegt anders, und eine ausformulierte Regel würde eine Sicherheit vortäuschen, die es nicht gibt.
Schwerer wiegt der zweite Punkt. Ein Mensch, der sich vertut, vertut sich einmal. Ein falsch angelegtes Werkzeug macht denselben Fehler danach in jedem Fall, und gerade weil es das so gleichmäßig tut, fällt er niemandem auf. Zu einem solchen Werkzeug gehört deshalb immer die Kontrolle über den gesamten Lauf, also die Prüfung, ob die Summen aufgehen, ob eine Belegnummer doppelt vorkommt und ob sich die Fälle anders verteilen als sonst. Auch diese Prüfregeln muss ein Mensch festlegen.
Drittens veraltet jede Regel. Ändert sich ein Steuersatz, ein Grenzbetrag oder das Format, in dem ein Lieferant seine Tabelle schickt, entscheidet das Werkzeug weiter nach der alten Vorgabe, und Zweifel meldet es dabei keine an. Pflege gehört deshalb zur Konstruktion dazu und ist einzurechnen, wenn man abwägt, ob der Bau sich lohnt.
Bei allem, was steuerliche Wirkung entfaltet, kommt hinzu, dass man beschreiben können muss, was das Werkzeug tut und warum es so entscheidet. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Menschen, gleichgültig wie sauber die Regel läuft. Und billiger bleibt die Handarbeit ohnehin dort, wo ein Vorgang zweimal im Jahr vorkommt, auch bei gefallenen Baukosten.
Ein brauchbarer Anfang kostet nichts. Man schreibt auf, welche Vorgänge im eigenen Haus monatlich wiederkehren, und prüft bei jedem, ob drei Zuständige ihn gleich entscheiden würden. Wo die Antwort unsicher ausfällt, liegt der Punkt, an dem das Konstruieren anfängt, zunächst als Klärung und erst danach als Werkzeug.