Im Jahr 1086 ließ Wilhelm der Eroberer aufschreiben, wem in England was gehörte. Das Ergebnis, das Domesday Book, liegt bis heute im britischen Nationalarchiv und lässt sich Zeile für Zeile lesen, nach über neunhundert Jahren. Zum neunhundertsten Jahrestag baute die BBC 1986 eine digitale Neufassung. Schulen und Gemeinden im ganzen Land trugen Texte, Fotos und Karten bei, das Ganze kam auf zwei Bildplatten, die sich nur mit einem bestimmten Rechner und einem eigens angepassten Abspielgerät lesen ließen. Fünfzehn Jahre später war diese Ausgabe praktisch verloren. Die Geräte waren aus dem Handel, das Format beherrschte niemand mehr, und erst ein Projekt zweier Universitäten machte die Daten mit hohem Aufwand wieder zugänglich. Das Pergament überlebte die Bildplatte.
Aus solchen Verlusten hat eine eigene Disziplin ihre Lehren gezogen. Die Datenarchive der Raumfahrt, die Messreihen von Satelliten über Jahrzehnte lesbar halten müssen, haben ab den neunziger Jahren ein Referenzmodell entwickelt, das heute internationale Norm ist und von großen Bibliotheken übernommen wurde. Fachleute kürzen es zu OAIS ab. Zwei seiner Begriffe treffen den Kern der Sache.
Der erste ist die Designated Community, die benannte künftige Leserschaft. Ein Archiv muss vorab festlegen, für wen es bewahrt, denn davon hängt alles Übrige ab. Das Material muss für diese Gruppe verständlich bleiben, und zwar ohne den Menschen, der es erstellt hat. Ein Datenbestand, den allein sein Urheber deuten kann, ist in diesem Modell gespeichert, aber nicht bewahrt.
Der zweite Begriff ist die Representation Information, das Zusatzwissen, das eine Bitfolge erst zu Inhalt macht. Eine Datei ist eine Kette von Nullen und Einsen; dass diese Kette ein deutscher Satz in einem bestimmten Zeichensatz ist, steht nicht in ihr selbst. Wer sie in dreißig Jahren lesen will, braucht diese Angabe dazu. Bewahrt ist ein Bestand nach diesem Modell erst, wenn das Wissen mitgesichert ist, das ihn deutbar hält.
Auf eine Kanzlei übertragen, verschiebt dieser Gedanke, was ihr Gedächtnis überhaupt ausmacht. Es entsteht dort, wo ein anderer die abgelegten Unterlagen später deuten kann, und dieser andere ist selten der, der sie geschrieben hat. Wie viele Dateien sich ansammeln, sagt darüber wenig.
Ein Beispiel aus dem eigenen Haus. Für einen Klinikmandanten mit 77 Beschäftigten haben wir ein Lohnwerkzeug gebaut, das jeden Monat die gemeldeten Stunden auf Plausibilität prüft, lokal auf dem Rechner des Bearbeiters, ohne dass Lohndaten das Haus verlassen. Eine seiner Regeln lässt Rufbereitschaft und Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit bei dieser Prüfung außen vor. Für sich gelesen wirkt die Regel beliebig. Ihren Sinn bekommt sie erst durch den Grund dahinter: Diese Bestandteile verschieben das Bild der geleisteten Stunden so, dass jeden Monat ein falscher Alarm entstünde. Wer die Regel kennt, aber nicht ihren Grund, streicht sie beim ersten Zweifel und holt sich den Fehlalarm zurück.
Dieser Grund ist die Representation Information der Kanzlei. Er steht in keiner Vorschrift, er stammt aus der Kenntnis dieses einen Betriebs, und zunächst lebt er nur im Kopf dessen, der die Regel gesetzt hat. Ihn mitzuschreiben, und nicht allein die Regel, ist der eigentliche Akt des Bewahrens. Wir halten es deshalb so, dass zu jeder Prüfregel ihre Herkunft notiert wird; wer eine Regel aufstellt, muss sie erklären können. Das ist unspektakulär und kostet eben Zeit. Es ist zugleich der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das ein Nachfolger weiterführt, und einem, das er bei der ersten Unstimmigkeit abschaltet.
Das Modell stammt aus der Welt fertiger Dokumente, und dort endet auch seine Reichweite. Ein Archiv bewahrt Abgeschlossenes, eine Messreihe etwa oder eine Urkunde, einen Bestand, der sich nicht mehr ändert. Das Gedächtnis einer Kanzlei ist lebendig und unfertig. Sein teuerster Teil lässt sich zudem gar nicht in Representation Information auflösen. Wann man einen Sachverhalt lieber noch einmal anders zuschneidet, bevor man ihn beurteilt, oder wann die Frage eines Mandanten neben der Sache liegt, ist schwer aufzuschreiben und noch schwerer vollständig. Ein harter Rest geht nur von Mensch zu Mensch, im gemeinsam bearbeiteten Fall, nicht über die Datei.
Die zweite Grenze steckt schon im ersten Begriff. Die Designated Community muss man kennen, um für sie zu schreiben. Eine Kanzlei weiß aber oft nicht, wer ihre Vermerke in zwanzig Jahren liest, ein Nachfolger aus den eigenen Reihen, ein Käufer oder ein Erbe, der den Betrieb nur noch verwaltet. Für den Falschen geschrieben, ist die Mühe halb vertan. Das Modell zwingt wenigstens dazu, die Frage vorab zu stellen, und schon das geschieht selten genug.
Und selbst ein sauber bewahrter Bestand führt sich nicht von allein fort. Er macht aus einem Nachfolger keinen, der urteilen kann, er gibt ihm nur den Boden, auf dem er schneller dorthin gelangt. Wer das Bewahren schon für das Übergeben hält, hat die Bildplatte gepresst und den Abspieler vergessen.