Qualifiziertes Freitextfeld 2025: Wann die Zeile 37 der Einkommensteuererklärung zur Pflicht wird

Prof. Dr. Manzur Esskandari, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, und Dr. Daniela Bick, LL.M. (Taxation)

Rechtsstand: Februar 2026 — basierend auf § 150 Abs. 7 und § 155 Abs. 4 AO sowie den amtlichen Vordrucken zur Einkommensteuererklärung 2025 (Hauptvordruck ESt 1 A, Zeile 37)

TL;DR: Das qualifizierte Freitextfeld in Zeile 37 der Einkommensteuererklärung 2025 ist die verfahrensrechtliche Weiche zwischen ausschließlich automationsgestützter Festsetzung und personeller Bearbeitung durch einen Amtsträger. Eine unmittelbare gesetzliche Ausfüllpflicht ergibt sich aus § 150 Abs. 7 Satz 1 AO nicht, wohl aber eine faktische Nutzungspflicht überall dort, wo entscheidungserhebliche Tatsachen oder eine bewusst abweichende Rechtsauffassung offenzulegen sind. Wer die neue Vier-Varianten-Logik falsch bedient, riskiert entweder das ungeprüfte Durchlaufen einer abweichenden Position mit steuerstrafrechtlicher Relevanz oder eine überflüssige Aussteuerung mit verlängerter Bearbeitungszeit. Für komplexe Sachverhalte reichen die 999 Zeichen des Feldes selten, weshalb sich ein Kurzanker im Feld plus strukturiertes Begleitschreiben per Upload durchgesetzt hat.

Definition: Das qualifizierte Freitextfeld ist ein gesetzlich vorgesehenes Datenfeld der Steuererklärung, über das der Steuerpflichtige nach § 150 Abs. 7 Satz 1 AO Angaben machen kann, die aus seiner Sicht eine Bearbeitung durch einen Amtsträger erfordern. Anders als die verkennzifferten, maschinell auslesbaren Felder nimmt es maschinell nicht verarbeitbare Angaben auf und bildet damit den gesetzlich kodifizierten Aussteuerungsgrund des § 155 Abs. 4 Satz 3 AO ab. In der Einkommensteuererklärung ist es dem Abschnitt „Ergänzende Angaben zur Steuererklärung" zugeordnet und wird über Zeile 37 des Hauptvordrucks ESt 1 A ausgelöst.

Muss ich die Zeile 37 der Einkommensteuererklärung 2025 ausfüllen?

Eine unmittelbare gesetzliche Pflicht zur Eintragung besteht nicht, eine faktische Nutzungspflicht aber sehr wohl, sobald entscheidungserhebliche Tatsachen oder eine bewusst abweichende Rechtsauffassung im Raum stehen. Der Wortlaut des § 150 Abs. 7 Satz 1 AO stellt das Feld als bloßes Angebot aus. Dem Steuerpflichtigen ist danach zu ermöglichen, „Angaben, die nach seiner Auffassung Anlass für eine Bearbeitung durch Amtsträger sind, in einem dafür vorgesehenen Abschnitt oder Datenfeld der Steuererklärung zu machen" (§ 150 Abs. 7 Satz 1 AO). Von einer Verpflichtung ist dort nicht die Rede.

Die Pflicht folgt an anderer Stelle, nämlich aus dem Zusammenspiel mit der Vollautomation. Seit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens erlaubt § 155 Abs. 4 Satz 1 AO eine ausschließlich automationsgestützte Fallbearbeitung auf Basis des Risikomanagementsystems. Läuft ein Fall in diesem Standardmodus durch, prüft ihn kein Mensch. Der Steuerpflichtige darf zwar von der Verwaltungsauffassung abweichen, er darf der Finanzverwaltung aber keine Tatsachen verschweigen, die aus deren Empfängerhorizont entscheidungserheblich sind. Genau an dieser Grenze wird aus der Möglichkeit eine Obliegenheit. Wer eine erhebliche abweichende Würdigung nicht offenlegt, entzieht sie der Kenntnisnahme und setzt sich dem Vorwurf der Steuerverkürzung aus.

Für die Praxis bedeutet das eine Verschiebung des Blickwinkels. Die eigentliche Entscheidung liegt bei der Auswahl des passenden Triggers in Zeile 37, denn die Frage nach dem Ob der Mitteilung ist in Abweichungsfällen längst beantwortet. Das neue Feld arbeitet ab dem Veranlagungszeitraum 2025 unter der Kennziffer 500 und hat die frühere Kennziffer 175 mit ihrem schlichten Freitext abgelöst.

Was bedeuten die vier Varianten der neuen Zeile 37?

Die vier Varianten sind Auswahlgründe, die jeweils einen anderen verfahrensrechtlichen Effekt auslösen, und nur wer den zum Sachverhalt passenden Grund wählt, erreicht die beabsichtigte Rechtsfolge. Die neu gefasste Zeile 37 beginnt mit „In dieser Steuererklärung" und stellt vier ankreuzbare Gründe zur Verfügung. Die einführende amtliche Erläuterung stellt zugleich klar: „Eine Eintragung ist in Zeile 37 nur vorzunehmen, wenn einer der dort genannten Sachverhalte vorliegt" (Erläuterungen zum Hauptvordruck ESt 1 A 2025, Zeile 37).

Variante

Wortlaut

Verfahrenswirkung

„konnten steuerliche erhebliche Sachverhalte nicht geklärt werden."

Signalisiert offene Tatsachenfragen trotz zumutbarer Aufklärung

„wird bewusst eine von der Verwaltungsauffassung abweichende Rechtsauffassung vertreten."

Legt eine bewusste Rechtsabweichung offen und löst personelle Prüfung aus

„sollen Sachverhalte personell vertieft geprüft werden."

Antragsrecht auf Bearbeitung durch einen Amtsträger

„liegen mehrere der vorgenannten Gründe vor (Mehrfachauswahl)."

Kombination mehrerer Gründe

Praktisch trägt vor allem Variante #2 das Risikomanagement der Kanzlei. Sie verschiebt einen späteren Streit von der Ebene, ob der Steuerpflichtige um die Abweichung wusste, auf die reine Abgrenzungsfrage, ob die vertretene Position vertretbar war. Damit adressiert sie den steuerstrafrechtlichen Kern, die Trennung von bewusster Abweichung und schlichtem Irrtum.

Wann löst eine abweichende Rechtsauffassung eine Offenbarungspflicht aus?

Eine Offenbarungspflicht entsteht, sobald die abweichende Würdigung entscheidungserhebliche Tatsachen betrifft, die die Finanzverwaltung aus ihrem Empfängerhorizont zur zutreffenden Festsetzung benötigt. Der gesetzlich kodifizierte Aussteuerungsgrund steht in § 155 Abs. 4 Satz 3 AO. Danach ist eine Steuererklärung insbesondere dann personell zu bearbeiten, soweit der Steuerpflichtige in dem dafür vorgesehenen Datenfeld entsprechende Angaben gemacht hat. Ohne diese Angabe bleibt die Abweichung im automatisierten Lauf folgenlos und damit unerkannt.

Ob die Offenlegung zwingend ist, hängt von der Einkunftsart und der Abfragedichte des Formulars ab. Bei den Überschusseinkunftsarten sind die Sachfelder häufig fein genug ausdifferenziert, dass eine abweichende Position dort erkennbar wird. Bei den Gewinneinkunftsarten dagegen, in denen oft nur eine Saldogröße abgefragt wird, bedarf es zwingend einer Erläuterung, um deren Zusammensetzung nachvollziehen zu können.

Ein typischer Fall aus der Beratungspraxis der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung zeigt die Mechanik. Ein Mandant macht Aufwendungen von 45.000 Euro für eine umfassende Dachsanierung sofort als Erhaltungsaufwand geltend, während die Finanzverwaltung im konkreten Fall eher von Herstellungskosten und damit von einer Verteilung über die Absetzung für Abnutzung ausgeht. Wird Variante #2 nicht gesetzt und die Abweichung nicht in den ergänzenden Angaben erläutert, kann der Fall im automatisierten Verfahren durchlaufen. Der Sofortabzug mindert die Steuer, die Abweichung bleibt unbemerkt, und bei späterer Aufdeckung steht die Frage der Wissentlichkeit im Raum. Mit gesetzter Variante #2, gegebenenfalls kombiniert mit #1 oder #4, wird die Feldsteuerung zur zentralen Risikoabsicherung. Der Fall wird ausgesteuert, die abweichende Würdigung offengelegt, der Vorwurf der Steuerverkürzung entfällt.

Warum reichen 999 Zeichen bei Gewinneinkünften oft nicht, und was ist die Lösung?

Die 999 Zeichen des Freitextfelds reichen für komplexe Ansatz- und Bewertungsfragen des Bilanzsteuerrechts regelmäßig nicht aus, weshalb sich ein Kurzanker im Feld plus strukturiertes Begleitschreiben per Upload durchgesetzt hat. Bei den Überschusseinkunftsarten mit ihren überschaubaren Sachverhalten taugt das Feld als eigenständiges Instrument. Bei bilanzierenden Betrieben stößt es an eine harte Grenze, denn die vorgegebenen Steuertaxonomien der E-Bilanz nach § 5b EStG in Verbindung mit § 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG lassen individuelle Erweiterungen der festgelegten Positionen gerade nicht zu. Ein defizitär ausgestaltetes Formular entbindet den Steuerpflichtigen indes nicht von seiner Offenbarungspflicht.

Bei einem bilanzierenden Gewerbebetrieb, bei dem die Bewertung einer Rückstellung streitig ist und die Argumentation an mehreren Tatsachen, Alternativberechnungen und einer rechtlichen Einordnung hängt, genügt der Platz im Feld ersichtlich nicht. Bewährt hat sich ein zweistufiges Vorgehen, bei dem im Feld nur ein Kurzanker aus Stichworten, klarer Rechtsposition und Verweis auf die Anlage steht und die inhaltliche Begründung ins Begleitschreiben wandert. Über das ELSTER-Portal lässt sich die formularmäßig abgefragte Angabe zu nachzureichenden Belegen aktivieren und die betreffende Anlage gezielt hochladen. So bleibt der Vorgang digital, ein Medienbruch entfällt, und die verbalisierten Angaben werden dennoch durch einen Amtsträger geprüft.

In der Beratungspraxis empfiehlt sich dafür ein fester Kanzleiprozess aus fünf Schritten. Zuerst steht ein Abweichungs-Check, ob die Würdigung erkennbar von der Verwaltungsauffassung abweicht. Dann folgt die Feldsteuerung über Variante #2, gegebenenfalls mit #1 oder #4. Im Feld selbst steht nur der Kurzanker. In der Akte wird ein Vermerk zur sauberen Abgrenzung von bewusster Abweichung und Irrtum abgelegt. Schließlich sorgt die Upload-Disziplin mit gegliedertem Begleitschreiben, Randziffern und Anlagenliste für die Nachvollziehbarkeit.

Wann ist Variante #3 sinnvoll, wann schadet sie?

Variante #3 gehört auf klar begründete Sonderfälle beschränkt und taugt nicht als pauschale Absicherung „zur Sicherheit", weil sie sonst zum Einfallstor für exzessive personelle Prüfung wird. Ihr Gesetzesanker ist § 150 Abs. 7 Satz 1 AO, aus dem die Literatur ein Antragsrecht auf personelle Bearbeitung ableitet. Der Steuerpflichtige kann damit nach eigenem Ermessen eine Bearbeitung durch einen Amtsträger herbeiführen.

Setzt ein sehr risikoscheuer Mandant Variante #3 routinemäßig, obwohl weder offene Tatsachen noch eine abweichende Rechtsauffassung vorliegen, entstehen unnötige Aussteuerungen, verlängerte Bearbeitungszeiten und in der Summe eine potenziell massenhafte Überlast der Finanzämter. Das konterkariert die Beschleunigungslogik des modernisierten Verfahrens und bindet Bearbeitungskapazität ohne sachlichen Anlass. Erfahrungsgemäß lohnt es sich, für Variante #3 interne Kriterien festzulegen, etwa ungeklärte entscheidungserhebliche Tatsachen trotz zumutbarer Aufklärung, einen unauflösbaren Widerspruch in den eDaten oder eine atypische Konstellation ohne passende Formularlogik. In allen übrigen Fällen ist die Kombination aus Variante #1, #2 oder #4 mit einer strukturierten Erläuterung das präzisere und ressourcenschonendere Vorgehen.

Warum das gerade jetzt Gewicht bekommt, zeigt der Ausbau der automatisierten Bearbeitung. Die Finanzverwaltung in Nordrhein-Westfalen weitete ihren Testbetrieb zum Einsatz Künstlicher Intelligenz im Risikomanagement im November 2025 auf vier weitere Finanzämter aus, und 2026 soll die Technologie landesweit nutzbar sein. Je automatisierter der Regellauf, desto mehr entscheidet die Feldsteuerung darüber, ob eine Position überhaupt einen menschlichen Prüfer erreicht.

Was dieser Beitrag nicht behandelt

Die Darstellung beschränkt sich auf die Einkommensteuererklärung und die dortige Zeile 37. Ausgeklammert bleiben die parallelen Freitextfelder anderer Erklärungsarten wie Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Feststellungserklärung, grenzüberschreitende Gestaltungen mit eigener Mitteilungslogik nach den §§ 138d ff. AO sowie die verfassungs- und datenschutzrechtlichen Fragen der KI-gestützten Veranlagung. Die konkrete Formulierung eines Begleitschreibens richtet sich nach dem Einzelfall und ersetzt keine mandatsbezogene Prüfung.

Unsere fachliche Einschätzung

Der häufigste Fehler in der Praxis ist die pauschale Vorsicht, die aus jeder Unsicherheit eine Aussteuerung macht. Wer Variante #3 als Standardreflex verwendet, erkauft sich ein trügerisches Sicherheitsgefühl und erzeugt Bearbeitungsstau, ohne das eigentliche Risiko zu senken. Dieses sitzt an anderer Stelle, nämlich in der nicht offengelegten bewussten Rechtsabweichung, die im automatisierten Lauf folgenlos bleibt und später als Wissentlichkeitsfrage zurückkehrt. Ebenso unterschätzt wird die 999-Zeichen-Grenze, denn ein abgeschnittener Sachvortrag im Feld genügt der Offenbarungspflicht bei komplexen Bilanzfragen nicht, und das Formulardefizit heilt die Pflicht nicht. Die saubere Linie besteht aus der bewussten Zuordnung des Sachverhalts zur passenden Variante, einem präzisen Kurzanker und einem dokumentierten Aktenvermerk zur Abgrenzung von Abweichung und Irrtum.

FAQ

Ist die Eintragung in Zeile 37 gesetzlich verpflichtend?

§ 150 Abs. 7 Satz 1 AO formuliert das Feld als Möglichkeit, nicht als Pflicht. Eine faktische Nutzungspflicht entsteht aber, sobald entscheidungserhebliche Tatsachen oder eine bewusst abweichende Rechtsauffassung offenzulegen sind, weil der Fall sonst ungeprüft durch die Vollautomation läuft.

Welche Variante wähle ich bei einer bewussten Abweichung von der Verwaltungsauffassung?

In diesem Fall passt Variante #2 („wird bewusst eine von der Verwaltungsauffassung abweichende Rechtsauffassung vertreten"), gegebenenfalls kombiniert mit #1 oder #4. Diese Auswahl löst die personelle Prüfung aus und legt die abweichende Würdigung offen, wodurch der Vorwurf der Steuerverkürzung vermieden wird.

Was passiert, wenn ich eine Abweichung nicht offenlege?

Der Fall kann im ausschließlich automationsgestützten Verfahren nach § 155 Abs. 4 Satz 1 AO durchlaufen, ohne dass die Abweichung geprüft wird. Führt die Position zu einer niedrigeren Steuer, hat das eine etwaige steuerstrafrechtliche Relevanz nach § 370 AO.

Reichen die 999 Zeichen für komplexe Sachverhalte?

Für Ansatz- und Bewertungsfragen des Bilanzsteuerrechts reichen sie regelmäßig nicht. Bewährt hat sich ein Kurzanker im Feld in Kombination mit einem strukturierten Begleitschreiben, das über das ELSTER-Portal als Anlage hochgeladen wird.

Sollte ich Variante #3 vorsorglich immer setzen?

Die routinemäßige Nutzung „zur Sicherheit" erzeugt unnötige Aussteuerungen und verlängerte Bearbeitungszeiten. Variante #3 gehört auf klar begründete Sonderfälle beschränkt, etwa ungeklärte entscheidungserhebliche Tatsachen trotz zumutbarer Aufklärung.

Was ändert sich durch die KI-gestützte Veranlagung?

Mit zunehmender Automatisierung, wie beim Ausbau in Nordrhein-Westfalen ab 2026, entscheidet die Feldsteuerung immer stärker darüber, ob ein Sachverhalt einen menschlichen Prüfer erreicht. Verbalisierte Angaben in den normalen Sachfeldern laufen Gefahr, in der Vollautomation unbeachtet zu bleiben.